La gestión de las facturas en el marco del GST ha tomado una forma renovada, convirtiéndose en algo importante a la hora de presentar las declaraciones del GST. Además, con el cambio en el sistema de presentación de las declaraciones del GST y la llegada de la facturación electrónica en un futuro próximo, la gestión de las facturas será de suma importancia en cualquier organización registrada en el GST. En este artículo, vamos a entender cómo gestionar las facturas bajo el nuevo sistema de declaración del GST, el proceso que conlleva, las diferentes etiquetas que recibe una factura, como «faltante» o «pendiente», y las acciones que un destinatario puede tomar en dichas facturas bajo la nueva presentación de la declaración del GST.
Últimas actualizaciones
14 de marzo de 2020*
El nuevo sistema de declaración del GST se aplicará a partir de octubre de 2020.
El sistema actual de presentación de declaraciones (GSTR-1, 2A & 3B) continuarán hasta septiembre de 2020.
*Sujeto a la notificación del CBIC
Gestión de la factura en el nuevo sistema de devolución del IVA
La gestión actual de las facturas frente al nuevo sistema de devolución de GST:
- Suministros imponibles de empresa a empresa (B2B).
- Una determinada categoría de suministros de empresa a cliente (B2C).
- Exportaciones.
Estos detalles deben ser reportados manualmente en la declaración GSTR-1 que debe ser presentada por los contribuyentes antes de las fechas de vencimiento designadas. Sin embargo, con el nuevo sistema de declaraciones del GST, en lugar de informar sobre los suministros B2B imponibles en una declaración, se actualiza en un anexo. Las facturas se pueden cargar de forma continua en la instalación en línea proporcionada portal GST en ANX-1. En última instancia, la mayoría de los detalles se rellenan automáticamente en RET-1/RET-2/RET-3 (similar a GSTR-3B).
Proceso de gestión de facturas
El proveedor (vendedor) debe cargar las facturas B2B en una instalación en línea proporcionada por GSTN. Se puede hacer de forma continua. El destinatario (comprador) debe realizar una acción sobre la factura cargada, como aceptarla o rechazarla, o marcarla como pendiente en un plazo determinado. El destinatario puede aceptar o marcar una factura como pendiente en cualquier momento después de haberla cargado el proveedor. Mientras que pueden rechazar sólo después del día 10 del mes siguiente para un período de impuestos relevante al que se refiere la factura.
La fecha límite se estipula para el periodo fiscal (un mes o un trimestre) antes de la cual las facturas pertenecientes al periodo fiscal correspondiente deben cargarse para que el comprador pueda solicitar el ITC. El resultado de la acción del comprador decidirá si quiere reclamar el crédito del impuesto soportado en dicha factura o no. A veces, el comprador no realiza ninguna acción, lo que resulta en la aceptación de un lote completo de facturas para el período fiscal después de la presentación de RET-1/RET-2/RET-3.
A continuación se muestra una ilustración de las acciones que realizan los compradores y lo que significa –
Entendamos las implicaciones de cada caso de acción o no acción a partir de la ilustración anterior. En el caso de «aceptar» o «considerar el cierre», el comprador puede reclamar el crédito fiscal soportado en su correspondiente RET-1/RET-2/RET-3. Una vez aceptada, el vendedor no puede editar la factura. En lugar de ello, si hay que hacer alguna corrección más tarde, el destinatario debe rechazar la factura y entonces la misma se rellenará en ANX-1 del mes siguiente, donde el proveedor puede modificar la factura. En el caso de «rechazar», el comprador no puede reclamar el crédito fiscal soportado (ITC) debido a un error en la factura o a que se ha cargado erróneamente en el GSTIN del comprador.
El vendedor será notificado del rechazo en la instalación en línea. Esta acción requerirá que el comprador se comunique con el vendedor/proveedor/vendedor continuamente para hacer las correcciones o modificaciones necesarias en las facturas y luego modificarlas en el ANX-1 del mes siguiente.
En el tercer caso de «marcarlo como pendiente», el comprador decide posponer la solicitud de crédito de impuesto soportado debido a las razones expuestas en la ilustración anterior. Estos se incluirán en el ANX-2 del mes siguiente del comprador, hasta el periodo de declaración que se produzca antes de septiembre del siguiente ejercicio o de la fecha de presentación de la declaración anual del ejercicio correspondiente.
Si el comprador no realiza ninguna acción, todas las facturas de un periodo fiscal se «considerarán bloqueadas»/aceptadas, en el momento de presentar el RET-1/RET-2/RET-3 correspondiente a un periodo fiscal. Estos datos se habrán autocompletado también en la declaración correspondiente.
Importancia de la gestión de las facturas
A partir del proceso de gestión de las facturas en el nuevo sistema de declaración del GST, podemos entender que es fundamental reclamar la cantidad correcta de crédito de impuesto soportado en el momento adecuado para que las empresas operen de manera eficiente en su capital de trabajo. A lo largo del proceso, la comunicación con el proveedor, en la que nunca se ha hecho hincapié para la presentación de la declaración GST (GSTR-1 y GSTR-3B), se convierte ahora en algo importante, ya que el ITC ya no puede solicitarse de forma provisional (sin un documento de apoyo de la factura).
¿Qué se entiende por bloqueo de facturas??
El bloqueo de las facturas se produce cuando el destinatario ha aceptado las facturas cargadas por el proveedor o las ha marcado como pendientes. El bloqueo de las facturas se traduce en un apretón de manos entre un proveedor y un destinatario que implica que ambas partes implicadas reconocen la transacción que se describe en la factura. Un destinatario podrá bloquear una factura antes de la presentación de la declaración de la renta. Sin embargo, puede que no sea posible bloquear las facturas individualmente cuando el número de facturas es elevado. Por lo tanto, existe una disposición para considerar el bloqueo de las facturas* (aceptar), que se cargan pero no se rechazan ni se mantienen como pendientes por el destinatario.
Después de que el destinatario presente la declaración, todas las facturas se considerarán aceptadas, excepto las facturas rechazadas o pendientes.
Se considera que las facturas están bloqueadas: Un proveedor carga las facturas y las hace accesibles a un destinatario en la función de visualización; las facturas que no son rechazadas o que no se mantienen como pendientes por un destinatario se considerarán bloqueadas una vez que el destinatario presente la declaración (RET-1/RET-2/RET-3) para el período fiscal en cuestión.
Facilidad de visualización en las nuevas declaraciones GST
Cuando un proveedor cargue una factura dentro del día 10 del mes siguiente, los detalles de la factura se rellenarán automáticamente en la declaración principal del proveedor (en la tabla de obligaciones) para ese mes. La pantalla en la que el destinatario puede ver, a partir de entonces, se conocerá como «facilidad de visualización» (en el documento de la declaración aparecerá como «anexo entrante»), que está disponible para que el destinatario rechace después del día 10 del mes en ANX-2. Sin embargo, las facturas pueden ser aceptadas o marcadas como pendientes en cualquier momento y se reflejarán en el RET-1/2/3 en consecuencia.
¿Es posible desbloquear una factura bloqueada??
Las facturas contra las que el destinatario reclama el ITC no estarán disponibles para realizar modificaciones. En caso de que dicha factura necesite una modificación, el proveedor tendrá que emitir una nota de crédito o débito o puede modificar la factura después de que el destinatario desbloquee una factura incorrectamente bloqueada en línea. Sin embargo, el destinatario debe revertir el ITC solicitado por él/ella y obtener una confirmación en línea de la misma.
¿Qué es una factura pendiente??
Un proveedor sube una factura pero se da una de las siguientes situaciones para que el destinatario marque la factura como pendiente:
- El destinatario no ha recibido el suministro.
- El destinatario no puede decidir si tiene que hacer uso del ITC.
- El destinatario desea aplazar la solicitud de ITC por el momento.
Cuando un destinatario declara la factura como pendiente, no podrá hacer uso del ITC en ese período fiscal en el que se marcó como pendiente. En su lugar, las facturas pendientes se rellenan en el ANX-2 hasta el mes de septiembre del ejercicio siguiente o la fecha de presentación de la declaración anual del ejercicio correspondiente, lo que ocurra primero.
¿Qué es una factura perdida??
Según las nuevas declaraciones del GST, el ITC se acreditará únicamente sobre la base de las facturas o notas de débito cargadas por un proveedor antes o después de la presentación de la declaración, dentro del plazo especificado. Cuando un proveedor se retrase o no cargue una factura/nota de débito durante más de dos períodos impositivos para los declarantes mensuales i.e T+2 (después de un trimestre para los declarantes trimestrales i.e T+1) y el destinatario puede hacer uso del ITC sobre la misma, dicha factura será calificada como «factura perdida. Si el proveedor no ha cargado nunca la factura y el destinatario ha solicitado el crédito correspondiente, el ITC se recuperará a través del destinatario.
Cómo informar de una factura perdida?
El ITC provisional de las facturas que faltan puede notificarse en el cuadro 3A(10).) del RET-1 por parte del destinatario. Un destinatario tiene que informar de una factura pendiente individualmente en la tabla 3L de ANX-1 en caso de retraso por parte del proveedor en el período fiscal T-2 para los declarantes mensuales (período fiscal T-1 para los declarantes trimestrales). Siempre que el proveedor comunique esas facturas en su ANX-1 y las ponga a disposición del destinatario para que pueda actuar, el destinatario deberá anular el ITC. Puede hacerlo informando de dichas facturas en la tabla 3B(3).) del RET-1 de dicho período impositivo en el que se cargó dicha factura y se puso a disposición del destinatario para su actuación.
¿Es posible modificar una factura que falta??
La modificación de una factura que falta se realizará a través de una modificación del anexo en ANX-1A del período fiscal correspondiente al que se refiere la factura. Además, se debe realizar el ajuste correspondiente en RET-1 en la tabla 3A al importe del ITC. Por lo tanto, se recomienda informar de todas las facturas en T+2 para la presentación mensual (o T+1 para la presentación trimestral) y posteriormente utilizar la opción de modificar la declaración.
Permitirá que cualquier factura que se notifique con retraso se modifique mediante una declaración de modificación. Además, se aconseja informar de todas las facturas que faltan de una vez antes de agotar la posibilidad de que el contribuyente modifique su declaración.