Los autónomos se enfrentan a menudo a problemas como no recibir el importe correcto del pago o no recibirlo a tiempo. Por lo tanto, deben saber cómo redactar una factura precisa mientras trabajan como autónomos.
Una factura es una lista por artículos de los bienes o servicios prestados por una persona, junto con los importes debidos por cada uno de estos bienes y servicios. También proporciona otra información relacionada con la transacción realizada, como los impuestos recaudados, la fecha de la transacción, la dirección del proveedor y del destinatario, los números de identificación fiscal, etc.
Quién es el autónomo?
Un autónomo es una persona que no trabaja para una empresa concreta como empleado, sino que realiza múltiples encargos para distintas empresas o particulares. Para un autónomo, la emisión de facturas es un proceso empresarial importante, ya que no sólo determina el importe a pagar, sino que también garantiza que los pagos se reciban a tiempo. También ayuda a eliminar cualquier confusión o malentendido entre el autónomo y el cliente.
¿Cuál es el contenido de una factura emitida por un autónomo??
En la factura de un autónomo deben figurar definitivamente los siguientes datos:
Toda factura debe estar debidamente titulada con las palabras «Factura» o «Factura fiscal» o cualquier título similar, según corresponda.
El nombre del autónomo o de su empresa, y el logotipo, si está disponible, deben aparecer en la parte superior de la factura. De este modo, cualquiera que lea la factura sabrá quién la ha emitido a primera vista.
Los datos de contacto, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la dirección postal, etc., debe aparecer debajo del nombre del autónomo/de la empresa para que el destinatario pueda ponerse en contacto con el autónomo en caso de discrepancia. Si el autónomo tiene un número de identificación fiscal, como el GSTIN, debe mencionarlo aquí.
Al igual que el nombre y los datos de contacto del autónomo, el nombre del cliente y la información pertinente, como su dirección, número de contacto y dirección de correo electrónico, GSTIN, etc., también debe mencionarse.
La fecha de la factura es la fecha en la que se emite la factura. Es importante mencionar esto, ya que a veces las condiciones de pago en el contrato del autónomo, si están disponibles, se basan en la fecha de la factura. Por ejemplo, «El pago debe realizarse en un plazo de 30 días después de la fecha de la factura».
El número de factura es el número de serie de esa factura y juega un papel importante a la hora de referenciar esa factura, ya sea por parte del autónomo o del receptor de sus servicios. Un consejo útil es incluir el año y el mes en que se emite la factura al numerar las facturas. Por ejemplo, una factura emitida en mayo de 2021 puede tener un número de factura como 12345/05/2021.
A continuación, la lista de servicios prestados por el autónomo. Si el freelancer es un escritor, puede ser la lista de temas escritos junto con el número de palabras y la tarifa por palabra. Si el autónomo es un diseñador gráfico, puede ser la lista de proyectos creativos realizados junto con el trabajo exacto realizado o el número de horas empleadas y la tarifa por proyecto o por hora trabajada. La idea es ser específico aquí para que los clientes sepan exactamente lo que están pagando.
Si el autónomo está registrado en el GST y está obligado a pagar impuestos por los servicios prestados, deberá mencionar por separado el tipo impositivo y el importe del impuesto adeudado por cada servicio. Si todos los servicios están comprendidos en el mismo tramo impositivo y código de servicio, sólo se puede mencionar al final el tipo aplicable y calcularlo sobre el valor bruto de los servicios prestados, junto con el importe del impuesto. Debe darse una bifurcación entre los impuestos como IGST, CGST y SGST debidos a los gobiernos central y estatal.
Tenga en cuenta que si el autónomo está inscrito en el régimen de compensación, no podrá emitir una factura fiscal, ya que no hay ningún componente fiscal. En tal caso, debe imprimir la mención «Sujeto pasivo de la composición» en la parte superior de la factura de suministro que emite.
Será la suma total de las horas/tareas facturadas multiplicada por la tarifa por unidad, junto con el IVA aplicado, si procede.
Es necesario mencionar los datos de la cuenta bancaria u otros detalles que determinen a dónde se debe transferir el pago. Si el modo de pago es en efectivo, hay que mencionarlo. Sería conveniente discutir el modo de pago de antemano con el cliente en lugar de imprimirlo directamente en la factura.
Cada factura debe estar firmada por la persona que la emite. Por lo tanto, una factura debe tener un espacio designado en la parte inferior para que el autónomo ponga su firma y el sello de la empresa, si lo hay.
Cómo se debe emitir la factura?
Siempre es aconsejable que la factura de un autónomo se imprima en blanco y negro y que no se comuniquen los importes verbalmente al cliente para que no surja ninguna disputa más adelante con respecto al trabajo realizado o al pago debido. Una vez emitida, la factura debe enviarse a la dirección postal del cliente. Si no es posible, una opción alternativa es enviar la factura por correo electrónico.
Aunque, en las transacciones actuales, el envío de facturas por correo electrónico parece ser el método más popular. Enviar las facturas por correo también ayuda en los casos en que el cliente afirma haber perdido la factura en papel. Hay que tener en cuenta que la factura emitida y firmada siempre puede utilizarse como prueba en caso de retraso en el pago.
Cuándo debe enviarse la factura?
Dado que un autónomo suele trabajar en encargos concretos y no tiene una relación laboral de larga duración con la empresa, lo mejor es que la factura se levante y se envíe al cliente tan pronto como se haya completado el trabajo. Es cuando el encargo está fresco en la mente del cliente, y también es más fácil hacer un seguimiento de los pagos. En el caso de proyectos a largo plazo, se puede facturar semanal, mensual o trimestralmente, y se pueden emitir y enviar las facturas correspondientes.
Cómo facturar como diseñador autónomo?
El proceso de elaboración de una factura como diseñador autónomo es muy similar al de cualquier autónomo. El alcance del trabajo y las condiciones de pago deben decidirse de antemano. La factura debe contener todos los detalles mencionados anteriormente.
La única diferencia cuando se trata de diseñadores autónomos es el coste de las materias primas que entran en un proyecto concreto. Por lo tanto, siempre es mejor que un diseñador independiente reciba un pago por adelantado del proyecto antes de que comience el trabajo, especialmente cuando se trata de un nuevo proyecto o contrato. Un anticipo típico es de entre el 25% y el 50% del valor total del proyecto. Esto protegerá al diseñador de cualquier cancelación que pueda producirse por parte del cliente en una fecha posterior.
Un diseñador freelance o un diseñador de movimiento gráfico puede tener que interactuar con los clientes de un lado a otro antes de que se produzca la finalización del proyecto. Sólo después se levanta la factura. Además, los plazos de pago suelen oscilar entre 45 días y dos meses. A veces, también hay acuerdos entre el diseñador freelance y el cliente-empresa. Uno de los términos puede incluir cargos extra o adicionales por más de tres revisiones de la copia del diseño o del vídeo producido.
La mayoría de los diseñadores utilizan photoshop y programas similares para crear facturas utilizando las plantillas disponibles.