En el mundo actual, la tecnología está presente en todas las esferas de la vida. La tecnología se ha convertido en una parte integral del mundo personal, así como del mundo empresarial. Internet se conoce comúnmente como la nube, y el concepto de almacenamiento en la nube creció con el tiempo, que se refiere al almacenamiento de datos en Internet.
Desde que las empresas han adoptado la tecnología como un componente clave en la configuración de su negocio, el uso de software para diferentes funciones es algo común de ver. El software de contabilidad basado en la web es uno de los componentes que ha revolucionado por completo el concepto de contabilidad en el mundo empresarial.
Qué es la contabilidad basada en la web?
La contabilidad basada en la web o en línea se refiere al almacenamiento de datos en un servidor remoto. Es lo que se llama popularmente contabilidad en la nube. La contabilidad en la nube permite al usuario acceder a los datos financieros y realizar transacciones en línea y guardarlas, haciendo todo esto en tiempo real.
Internet se conoce comúnmente como la nube, ya que comprende varios servidores que almacenan datos. El hecho de que la contabilidad web a menudo lleva consigo las características de las herramientas de copia de seguridad de datos y de recuperación de desastres son una razón más para integrarla en la propia empresa.
Limitaciones de un software de contabilidad tradicional
Costoso
El software de contabilidad tradicional es relativamente caro, no sólo en cuanto a la compra de la licencia para utilizarlo. Además del coste de la licencia, también hay que pagar por los dispositivos de almacenamiento, ya que la mayoría de los programas tradicionales no contienen una función de copia de seguridad de los datos.
Las nuevas empresas tendrán dificultades para hacer frente a la conservación y el mantenimiento del software tradicional. Además, el software tradicional a menudo requiere que uno pague dinero extra por las características adicionales.
Pérdida permanente de datos
La columna vertebral de cualquier empresa son los datos. Perder los datos de forma permanente podría perfectamente destruir el negocio. Las copias de seguridad del software tradicional suelen realizarse en un servidor interno, por lo que el riesgo de perder los datos de forma permanente es potencialmente alto. Por lo tanto, las empresas utilizan dispositivos externos para almacenar los datos también. Pero estos dispositivos también podrían verse comprometidos por un virus, provocando así la pérdida de datos.
Acceso limitado
El problema del software de contabilidad tradicional es que normalmente se instala en el ordenador del servidor central de la oficina. Si el ordenador del servidor se estropeara, se perdería el acceso a los datos, lo que supondría un gran obstáculo para la empresa. La imposibilidad de acceder a los datos en el momento en que se necesitan constituye un grave inconveniente que limita la capacidad de la empresa para llevar a cabo su trabajo con eficacia.
Ventajas de la contabilidad basada en la web
Mayor seguridad
La contabilidad basada en la nube implica el uso de la nube como centro de almacenamiento. Las características de seguridad de la nube son muy superiores en comparación con los niveles de seguridad del software de contabilidad tradicional. Dado que los datos se almacenan en la nube, los elementos de seguridad son diversos, de manera que las claves de seguridad pueden personalizarse para que sólo una persona designada pueda acceder a los datos.
Copias de seguridad periódicas
Las copias de seguridad son una característica estándar de la contabilidad en la nube. La copia de seguridad de los datos se puede realizar literalmente con un clic del ratón. El hecho de que los datos se almacenen en la nube facilita la copia de seguridad y la restauración en caso de que los servidores físicos se averíen. No hay ningún coste adicional por la copia de seguridad de los datos, ya que es una característica integrada de la contabilidad en la nube.
Facilidad de acceso y despliegue
La característica más destacada de la contabilidad en la nube es que se puede acceder a los datos en cualquier momento. En cualquier caso en el que haya que acceder a los datos de forma instantánea, esta característica suele garantizar que se resuelva la situación. Se pueden tomar decisiones empresariales rápidas y fiables ya que los datos son accesibles al instante.
La contabilidad en la nube no requiere largos procesos de instalación de ningún tipo para empezar a utilizarla. La aplicación del proveedor a través de la nube puede configurarse y desplegarse en cuestión de pocos minutos.
Rentabilidad
En comparación con el software de contabilidad tradicional, la contabilidad basada en la web es relativamente barata. No supondrá más que un gasto operativo, ya que no se requiere ninguna infraestructura adicional para mantenerla. La contabilidad en la nube normalmente requiere que el usuario pague una cuota mensual asequible para seguir utilizando los servicios.
Los paquetes ofrecidos para la contabilidad en la nube suelen ser atractivos, con la opción de pagar anualmente, semestralmente, mensualmente o incluso quincenalmente, en algunos casos. Esto, a su vez, ayuda a las empresas a mantener un flujo de caja constante, ya que pueden planificar en consecuencia y elegir un plan que se adapte a sus necesidades.
Ahorra tiempo
La contabilidad en la nube lleva la contabilidad a un nivel completamente nuevo en términos de automatización empresarial. La función de automatización de la empresa permite al usuario establecer un proceso de trabajo que lleva a cabo determinadas tareas de forma automática, como el pago a los acreedores de forma mensual. Del mismo modo, el usuario también puede hacer uso de la automatización para generar facturas para cada transacción de venta. Al automatizar ciertas tareas, la empresa ahorra mucho tiempo, lo que a su vez ahorra costes.
Escalabilidad
La contabilidad en la nube puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de la empresa, independientemente de su tamaño y naturaleza. Como tiene la capacidad de escalar, las funciones pueden ampliarse para satisfacer las necesidades del negocio en crecimiento. La flexibilidad de los planes de software permite al usuario elegir el que se adapte a las necesidades de la empresa en cualquier momento.