¿Sabías que «pro forma» es un término latino que significa «por la forma» o «por la forma»??. Si recibes una factura marcada como proforma, ¿es vinculante para el vendedor o tiene un plazo para actuar??. Si usted es un proveedor, puede tener dudas sobre si el aspecto de una factura pro forma ha cambiado con el Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST)?. Este artículo le ayudará a despejar todas sus dudas sobre la factura proforma.
Significado de la factura pro forma
Una factura pro forma es un documento que proporciona información sobre los detalles de los bienes o servicios que aún no se han entregado al comprador/cliente. Detalla los precios estimados de los bienes o servicios disponibles. También consiste en la estimación de las comisiones, los impuestos aplicables, el peso del envío, los gastos de envío, etc. Un proveedor/minorista emite una factura pro forma a un comprador/cliente interesado.
Cuándo se utiliza la factura pro forma?
Una factura pro forma se emite antes de que se produzca la venta. Por ejemplo, un proveedor emitirá una factura pro forma si un cliente le pide que presente un documento por bienes o servicios que aún no se han entregado. Por lo tanto, suele emitirse antes de la emisión de la factura fiscal/comercial.
El importe final de la factura será igual o cercano al importe de la factura proforma. Las facturas proforma se utilizan más a menudo a efectos aduaneros en las importaciones o exportaciones para facilitar el proceso de entrega.
Por ejemplo, un cliente de un vehículo de dos ruedas puede aceptar el precio de una bicicleta en la factura pro forma. El proveedor entregará la moto cuando esté lista, y el cliente pagará cuando reciba la factura.
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Propósito de la emisión de la factura pro forma
- Para proporcionar el precio de venta estimado de los bienes que aún no se han entregado o de los servicios que aún no se han prestado (coste total estimado).
- Para que se conozca el contenido que se va a enviar, el valor de las mercancías, el tiempo de envío, etc., al cliente.
- Para declarar el compromiso del proveedor con el comprador sobre el suministro de los bienes o servicios descritos a los precios especificados
Además, las facturas proforma son útiles cuando dos empresas hacen negocios juntos por primera vez.
Nota: El cliente no debe realizar ningún pago por los bienes o servicios detallados. Por lo tanto, el proveedor no debe registrar una factura pro forma como cuentas por cobrar, y el comprador no debe registrarla como cuentas por pagar.
Contenido de la factura pro forma
La factura pro forma debe incluir la siguiente información:
- Número único de factura
- Fecha de preparación/emisión
- Dirección del proveedor
- Dirección del posible comprador
- Descripción de los bienes o servicios, incluidos sus costes unitarios y los totales de las partidas
- Validez de la factura pro forma
- Condiciones de venta propuestas
- Condiciones de pago propuestas, si las hay
- Certificaciones requeridas por las «Autoridades Aduaneras» si las hay
- Firma de una persona autorizada de la empresa del proveedor
Formato de la factura pro forma
Ninguna ley prescribe el formato exacto de una factura pro forma, pero se emite como parte de las mejores prácticas comerciales. Una factura pro forma puede tener un aspecto casi idéntico al de una factura comercial. Sin embargo, debe estar claramente etiquetada como «pro forma», y también puede incluir la frase «Esto no es una factura GST». La factura pro forma es sólo una estimación y no debe pagarse hasta que se realice el trabajo y se emita la factura fiscal definitiva.
Ejemplo de formato de factura pro forma según la legislación anterior al impuesto sobre bienes y servicios (GST)
Ejemplo de formato de factura pro forma según la ley GST
Cambios significativos en la factura pro forma bajo el GST en comparación con la factura pro forma anterior al GST
Las facturas pro forma bajo la ley anterior al GST y la ley GST no son muy diferentes en formato o contenido. Prácticamente siguen siendo los mismos, salvo lo que se indica a continuación:
- La factura pro-forma GST contiene el número de registro GST, mientras que la primera contiene el número de registro del IVA/CST/impuesto sobre las ventas
- Además, la factura pro forma GST contiene información adicional sobre los códigos HSN de los bienes, los códigos SAC de los servicios
- Clasificación del GST en SGST, CGST e IGST en función de si el suministro es intraestatal o interestatal
Diferencias entre factura, factura proforma, presupuestos y orden de compra
| Detalles | Factura | Factura pro forma | Presupuesto/Estimación | Orden de compra |
| Significado | La factura es un documento comercial emitido por el proveedor al comprador que contiene los detalles de los bienes o servicios suministrados & notificar al comprador que el pago es debido. | Una factura pro forma es un documento que proporciona información sobre los detalles de los bienes o servicios que aún no se han entregado al comprador/cliente. | Un presupuesto formal muestra los bienes o servicios necesarios y el importe total que se debe a los productos o servicios. | Una orden de compra es un documento emitido por el comprador y enviado al proveedor detallando la lista de los bienes o servicios a comprar. |
| Objetivo | Para notificar al comprador que el pago ha vencido. | Para ayudar al comprador en la toma de decisiones, respecto a la realización o no de un pedido. | Para proporcionar el precio de venta estimado de las mercancías que aún no se han entregado. | Para pedir bienes y/o servicios al proveedor. |
| Momento de la emisión | Antes de que el proveedor reciba el pago. | Antes de que se entreguen los bienes y/o servicios al comprador. | A petición del comprador, antes de que se le entreguen los bienes y/o servicios. | Tras la recepción de la oferta/factura proforma del proveedor. |
| Elevado por | Proveedor | Proveedor | Proveedor | Comprador |
| Emitida a | Comprador/Cliente | Comprador/Cliente | Comprador/ cliente | Proveedor |
| Efecto de la aceptación | Confirmación de la venta | Creación de la venta | Creación de la venta | Contrato de venta |
| Negociabilidad | No negociable | Negociable | Negociable | No procede |
Preguntas frecuentes
¿Es una factura proforma una factura real??
No, una factura pro forma no es una factura real. Sólo contiene los datos de los bienes o servicios que aún no se han entregado al comprador/cliente.
¿Puede un cliente negociar sobre los detalles especificados en la factura pro forma?
Sí, una factura pro forma es un documento negociable. Un cliente puede negociar varios detalles como el precio, los gastos de envío, el plazo de entrega, etc. Puede modificarse incluso después de que ambas partes la hayan firmado.
Cuáles son las razones para modificar los datos de la factura proforma?
Puede haber varias razones para cambiar los detalles de la factura pro forma. Algunas de ellas son las siguientes:
- El comprador puede considerar los precios demasiado elevados y exigir un descuento.
- El comprador puede modificar la cantidad del pedido en función de la demanda local.
- El comprador puede exigir una fecha de envío más cercana en determinadas circunstancias, ya que la fecha de entrega especificada por el proveedor es inaceptable.
- Cambio del modo de transporte en caso de que el comprador solicite una entrega urgente. Por ejemplo, se puede cambiar el modo de transporte de marítimo a aéreo.
¿Cuál es la metodología para revisar las facturas proforma??
El vendedor puede aumentar el precio u otras condiciones de la factura proforma emitida anteriormente. Por lo tanto, para no perder de vista, el número de una factura proforma debe revisarse cada vez que se produzca un cambio en el contenido de una factura proforma.
¿Se puede contabilizar una factura proforma en los libros de contabilidad??
Una factura pro forma no es una verdadera factura. Por lo tanto, no se realiza ningún asiento en los libros de contabilidad para la transacción financiera.
¿Es la factura pro forma vinculante para las partes en una transacción de suministro??
Una factura pro forma no es una factura original o fiscal. Por lo tanto, no tiene ninguna validez legal. Por lo tanto, no vincula legalmente a ninguna de las partes en una transacción de suministro.
¿Cuál es el periodo de validez de una factura proforma??
La validez de una factura pro forma varía de una empresa a otra y de un sector a otro. La validez es la mencionada en la factura proforma.
¿Cuáles son los principales sectores en los que se utiliza la factura proforma??
Las empresas de todos los sectores suelen utilizar las facturas proforma para completar su proceso de aprobación de compras internas. Se trata de fabricantes, importadores/exportadores, comerciantes, mayoristas, distribuidores, etc.