Qué se entiende por oficina virtual?
Una oficina virtual proporciona a las empresas una dirección física e instalaciones relacionadas con el lugar de trabajo, sin un largo contrato de alquiler ni gastos de personal administrativo. Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar con una oficina virtual, pero siguen teniendo cosas, como una dirección postal, servicios de atención telefónica, reuniones y videoconferencias.
Es más frecuente en los Estados Unidos de América. Recientemente ha extendido su presencia por todo el mundo, incluida la India.
Explicación de las oficinas virtuales
Las oficinas digitales sirven a los clientes como una entidad, pero no viven en un lugar fijo. Esta forma de instalación es particularmente común entre las nuevas empresas y las pequeñas empresas que buscan reducir los gastos generales.
El desarrollo de programas y servicios de colaboración en la web, como la videoconferencia, ha contribuido a mejorar el crecimiento de las oficinas virtuales.
Además, una oficina virtual puede contribuir a una mayor eficiencia, gracias a sus servicios, a liberar al personal de las tareas administrativas, así como a reducir los desplazamientos. Cada empleado debe operar desde la ubicación más conveniente, y la empresa no está restringida a la contratación de empleados con base local.
Las ventajas de un lugar de trabajo virtual son evidentes al instante, ya que cada vez más personas encuentran formas de trabajar a distancia. Sin embargo, algunos pueden encontrar que la programación del espacio de la oficina virtual no es diferente de las dificultades de programación de una oficina física convencional.
Ventajas y desventajas de una oficina virtual
El atractivo de una oficina virtual para los consumidores es doble. En primer lugar, el gasto mensual de una oficina virtual es mucho menor que el de una oficina típica. Se debe a la ausencia de costes de reparación y funcionamiento y a la menor necesidad de personal. Un contrato mensual también puede proteger una oficina virtual, por lo que si el negocio de un usuario cambia, hay más flexibilidad.
En EE.UU., el coste de utilizar una oficina virtual puede ser tan bajo como 50 dólares por la cuota de socio, y 250 dólares al mes o más por un contrato de servicio estándar mensual. Cuanto más cosas ponga, más caro será. En la India, los precios de los espacios de trabajo virtuales empiezan a partir de 650 rupias al mes y llegan hasta 1.000 rupias al mes.
En segundo lugar, se proporcionará una dirección postal para la oficina virtual. Incluye servicios de respuesta telefónica y videoconferencia. Incluso una empresa pequeña puede parecer más grande de lo que es. También puede proporcionar a los usuarios una dirección física (o varias direcciones) para llegar a los clientes. A menudo, la dirección otorga una gran calidad al usuario de una oficina virtual, como si se tratara de un lugar o una calle popular.
Muchas de las instalaciones proporcionadas por un sistema de oficina virtual se basan en la planificación previa. Muchos paquetes de espacio de oficina compartido vienen con un uso restringido de las salas de conferencias o instalaciones restringidas, como teleconferencias y videoconferencias. Las oficinas digitales pueden tener un acceso limitado por la noche y los fines de semana. Puede haber una falta de versatilidad, lo que la hace restrictiva e incómoda.
Además, hay un alto potencial de interrupciones que vienen con el trabajo desde casa, y ciertos empleados pueden no ser tan exitosos cuando operan en un entorno de oficina virtual.