Toda empresa necesita tener un sistema de contabilidad adecuado. Un proceso de contabilidad implica registrar, clasificar y organizar los libros de cuentas. Los libros de cuentas de una empresa deben ser mantenidos con precisión, cronológicamente y sistemáticamente. Constituyen la base de la contabilidad y ayudan a la empresa a tomar decisiones para el futuro negocio y a determinar sus beneficios.
El contable lleva los libros de contabilidad. El contable mantiene el diario, el libro mayor y prepara los estados financieros de una empresa. El contable solía llevar los libros de cuentas manualmente registrando las transacciones físicamente.
Sin embargo, con el crecimiento de la tecnología, los libros de cuentas pueden ser mantenidos a través de software de contabilidad, tally u hojas de Excel. La contabilización en excel puede realizarse mediante el mantenimiento de hojas de excel en hojas de excel de Google o en hojas de excel de Microsoft.
Proceso de contabilidad en Excel
El proceso de contabilidad en hojas de Excel es el siguiente:
- Prepare una hoja de Excel para registrar todas las facturas. Ayudará a hacer un seguimiento de las facturas pagadas y de las pendientes de pago.
- Crear una plantilla de Excel para el registro de las transacciones financieras de acuerdo con los requisitos de la empresa. Se pueden hacer plantillas separadas para registrar cada transacción como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario, salarios de los empleados, etc.
- Contabilizar los asientos en la hoja de Excel para registrar las transacciones.
- Prepara un libro de contabilidad para registrar todas las cuentas de los asientos del diario.
- Preparar las cuentas de resultados a partir del libro mayor para obtener el beneficio bruto y neto de un periodo.
- Preparar el estado de flujo de caja para determinar la situación financiera de la empresa.
Uso de fórmulas en Excel para el proceso contable
Las plantillas creadas en la hoja de Excel tendrán celdas para archivar datos y fórmulas y macros incorporadas para calcular los datos de las transacciones comerciales. Las fórmulas y macros ayudan a registrar y calcular las transacciones. El contable puede reutilizar la plantilla con las fórmulas y macros cada mes, lo que ahorra tiempo y esfuerzo al contable.
El contable puede utilizar fórmulas y macros integradas en la hoja de Excel para realizar cálculos comunes. Sin embargo, el contable podría tener que crear macros y fórmulas para las transacciones comerciales basadas en los requisitos y añadir las fórmulas de contabilidad/contabilidad para mantener los libros de cuentas en la hoja de Excel.
Una vez creadas las plantillas con las fórmulas de contabilidad, el contable puede basarse en la plantilla para desarrollar versiones avanzadas de tareas relacionadas con la contabilidad, como recibos, formularios, facturas, estados financieros básicos e informes.
Ventajas de la contabilidad en Excel
- La contabilidad en una plantilla de Excel es una manera fácil de mantener los libros de cuentas, ya que no requiere ninguna habilidad especial.
- Es menos costoso ya que se puede acceder a la hoja de Excel en cualquier ordenador o portátil de forma gratuita.
- Excel ayuda a preparar varias presentaciones gráficas como barras, gráficos, tarta, etc.
- Muchos usuarios de una oficina pueden acceder a las hojas de Excel compartiéndolas en un modo legible, lo que permite a otros sólo ver los datos y no hacer ningún cambio.
- La hoja de Excel facilita la tabulación y comparación de los datos financieros entre diferentes períodos para evaluar las operaciones de la empresa desplazándose por las diferentes hojas.
- Excel tiene funciones como macros y fórmulas, que ayudan a realizar cálculos básicos y avanzados.
Desventajas de la contabilidad en Excel
- La contabilidad en Excel es menos segura comparada con el mantenimiento de datos en un software de contabilidad. Los hackers pueden piratear fácilmente las hojas de Excel de un ordenador/portátil.
- Lleva mucho tiempo cuando hay que introducir una gran cantidad de datos en una hoja de Excel.
- La contabilidad en excel es una gran herramienta para el sistema de contabilidad por partida simple en comparación con el sistema de contabilidad por partida doble. Es fácil cuando sólo hay que hacer una entrada para cada transacción. El sistema de contabilidad por partida doble requiere hacer dos entradas para cada transacción, lo que puede ser un reto en Excel.
- La preparación de plantillas no siempre es fácil, ya que hay que modificarlas para adaptarlas a las necesidades de la empresa.
- Las entradas de Excel deben guardarse adecuadamente. Los ataques de malware en el ordenador o portátil puede causar la pérdida de entrada de datos y el trabajo en la hoja de Excel.
La contabilidad en hojas de Excel es una forma fácil de mantener las transacciones. No se requiere ninguna habilidad especial para mantener la contabilidad en hojas de Excel. Es útil para los negocios que están en la fase inicial. Sin embargo, mantener una cantidad masiva de transacciones en la hoja de Excel de las grandes empresas puede ser un reto.