Para funcionar eficazmente, toda empresa necesita una estructura organizativa. Lo que hace la estructura organizativa es integrar todas las actividades de una empresa y su funcionamiento. Determina las funciones que desempeñan los distintos miembros del personal, sus decisiones y el impacto que éstas tienen en el conjunto de la empresa. El tipo de estructura organizativa adoptada depende principalmente del tamaño de la empresa y de su funcionamiento.
Estructura organizativa
La estructura organizativa engloba-
- Una jerarquía que delimita las funciones y responsabilidades de la organización.
- Responde a dos preguntas importantes: a) ¿Quién informa a quién?? b) Quién es responsable de qué?
- Representación pictórica del flujo de decisiones e información en toda la empresa.
Tipos de estructura organizativa
- Estructura funcional
Es el tipo de estructura organizativa más común. Se divide en diferentes departamentos basados en la función. Cada departamento tiene un director funcional y un número determinado de empleados. Dado que la división se basa en la función, cada departamento es capaz de racionalizar las actividades basadas en esa función y garantizar la máxima eficiencia.
La comunicación fluye a través de los jefes de departamento hacia la alta dirección. Por ejemplo, los departamentos se dividirán en Departamento de Ventas, Departamento de Compras, Departamento de Recursos Humanos, etc. Normalmente, este tipo de estructura se adapta bien a las pequeñas y medianas empresas. - Estructura divisional Aquí, los empleados se dividen en varios segmentos de un determinado producto, servicio o mercado. Cada unidad divisional tiene una estructura funcional que incluye ventas, marketing, recursos humanos, etc. Las grandes empresas suelen aplicar este tipo de estructura organizativa. Es ideal para organizaciones con múltiples productos y puede ayudar a acortar los ciclos de desarrollo de productos.
- Estructura plana/horizontal
En ella, los niveles de liderazgo son relativamente menores. La idea que subyace es que los empleados están menos estresados cuando hay menos presiones jerárquicas, lo que les permite trabajar libremente.
Al eliminarse la mayoría de los niveles de gestión intermedios, los empleados pueden tomar decisiones de forma más rápida y eficiente. También hace que se sientan mucho más implicados en la empresa, ya que sus aportaciones e ideas se fomentan y a menudo se tienen en cuenta, lo que a su vez impulsa la productividad y fomenta un entorno de trabajo saludable. Las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas (en su fase inicial) tienden a adoptar esta estructura. - Estructura matricial
Se trata de una estructura jerárquica híbrida en la que el empleado tiene que rendir cuentas a un director funcional y a un director de proyecto. Las líneas de comunicación fluyen tanto horizontal como verticalmente. Por lo tanto, facilita la puesta en común de los recursos.
La ventaja, desde el punto de vista de los empleados, es que pueden ampliar su conjunto de habilidades, ya que se les asignan varios proyectos que les permiten adquirir una experiencia inestimable, así como conocimientos y habilidades en áreas no explotadas anteriormente. La estructura matricial proporciona un enfoque más equilibrado en la toma de decisiones, ya que hay dos cadenas de mando en lugar de una.
Ventajas de tener una estructura organizativa
- Coordinación
La estructura organizativa define las funciones, las responsabilidades y las tareas de tal manera que facilita la cohesión y permite una coordinación perfecta. La práctica de desarrollar equipos para cada actividad fomenta además un entorno de trabajo saludable y un espíritu de convivencia. - Conflicto mínimo
Dado que se entiende bien cuál es el papel de cada uno en la organización, rara vez surge la confusión. Cada persona sabe a quién debe informar y cuáles son sus tareas, en un día determinado o en un proyecto determinado. - No hay duplicación de trabajo
La estructura organizativa incluye equipos en cada división/departamento. Se delegan funciones específicas a cada miembro del equipo para garantizar que no haya solapamiento ni duplicación de trabajo, lo que proporciona un mayor nivel de claridad. - Menos casos de atropellos
«Correr como un pollo sin cabeza» no es lo que quiere ninguna organización. Conduce a la pérdida de tiempo, dinero y recursos. Cuando existe una estructura organizativa, el nivel de claridad que proporciona con respecto a las personas adecuadas a las que acudir para una determinada tarea ahorra a la empresa tiempo y dinero en abundancia. - Promoción del personal
Cuando las personas conocen sus funciones, realizan las tareas con eficacia. Cuando realizan sus tareas de forma eficiente, esto da lugar a una promoción basada en su nivel de aportación e influencia y en la importancia que tienen para la organización. Con una estructura organizativa, un empleado también puede formular sus objetivos personales en cuanto al nivel al que aspira a estar con respecto a su puesto de trabajo. - Ayuda en la administración de sueldos y salarios
Al estar bien definidas las funciones y lo indispensable que es un determinado empleado para la organización, es más fácil llegar a la estructura salarial cuando se tienen en cuenta estas métricas. Sin embargo, las métricas implican ambas influencias, la tangible y la intangible. El coste de la vida, la inflación y otros factores también se tienen en cuenta a la hora de calcular el salario de un empleado. - Fácil comunicación a todos los niveles
El flujo de comunicación se da a conocer a todas y cada una de las personas de la organización, garantizando así un flujo de información fluido e ininterrumpido a todos los niveles de la organización. Esto, a su vez, ahorra a la empresa una fortuna en términos de costes, ya que la información no se retrasa, sino que se transmite de manera oportuna. - Fomenta la creatividad
Cuando todo funciona de manera fluida y eficiente, el enfoque es imperturbable. Esto libera las mentes de los empleados para que contribuyan a la organización más allá de sus líneas regulares de trabajo, fomentando así la creatividad y el pensamiento innovador.
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