Para entender la presupuestación de base cero, lo primero que hay que entender son las distintas partes de un presupuesto empresarial típico.
A continuación se exponen 3 aspectos principales que debe cumplir un presupuesto:
- Determinación de los gastos: Cuánto va a gastar?
- Los ingresos del proyecto: Cuánto se va a ganar?
- Previsión de beneficios: El beneficio objetivo que necesitará después de todos los gastos?
Qué es la presupuestación de base cero?
Como su nombre indica, la «presupuestación de base cero» es un enfoque para planificar y preparar el presupuesto desde cero. El presupuesto basado en cero parte de cero, en lugar de un presupuesto tradicional que se basa en presupuestos anteriores.
Con este enfoque presupuestario, es necesario justificar todos y cada uno de los gastos antes de añadirlos al presupuesto real. El objetivo principal de la presupuestación de base cero es la reducción de los costes innecesarios, buscando dónde se pueden reducir los costes.
Para crear un presupuesto de base cero se requiere la participación de los empleados. Puedes preguntar a tus empleados qué tipo de gastos tendrá que soportar la empresa y averiguar dónde puedes controlar dichos gastos. Si un gasto concreto no beneficia a la empresa, debe eliminarse del presupuesto.
Diferencias entre la presupuestación tradicional y la presupuestación de base cero
- En la presupuestación tradicional, se toma como base el presupuesto del año anterior para la elaboración de un presupuesto. Mientras que, cada vez que se crea el presupuesto bajo la presupuestación de base cero, las actividades se reevalúan y, por lo tanto, se empieza desde cero.
- El énfasis de la presupuestación tradicional está en el nivel de gasto anterior. Por el contrario, la presupuestación de base cero se centra en la formación de una nueva propuesta económica, cada vez que se establece el presupuesto.
- La presupuestación tradicional se basa en el principio de la contabilidad de costes, por lo que está más orientada a la contabilidad. Mientras que la presupuestación de base cero está orientada a la toma de decisiones.
- En la presupuestación tradicional, la justificación de las partidas y los gastos no es necesaria en absoluto. Por otro lado, en la presupuestación de base cero se requiere una justificación adecuada, teniendo en cuenta el coste y el beneficio.
- En la presupuestación tradicional, la alta dirección toma decisiones sobre la cantidad que se gastará en un producto concreto. En cambio, en la presupuestación de base cero, la decisión de gastar una suma específica en un producto concreto corresponde a los gestores.
- La presupuestación de base cero es mejor que la tradicional en cuanto a claridad y capacidad de respuesta.
- La presupuestación tradicional sigue un enfoque monótono. Por el contrario, la presupuestación de base cero sigue un enfoque directo.
Cuáles son los pasos para crear un presupuesto basado en cero?
- Identificar las unidades de decisión que necesitan una justificación para cada partida de gasto en el presupuesto propuesto.
- Preparación de paquetes de decisiones*. Cada paquete de decisiones es una actividad identificable y separada. Estos paquetes de decisiones están relacionados con los objetivos de la empresa.
- El siguiente paso en la presupuestación de base cero es clasificar los paquetes de decisiones. Esta clasificación se realiza sobre la base de un análisis coste-beneficio.
- Finalmente, los fondos se asignan sobre la base de las conclusiones anteriores siguiendo un sistema de clasificación piramidal para garantizar los máximos resultados.
*Los paquetes de decisiones son propuestas o módulos autónomos que buscan fondos. Cada paquete de decisiones comprende la explicación de la actividad, el importe que implica, la necesidad de la partida, el beneficio derivado de la ejecución de la propuesta, la pérdida prevista que puede producirse si no se realiza y mucho más..
Ventajas de la presupuestación de base cero
- Eficiencia: La presupuestación de base cero ayuda a la empresa a asignar los recursos de forma eficiente (por departamentos), ya que no se basa en las cifras del presupuesto anterior, sino en las cifras reales
- Precisión: Frente al método tradicional de presupuestación, que implica meros cambios arbitrarios en el presupuesto anterior, este enfoque presupuestario hace que todos los departamentos vuelvan a examinar cada partida del flujo de caja y calculen sus costes operativos. Esta metodología ayuda a reducir los costes en cierta medida, ya que ofrece una imagen real de los costes frente al rendimiento deseado.
- Inflación del presupuesto: Como se ha mencionado anteriormente, todos los gastos deben estar justificados. El presupuesto de base cero compensa la debilidad del presupuesto incremental de la inflación presupuestaria.
- Coordinación y comunicación: La presupuestación de base cero proporciona una mejor coordinación y comunicación dentro del departamento y motiva a los empleados al implicarlos en la toma de decisiones.
- Reducción de las actividades redundantes: Este enfoque permite identificar oportunidades óptimas y formas más rentables de hacer las cosas, eliminando todas las actividades redundantes o improductivas
Aunque este concepto es un método lucrativo de presupuestación, también es importante conocer las desventajas que se enumeran a continuación:
Desventajas de la presupuestación de base cero
- Alta rotación de personal: La base de la presupuestación basada en cero es un cero. El presupuesto bajo este concepto se planifica y prepara desde cero y requiere la participación de un gran número de empleados. Muchos departamentos pueden no tener los recursos humanos y el tiempo adecuados para ello.
- Requiere mucho tiempo: Este enfoque de presupuestación de base cero requiere mucho tiempo para que una empresa lo realice anualmente, en comparación con el enfoque de presupuestación incremental, que es un método mucho más sencillo.
- Falta de experiencia: Explicar cada partida y cada coste es una tarea problemática y requiere la formación de los gestores.
Conclusión
La presupuestación de base cero tiene como objetivo presentar los verdaderos gastos en los que va a incurrir un departamento. Aunque este método de presupuestación requiere mucho tiempo, es una forma más adecuada de presupuestar. Esto incluye el análisis global de la propuesta de presupuesto y si los gestores hacen variaciones irrelevantes para conseguir lo que quieren, probablemente queden expuestos.