Sistema de contabilidad por partida doble – Principios & Ventajas

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Un sistema de contabilidad por partida doble es aquel en el que se realiza un asiento correspondiente a cada transacción, i.e. débitos y créditos. La base del sistema de contabilidad por partida doble es que cada transacción tiene dos partes y afecta a dos cuentas contables. El sistema de contabilidad por partida doble se ocupa de dos o más cuentas para cada transacción comercial.

Por ejemplo, si una empresa realiza una operación de préstamo bancario, habrá dos asientos como activo y pasivo. Esto se debe a que aumentará el activo de la cuenta de saldo de caja y también aumentará el pasivo de la cuenta de préstamo a pagar.

Así, todas las transacciones financieras tienen un asiento opuesto e igual en al menos dos cuentas diferentes. El sistema de contabilidad por partida doble es muy utilizado, e incluye descripciones detalladas de los servicios y productos, gastos, ingresos, deudas incobrables, préstamos, etc.

Una de las ecuaciones fundamentales de la contabilidad es – Activo = Pasivo + Patrimonio neto. El total de ambos lados de la ecuación debe ser el mismo. Si el total del activo no es igual al total del pasivo más el capital, entonces hay un error en los libros de contabilidad. Por lo tanto, cada transacción tiene dos entradas, y si el pasivo aumenta, entonces el activo también debe aumentar para que los libros estén equilibrados.

Principios del sistema de contabilidad de doble entrada

Los principios que deben seguirse al registrar el sistema de contabilidad por partida doble son los siguientes

  • El débito se escribe a la izquierda y el crédito a la derecha
  • Todo débito debe tener su correspondiente crédito
  • El débito recibe el beneficio, y el crédito da el beneficio

Hay reglas que hay que tener en cuenta al contabilizar las transacciones de doble entrada en el proceso de contabilidad. Las siguientes son las reglas para los diferentes tipos de cuentas:

  • Para las cuentas personales: El débito al receptor, el crédito al dador
  • Para la cuenta real: El débito recibe el beneficio, y el crédito da el beneficio
  • Para la cuenta nominal: Debito de todos los gastos, crédito de todos los ingresos

Las cuentas personales son cuentas del libro mayor relacionadas con personas como individuos, asociaciones y empresas. Las cuentas reales son cuentas contables generales relacionadas con activos y pasivos distintos de las personas físicas y jurídicas. Las cuentas nominales son cuentas del libro mayor relativas a todos los gastos, ingresos, ganancias y pérdidas.

Asientos del sistema de contabilidad de doble entrada

Cada transacción que se anota en un diario implica un asiento de débito en una cuenta y un asiento de crédito en otra cuenta. Así, cada transacción debe registrarse en dos cuentas. La transacción registrada en dos cuentas refleja el débito en la cuenta que recibe valor y el crédito en la otra cuenta que ha dado valor.

La regla principal del asiento del sistema de partida doble es «debitar el receptor y acreditar el dador». El asiento del débito de una transacción estará en el lado izquierdo del diario general, mientras que el asiento del crédito estará en el lado derecho del diario. El total de débitos y créditos debe ser igual para que las transacciones estén equilibradas.

La siguiente tabla muestra un ejemplo de la doble entrada de transacciones en un diario.

Sl. No. Fecha Particulares Débito (Dr) Crédito (Cr)
1 1/7/2021 Salario
Cuenta de caja
(Siendo salarios pagados)
20,000 20,000
2 5/7/2021 Factura de electricidad
Caja A/c
(Siendo la factura de electricidad pagada)
1,000 1,000
3 8/7/2021 Vehículo
BancoA/c
(Siendo vehículo comprado)
50,000 50,000

En la tabla anterior, la primera entrada es la del salario pagado. Como el salario es una cuenta nominal, la regla es cargar todos los gastos y el efectivo, al ser una cuenta real, se abona ya que el pago en efectivo reduce el activo.

El siguiente asiento es la factura de electricidad que se paga. Dado que la factura de la luz es una cuenta nominal, se carga el gasto de la factura y se abona la cuenta de caja, que es una cuenta real.

El tercer asiento es el del vehículo comprado por la empresa. Dado que el vehículo es un activo y una cuenta real, se carga el activo entrante (vehículo) y se abona el efectivo pagado a través de una cuenta bancaria por el vehículo.

Los ejemplos anteriores de asientos muestran la doble entrada de las transacciones, según las reglas de débito y crédito para las respectivas cuentas.

Ventajas del sistema de doble entrada en la contabilidad

Toda empresa necesita tener un sistema de contabilidad. Aunque las pequeñas empresas pueden optar por un sistema de contabilidad por partida simple, es necesario que las empresas con más de un empleado o que tienen deudas, inventario o varias cuentas tengan un sistema de contabilidad por partida doble. Las ventajas del sistema de contabilidad por partida doble son las siguientes:

Imagen financiera completa

Las empresas cuyas transacciones son enormes deben mantener un sistema de contabilidad por partida doble. Esto se debe a que la contabilidad por partida doble ayuda a preparar informes financieros cruciales como la cuenta de resultados y el balance. Da una información completa de todas las transacciones en comparación con el sistema de partida única, ya que cada transacción consta de un origen y un destino.

Mejores decisiones financieras

El sistema de doble entrada ayuda a las empresas a mantener sus cuentas en detalle, lo que ayuda a controlar el negocio. Además, muestra la rentabilidad y la solidez financiera de varias partes de la empresa y, por tanto, ayuda a tomar mejores decisiones financieras.

Los registros detallados de las cuentas que se llevan en el sistema de partida doble también pueden utilizarse para comparar. Los detalles del año anterior pueden compararse con los del año en curso, y cualquier desviación encontrada durante la comparación puede ser trabajada.

Reduce los errores de contabilidad

El activo y el pasivo más el patrimonio neto en el balance del sistema de contabilidad por partida doble deben ser iguales. Si no son iguales, las anotaciones en los libros son erróneas e indican que los asientos son incorrectos. El sistema de partida doble garantiza la exactitud de los libros de contabilidad y del balance final. Además, ayuda a los contables a reducir los errores al ser precisos.

Preferencias de los organismos oficiales y de los bancos

El sistema de doble entrada es más transparente y completo. Ayuda a las empresas a conseguir inversores y a obtener créditos fácilmente. Los informes elaborados por el sistema de contabilidad por partida doble permiten a los bancos e inversores obtener una imagen completa y precisa de la salud financiera de la empresa. El Departamento de Impuestos prefiere este sistema de contabilidad. Los organismos estatutarios que rigen las empresas, como el Registro de Empresas, el SEBI, el RBI, etc., acepte también el sistema de contabilidad por partida doble.

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