El sistema de facturación electrónica requiere modificaciones en el software de contabilidad/facturación/ERP como una acción única en el momento de la implementación. Ayudará al buen funcionamiento de la empresa. A continuación se exponen los posibles cambios y algunas recomendaciones para que los proveedores de software ERP, así como los contribuyentes, adopten e implementen el sistema de facturación electrónica:
La lista de cambios en el ERP para una implementación fluida de la facturación electrónica es la siguiente:
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Última actualización
30 de junio de 2021
El CBIC ha emitido una notificación en la que se solicita la exención de la sanción impuesta por el incumplimiento de las disposiciones del código QR dinámico para las facturas B2C entre el 1 de diciembre de 2020 y el 30 de septiembre de 2021.
1 de junio de 2021
El CBIC ha notificado mediante la Notificación del Impuesto Central no.23 de junio de 2021 que el sistema de facturación electrónica no se aplicará a un departamento gubernamental y a una autoridad local.
30 de marzo de 2021
El CBIC ha emitido una notificación con la que pretende eximir de la sanción impuesta por el incumplimiento de las disposiciones del código QR dinámico para las facturas B2C entre el 1 de diciembre de 2020 y el 30 de junio de 2021, siempre que dicha persona cumpla con las disposiciones de dicha notificación a partir del 1 de julio de 2021.
Campos obligatorios según el esquema de la factura electrónica
Para que las facturas sean fácilmente validadas antes de ser enviadas al portal IRP, el sistema ERP debe haber integrado todos los campos necesarios según el esquema notificado por el CBIC. En otras palabras, la factura emitida por el software de facturación/ERP debe cubrir todos los campos obligatorios estipulados por la ley GST.
Tratamiento separado de las facturas B2B y B2C
Con efecto a partir del 1 de octubre de 2020, los contribuyentes con un volumen de negocios agregado de más de Rs.500 crores de euros en cualquier ejercicio financiero anterior (a partir de 2017-18) deben generar un Número de Referencia de Factura (IRN) en el Portal de Registro de Facturas (IRP) para todas las transacciones B2B.
Además, con efecto a partir del 1 de enero de 2021, esto se extiende a la facturación de más de Rs.100 millones de euros. Por lo tanto, el ERP tendrá que generar el archivo JSON y cargarlo en el IRP por separado. Además, el IRP generaría un código QR que debe imprimirse en la factura. Además, a partir del 1 de diciembre de 2020, los contribuyentes con un volumen de negocios agregado de más de Rs.Las empresas con un volumen de negocio de 500 millones de euros en cualquiera de los ejercicios anteriores (a partir de 2017-18) tendrán que prever también el código QR dinámico en sus facturas B2C.
Identificación del tipo de transacción
El software ERP tendrá que clasificar una determinada transacción en las siguientes categorías
- Empresa a empresa (B2B)
- Empresa a Administración (B2G)
- Exportaciones
- Suministro a través del operador de comercio electrónico
- Suministro sujeto a autoliquidación
Los detalles requeridos según la Parte A de la factura electrónica tendrán que ser introducidos sólo una vez.
Número de referencia de la factura
El IRP utilizará un algoritmo de generación de hash (SHA256) para generar un IRN para cada factura. Los parámetros para la generación de hash serían:
- GSTIN del proveedor
- Año fiscal
- Tipo de documento (ya sea factura, nota de crédito o nota de débito)
- Número de documento (asignado por el contribuyente)
Una vez que el IRN de una factura concreta se haya generado correctamente, deberá imprimirse en la copia impresa de la factura. Nota: Todos los ceros antepuestos al parámetro del número de documento serán ignorados para la generación del hash.
Soporta la función de código QR
A partir del 1 de enero de 2021, los contribuyentes con un volumen de negocios total superior a Rs.100 millones de euros en cualquiera de los ejercicios anteriores (a partir de 2017-18) deben obtener el código QR impreso en sus facturas B2B, según lo emitido por el IRP. A partir del 1 de octubre de 2020, los contribuyentes con un volumen de negocios agregado de más de Rs.500 crore deben tener el código QR impreso en su factura de impuestos. Además, en caso de que su volumen de negocios agregado en el ejercicio anterior sea de Rs.500 crore o más, lo mismo tiene que ser seguido para las facturas B2C también. Los cambios necesarios deben ser incorporados en los sistemas informáticos.
Admite la firma digital
Aunque no es obligatorio que el contribuyente firme digitalmente el JSON que se carga en el IRP, el IRP firmará digitalmente el JSON y lo devolverá al contribuyente.
Varias APIs
Para integrarse plenamente con el sistema de facturación electrónica, el software de ERP debe prever el intercambio de datos con el uso de las siguientes API:
- Autenticación
- Generar IRN
- Cancelar IRN
- Obtener la factura electrónica por IRN
- Obtener los datos del GSTIN
- API de chequeo
- Obtener el IRN por los detalles del documento
Se han prescrito algunas buenas prácticas relacionadas con el uso de la API:
Autenticación
Para utilizar cualquiera de las APIs mencionadas, es necesario autentificarse. La autenticación se realiza introduciendo el ID de cliente y la contraseña. La contraseña se encriptará utilizando una clave pública de factura electrónica. Todos los contribuyentes cubiertos por un PAN recibirían un único ID de cliente y contraseña.
Herramienta incorporada para conciliar GSTR-1 con el Registro de Ventas
El sistema de facturación electrónica ha permitido que los detalles de la factura de venta sean autocopiados desde el IRP en el GSTR-1 en el portal GST. Hay que tener en cuenta que no todos los detalles se rellenarán automáticamente ya que los suministros B2C están fuera del alcance. Por lo tanto, es necesario conciliar el GSTR-1 autocompletado o el IFF con el registro de ventas e identificar las lagunas, de modo que no se omita ningún documento antes de presentar el GSTR-1 para un mes o trimestre.
Vinculación con cuentas por pagar y cuentas por cobrar
El software ERP debe proporcionar una forma de vincular las facturas generadas al módulo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar para garantizar una buena gestión de los deudores y la liquidación oportuna de las facturas. Además, se podría denegar el ITC si el pago no se realiza en un plazo de 180 días a partir de la fecha de la factura. Por lo tanto, el software ERP también puede incorporar recordatorios de pago en este sentido.
Seguimiento de las facturas canceladas y de las facturas electrónicas canceladas
El software ERP debe, en primer lugar, garantizar que se asigne un número de documento único a cada factura. Además, incluso en el caso de una factura anulada, el mismo número de documento utilizado por la factura anulada no debe utilizarse en otro lugar. Por lo tanto, debe haber un sistema para el seguimiento de las facturas canceladas y las facturas electrónicas canceladas generadas sobre la base de las facturas. Las facturas sólo pueden estar disponibles para su cancelación en el PIR durante 24 horas. Más allá de 24 horas, el software ERP tiene que redirigir al contribuyente al portal GST para cancelar las facturas.
Seguimiento de las modificaciones
Las modificaciones pueden realizarse cancelando las facturas antiguas y cargando el JSON de las nuevas facturas y generando un nuevo IRN o emitiendo las notas de crédito/debito necesarias. Debe haber una forma de vincular dichas notas de crédito/notas de débito a las facturas originales que necesiten ser modificadas.
Almacenamiento de las facturas
El IRP no almacenará las facturas. El programa informático de planificación de recursos empresariales deberá permitir el almacenamiento de las facturas para facilitar su consulta en el futuro. Además, las facturas mucho más antiguas deberán archivarse en un medio de copia de seguridad independiente.
Envío y recepción de facturas electrónicas
El programa ERP debería ser capaz de autocompartir dicha factura con el receptor tras crear el IRN y firmar el código QR de la factura generada. Esto ayudará a las partes implicadas en la solicitud del crédito fiscal soportado (ITC) preciso y el archivo de la declaración GST. Asimismo, debe existir una función para identificar, registrar y almacenar las facturas electrónicas recibidas de los respectivos proveedores.