Las cuentas por pagar y su gestión es un proceso empresarial crítico a través del cual una entidad gestiona eficazmente sus obligaciones de pago. Las cuentas por pagar son el importe que una entidad debe a sus vendedores/proveedores por los bienes y servicios recibidos. A modo de explicación, una vez que una entidad hace un pedido de bienes y recibe antes de realizar el pago de los mismos, debe registrar un pasivo en sus libros contables basado en el importe de la factura. Este pasivo a corto plazo debido a los proveedores, vendedores y otros se llama cuentas por pagar.
Una vez efectuado el pago al proveedor por las compras impagadas, el importe correspondiente se reduce del saldo de las cuentas por pagar.
Por qué son importantes las cuentas por pagar y su gestión?
Las cuentas por pagar y su gestión son vitales para el buen funcionamiento de cualquier entidad empresarial. Es importante para cualquier empresa porque
- Se encarga principalmente de pagar las facturas de la entidad a tiempo. Esto es importante para poder mantener créditos sólidos y relaciones a largo plazo con los vendedores.
- Sólo si las facturas se pagan a tiempo, los proveedores garantizarán un flujo ininterrumpido de suministros y servicios, lo que a su vez contribuirá al flujo sistemático del negocio.
- Un buen proceso de cuentas por pagar garantiza que no haya cargos por demora, multas o cargos por retraso en el pago de las cuotas.
- El proceso organizado de las cuentas por pagar garantiza el seguimiento y el pago de todas las facturas debidas. Esto ayudará a evitar que se pierdan pagos y que se realicen dos veces.
- También permite a las empresas gestionar mejor los flujos de caja (i.e. realizar los pagos sólo a su vencimiento, utilizar la facilidad de crédito proporcionada por el proveedor, etc.)
- Los fraudes y robos pueden evitarse en mayor medida si se sigue un proceso de cuentas por pagar riguroso.
Para que los estados financieros de una empresa sean completos y precisos, los saldos de las cuentas por pagar deben registrarse con exactitud. Estas cuentas por pagar deben ser tratadas con eficiencia y precisión.
Si hay una doble entrada de un gasto u omisión de una factura concreta, los estados financieros no informarán de las cantidades correctas y la pérdida será enorme cuando las cifras implicadas sean grandes. Por lo tanto, es necesario registrar adecuadamente el gasto y hacer un seguimiento del pago.
Proceso de las cuentas por pagar
Cada entidad tendrá un departamento de cuentas por pagar y su estructura depende del tamaño de la empresa. La sección de cuentas por pagar se establece en función del número probable de proveedores & los proveedores de servicios, el volumen de los pagos que se procesarían durante un periodo de tiempo y la naturaleza de los informes que necesitaría la dirección. Por ejemplo, una entidad pequeña con un número menor de transacciones de compra requeriría un proceso básico de cuentas por pagar.
Mientras que el departamento de cuentas por pagar de una empresa mediana/grande tendrá un conjunto de procedimientos a seguir antes de realizar los pagos a los proveedores. En este caso, es esencial establecer directrices debido al valor y al volumen de las transacciones durante cualquier periodo de tiempo. El proceso implica:
Recepción de la factura:
En el caso de las mercancías, la factura ayuda a rastrear el número y la cantidad de mercancías recibidas. También se puede conocer el tiempo de validez de la factura cuando ésta se recibe a tiempo.
Se examinan los detalles de la factura:
El nombre del proveedor, las autorizaciones, la fecha y los requisitos planteados al proveedor sobre la base de la orden de compra pueden verificarse también.
Actualizar los registros de las facturas recibidas:
Es necesario actualizar las cuentas del libro mayor relacionadas con las facturas recibidas. En este caso, suele ser necesario realizar un asiento de gasto en los libros de contabilidad. En los casos en los que se utiliza un programa de contabilidad, el registro de algunos gastos puede requerir la aprobación de la dirección. La aprobación se basará en el valor de la factura. Como medida de precaución, las grandes empresas suelen seguir el concepto de «hacedor y verificador» para la contabilización.
Realizar el pago a tiempo:
A medida que llegan las fechas de vencimiento (sobre la base de un acuerdo mutuo con el vendedor/proveedor/acreedor), hay que procesar los pagos. Aquí hay que preparar y verificar los documentos necesarios. Los detalles introducidos en el cheque, los datos de la cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago, la factura original, la orden de compra/el acuerdo, etc., hay que examinar los pagos. A menudo puede ser necesaria la firma de la persona autorizada. Una vez efectuados los pagos, la cuenta del libro mayor de proveedores/acreedores debe cerrarse en los libros de contabilidad. Esto reducirá la responsabilidad creada anteriormente.
En palabras más sencillas, la cantidad que aparezca como pagadera, dejará de verse como un pasivo. Los procedimientos mencionados anteriormente son específicos de la organización. Pueden ser más estrictos para las grandes empresas, ya que se requieren más aprobaciones. Sin embargo, es necesario tener en cuenta los pasos básicos antes de realizar los pagos para evitar errores y fraudes.
Proceso contable automatizado
Dado que el proceso de cuentas por pagar es vital para toda organización, es necesario invertir mucho tiempo para su correcta implementación. Para que las cuentas sean eficientes, es necesario automatizar el proceso de pago. Esto minimizará el tiempo y el coste de la tramitación de las facturas, el número de empleados y mucho más. La automatización también ayudará a reducir los errores humanos y a aumentar la eficiencia.
El software de contabilidad disponible en el mercado puede agilizar el proceso de cuentas por pagar. Eliminan la mayor parte del papeleo que conlleva la contabilidad. Utilizando facturas electrónicas, copias escaneadas de informes, aprobaciones por correo electrónico, etc., no sólo reducirá el tiempo de gestión de las cuentas por pagar, sino que también mejorará el rendimiento diario de las empresas. Además, suelen integrarse con el ERP de la organización. Hay muchos otros servicios de valor añadido que se pueden obtener de este software de contabilidad. En definitiva, mejoran la eficiencia de la empresa.