Introducción
Se puede denominar voucher a cualquier documentación escrita que respalde los asientos consignados en los libros contables, indicando la exactitud contable de la transacción. Por ejemplo, una factura, un recibo, una hoja de sueldos y salarios, un contrafichero de nómina, un contrafichero de talonario de cheques o una escritura de fideicomiso.
Un vale es una forma redimible de bono de transacción que tiene un valor monetario determinado y sólo puede utilizarse en motivos o bienes específicos. Ejemplos de ello son los vales de alojamiento, transporte y comida.
Voucher contable
Se crea un vale una vez que hemos recibido la factura de un proveedor. Tiene que ser sellado como «pagado» cuando se hace un cheque o un pago digital a un proveedor y se archiva junto con cualquier documento justificativo.
En los sistemas de cuentas por pagar se realiza un mecanismo denominado «ejecución de pago» para producir los pagos que corresponden a los comprobantes no pagados. El comprobante puede utilizarse en las cuentas por cobrar para ajustar una cuenta. Además, el comprobante se puede utilizar para ajustar las cuentas en el libro mayor, y se llama como un comprobante de diario.
Componentes del cheque
Esto es lo más habitual en un sistema de pago manual, en el que forma parte del mecanismo de control. Un comprobante suele contener la siguiente información
- Número de identificación del proveedor
- El importe a pagar
- La fecha en que se efectuará el pago
- Las cuentas por pagar para registrar el pasivo
- Cualquier condición válida de descuento por pago anticipado
- La firma o sello de aprobación
Tipos de vales
Existen diferentes tipos de comprobantes en la contabilidad. Son:
- Vale de débito o pago
- Comprobante de crédito o recibo
- El comprobante de apoyo
- Comprobante no monetario o de transferencia (comprobante de diario)
Beneficios
A continuación se detallan algunas de las ventajas de mantener los vales:
- Los comprobantes son útiles para mantener un mejor control sobre el proceso de cuentas por pagar.
- Se pueden pagar muchas facturas a la vez, reduciendo así el número de cheques.
- Puede estar numerado previamente y simplifica la pista de auditoría de las cuentas por pagar.
- La aprobación de las facturas está separada del pago de las mismas, ambos para optimizar la productividad, facilitando la planificación.
- El cobro de las facturas lo realizará el cajero, que dependerá del tesorero.