Una factura electrónica es una factura B2B comunicada por las empresas registradas en el GST con el portal de facturas electrónicas (GSTN), que debe adherirse al formato estándar notificado por el CBIC. Este artículo le llevará a través del proceso de generación de un IRN para la factura electrónica y también su flujo de trabajo.
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Últimas actualizaciones
30 de junio de 2021
El CBIC ha emitido una notificación en la que se exime de la sanción impuesta por el incumplimiento de las disposiciones relativas al código QR dinámico para las facturas B2C entre el 1 de diciembre de 2020 y el 30 de septiembre de 2021.
1 de junio de 2021
El CBIC ha notificado mediante la Notificación del Impuesto Central no.23 del 1 de junio de 2021 que el sistema de facturación electrónica no se aplicará a un departamento gubernamental y a una autoridad local.
30 de marzo de 2021
El CBIC ha emitido una notificación en la que se solicita la exención de la sanción impuesta por el incumplimiento de las disposiciones del código QR dinámico para las facturas B2C entre el 1 de diciembre de 2020 y el 30 de junio de 2021, siempre que dicha persona cumpla con las disposiciones de dicha notificación a partir del 1 de julio de 2021.
Pasos para generar una factura electrónica
Paso 1 – Creación de la factura en el ERP del contribuyente
El contribuyente seguirá generando facturas en el curso normal de su actividad. Sin embargo, la comunicación de estas facturas por vía electrónica tiene criterios. Debe hacerse según el esquema de la factura electrónica junto con los parámetros obligatorios. A continuación se enumeran los campos obligatorios de una factura de suministro de bienes:
| Sl. no. | Nombre del campo | Lista de opciones/especificaciones/muestras de entrada | Observaciones |
|---|---|---|---|
| 1 | Código de tipo de documento | Lista enumerada como INV/CRN/DBN | Se debe especificar el tipo de documento |
| 2 | Proveedor_Nombre legal | Cadena Longitud máxima: 100 | El nombre legal del proveedor debe coincidir con el de la tarjeta PAN |
| 3 | Proveedor_GSTIN | Longitud máxima: 15 Debe ser alfanumérico | GSTIN del proveedor que emite la factura electrónica |
| 4 | Dirección_del_proveedor | Longitud máxima: 100 | Número de edificio/piso., Carretera/calle, localidad, etc. del proveedor que eleva la factura electrónica |
| 5 | Lugar_del_proveedor | Longitud máxima: 50 | Debe mencionarse la ubicación del proveedor, como ciudad/pueblo/pueblo |
| 6 | Código_de_Estado_del_proveedor | Lista enumerada de estados | El estado debe ser seleccionado de la última lista dada por GSTN |
| 7 | Código de identificación del proveedor | Código de seis dígitos | El lugar (localidad/distrito/estado) de la localidad del proveedor |
| 8 | Número de documento | Longitud máxima: 16 La muestra puede ser » Sa/1/2019″ | Para la identificación única de la factura, se requiere un número secuencial dentro del contexto empresarial, el marco temporal, los sistemas operativos y los registros del proveedor. No se utilizará ningún esquema de identificación |
| 9 | Referencia de la factura anterior y fecha | Longitud máxima: 16 La entrada de ejemplo es » Sa/1/2019″ y «16/11/2020» | Detalle de la factura original que está siendo modificada por un documento posterior como una nota de débito y crédito. Se requiere para mantener la futura expansión de las versiones electrónicas de las notas de crédito, las notas de débito y otros documentos requeridos bajo el GST |
| 10 | Fecha del documento | Cadena (DD/MM/AAAA) según la especificación del campo técnico | La fecha de emisión de la factura. Sin embargo, el formato de las notas explicativas hace referencia a «AAAA-MM-DD». Se requiere más claridad. También se debe especificar la fecha de inicio y fin del periodo del documento si se ha seleccionado. |
| 11 | Nombre legal del destinatario | Longitud máxima: 100 | El nombre del comprador según el PAN |
| 12 | GSTIN del destinatario | Longitud máxima: 15 | El GSTIN del comprador debe declararse aquí |
| 13 | Dirección del destinatario | Longitud máxima: 100 | Nº de edificio/planta., Calle, localidad, etc. del proveedor que levanta la factura electrónica |
| 14 | Código de Estado del destinatario | Lista numerada | Código del estado del lugar de suministro que debe seleccionarse aquí |
| 15 | Código del Estado del Lugar de Suministro | Lista enumerada de estados | El estado debe ser seleccionado de la última lista dada por GSTN |
| 16 | Código postal | Código de seis dígitos | Aquí debe declararse el lugar (localidad/distrito/estado) del comprador al que se emite/factura, si lo hay |
| 17 | Lugar del destinatario | Longitud máxima: 100 | Lugar del destinatario (Ciudad/Pueblo/Pueblo) |
| 18 | IRN- Número de referencia de la factura | Longitud máxima: 64 La muestra es ‘a5c12dca8 0e7433217…ba4013 750f2046f229’ | En el momento de la solicitud de registro, el proveedor deja este campo vacío. Posteriormente, la GSTN generará un número único tras cargar la factura electrónica en el portal de la GSTN. Se enviará un acuse de recibo al proveedor después de que el portal haya aceptado la factura electrónica. El IRN deberá aparecer en la factura electrónica antes de su utilización. |
| 19 | ShippingTo_GSTIN | Longitud máxima: 15 | GSTIN del propio comprador o de la persona a la que se entrega el artículo concreto |
| 20 | Estado_de_envío, código postal y código de estado | Longitud máxima: 100 para el estado, código postal de 6 dígitos y lista enumerada para el código | Estado correspondiente al lugar donde se entregaron o entregan los bienes y servicios facturados |
| 21 | Envío desde_ Nombre, dirección, lugar y código de identificación | Longitud máxima: 100 cada uno y 6 dígitos para el código PIN | Datos de la entidad (nombre y ciudad/localidad/pueblo) desde la que se expiden las mercancías |
| 22 | Es_Servicio | Cadena (Longitud: 1) seleccionando S/N | Debe mencionarse o no la prestación del servicio |
| 23 | Código de tipo de suministro | Lista enumerada de códigos Los valores de muestra pueden ser B2B/B2C/S EZWP/E XP WP/EXP WOP/DE XP | El código se utilizará para identificar el tipo de suministro, como por ejemplo, de empresa a empresa, de empresa a consumidor, suministro a SEZ/exportaciones con o sin pago, y presunta exportación. |
| 24 | Descripción del artículo | Longitud máxima: 300 El valor de muestra es «Mobile» El documento del esquema se refiere a esto como el «identificador del esquema de identificación del identificador de clasificación del artículo | En pocas palabras, la descripción pertinente que se utiliza generalmente para el artículo en el comercio. Sin embargo, se necesita más claridad sobre cómo debe ser descrito para cada dos o más artículos que pertenecen al mismo código HSN |
| 25 | Código HSN | Longitud máxima: 8 | Debe introducirse el código HSN aplicable a la mercancía/servicio concreto |
| 26 | Precio_del_artículo | Decimal (12,3) El valor de muestra es «50 | El precio unitario, sin IVA, antes de restar el descuento del precio del artículo, no puede ser negativo |
| 27 | Valor evaluable | Decimal (13,2) El valor de muestra es ‘5000’ | El precio de un artículo, sin incluir el GST, después de restar el descuento del precio del artículo. Por lo tanto, Precio bruto (-) Descuento = Precio neto del artículo, si se proporciona algún descuento en el momento de la venta |
| 28 | Tasa de GST | Decimal (3,2) El valor de muestra es «5 | El tipo de impuesto sobre el valor añadido (GST) representado en forma de porcentaje aplicable al artículo facturado |
| 29 | Valor IGST, valor CGST y valor SGST por separado | Decimal (11,2) El valor de muestra es «650.00′ | Para cada artículo individual, deben especificarse los importes de IGST, CGST y SGST |
| 30 | Valor total de la factura | Decimal (11,2) | El importe total de la factura con GST. Debe redondearse a un máximo de 2 decimales |
El vendedor tiene que asegurarse de que su software de contabilidad/facturación es capaz de generar un archivo JSON de la factura final. El vendedor puede crear un archivo JSON siguiendo el esquema de la factura electrónica y los parámetros obligatorios utilizando los siguientes modos:
- Un sistema de contabilidad y facturación que ofrece este servicio
- Una utilidad para interactuar con el sistema de contabilidad/facturación, o con el ERP, como un documento de excel/word o una aplicación móvil
- Una herramienta offline para generar facturas electrónicas introduciendo los datos de la factura
Paso 2 – Generación del IRN único
El IRN (también conocido como hash) es un número único que es generado por el sistema de factura electrónica utilizando un algoritmo de generación de hash. Para cada documento enviado, se generará un IRN único de 64 caracteres. En la actualidad, el sistema de factura electrónica ofrece dos modos de generar el IRN (número de referencia de la factura), a saber.e offline y API. Los contribuyentes notificados que necesitan generar facturas electrónicas, pueden generarlas utilizando estas opciones:
Uso de la herramienta offline
Las facturas pueden cargarse en el formato estándar y el IRN puede generarse de una sola vez. El usuario puede visitar el portal de facturas electrónicas y ver el procedimiento para preparar una solicitud de carga masiva de IRN en la Ayuda -> Herramientas -> Herramientas de generación masiva. Una vez preparado el archivo de solicitud de carga masiva, es necesario cargarlo para generar los IRN. Una vez generado, el formulario IRN con todos los detalles puede ser descargado.
Utilizando la API (a través de la integración de los PSG)
Utilizando la API a través de la integración con el GSP, la integración del sistema puede hacerse con la ayuda de los GSPs registrados (GST Suvidha Providers). Antes de utilizar este modo, la integración de la API con el SPG identificado deberá probarse en un entorno de caja de arena. Después de la prueba, el SPG tendrá que presentar el informe de resumen de la prueba en el portal del buzón de arena. El SPG deberá estar registrado en el portal de facturas electrónicas si no lo está ya. Si se utiliza el mismo SPG que en el portal de facturas electrónicas, no es necesario registrarse de nuevo y se pueden utilizar las mismas credenciales de acceso. Habrá que crear un usuario de la API introduciendo un nombre de usuario y una contraseña. Utilizando estas credenciales, se puede generar un token y solicitar el IRN.
Mediante la API (a través de la integración directa)
Utilizando la API a través de la integración directa, los sistemas de los contribuyentes pueden integrarse directamente. La integración de la API deberá probarse en un entorno de caja de arena. Después de la prueba, el contribuyente tendrá que presentar el informe de resumen de la prueba en el portal del buzón de arena. El contribuyente tendrá que registrarse en el portal de facturas electrónicas si no está ya registrado. Si está registrado en el portal de facturas electrónicas, puede utilizar las mismas credenciales de inicio de sesión. Si el contribuyente ya está integrado con la API en el sistema de e-way bill, se pueden utilizar las mismas credenciales de la API. Si no es así, tendrá que conseguir el registro de la API utilizando la lista blanca de IP. Si una empresa hermana con el mismo PAN ya se ha registrado en la API y se ha realizado una lista blanca de IP, se pueden utilizar las mismas credenciales de ID de cliente. Sin embargo, el nuevo usuario de la API tendrá que ser registrado.
Utilizando la API (A través de un GSTIN habilitado de una empresa hermana)
Los sistemas pueden integrarse utilizando la API, a través de la empresa hermana del contribuyente que tenga el mismo PAN, si la misma ha sido habilitada para la API. La integración de la API tendrá que ser probada en un entorno de caja de arena. Después de la prueba, el contribuyente tendrá que presentar el informe de resumen de la prueba en el portal del buzón de arena. La IP utilizada por la empresa asociada y el contribuyente en cuestión debe ser la misma al acceder a las API de producción de facturas electrónicas y de facturas electrónicas. El contribuyente tendrá que registrarse en el portal de facturas electrónicas si no está ya registrado en el portal de facturas electrónicas. Si está registrado en el portal de facturas electrónicas, se pueden utilizar las mismas credenciales de acceso. Si el contribuyente ya está integrado con la API en el sistema de facturación electrónica, se pueden utilizar las mismas credenciales de la API. Si no, tendrá que crear un nuevo usuario de la API.
Contribuyentes habilitados para la API de E-way Bill
La integración del sistema a través de la API se puede realizar para los contribuyentes habilitados para la factura electrónica. El contribuyente tendrá que probar la integración de la API en un entorno de caja de arena. Después de la prueba, el contribuyente deberá presentar el informe de resumen de la prueba en el portal del buzón de arena. Si el contribuyente ya tiene habilitada la API en el sistema de factura electrónica, se pueden utilizar las mismas credenciales. No es necesario realizar ningún otro paso.
Paso 3 – Generación del código QR
El sistema de factura electrónica generará el IRN, y luego firmará digitalmente la factura electrónica y el código QR (código de respuesta rápida). El código QR permitirá una visualización rápida, así como la validación y el acceso a las facturas desde dispositivos portátiles. El código QR constará de los siguientes parámetros
- El GSTIN del proveedor
- El GSTIN del destinatario
- El número de factura facilitado por el proveedor
- La fecha de generación de la factura
- El valor de la factura (valor imponible e importe bruto del impuesto)
- El número de partidas
- El código HSN de los artículos principales (la partida que tiene los valores imponibles más altos)
- El IRN único (hash)
El código QR firmado digitalmente tendrá el IRN único (hash) que puede ser verificado en el portal central, así como por las aplicaciones fuera de línea. Esto será útil para los funcionarios de Hacienda que necesiten comprobar las facturas en lugares donde la conexión a Internet puede no estar disponible, como en las carreteras.
Procesamiento posterior de una factura electrónica válida
Los datos de la factura electrónica firmada se enviarán al sistema GST, donde el GSTR-1 del proveedor y el GSTR-2B/2A del comprador se actualizarán en función de los detalles introducidos en la factura. Siempre que sea posible, los detalles de las facturas se utilizarán para actualizar la «Parte A» de la factura electrónica. Como resultado, sólo es necesario introducir el número de vehículo en la «Parte B» del sistema de facturación electrónica para crear una factura electrónica.