Un sistema de contabilidad de partida única es aquel en el que las transacciones de la empresa afectan a una sola cuenta, i.e. Sólo el valor de una cuenta disminuirá o aumentará en función del importe de la transacción. Con este sistema, se elabora un libro de caja que recoge los pagos y cobros de las operaciones en efectivo.
En el sistema de contabilidad de partida única, se lleva el libro de caja y las cuentas personales de acreedores y deudores, y no se lleva ningún otro libro de contabilidad. Todas las transacciones de la empresa se registran en el libro de caja sin aplicar los principios del sistema de contabilidad por partida doble. En este sistema no se reconocen las cuentas nominales ni las reales.
En este sistema, se mantienen los registros relacionados con los impuestos pagados, la cuenta por pagar, el efectivo, las cuentas por cobrar y algunas otras cuentas. Normalmente, las pequeñas empresas prefieren el sistema de contabilidad por partida única, ya que es fácil de mantener y tiene unos requisitos mínimos.
Características del sistema de contabilidad de partida única
Las características del sistema de partida única son las siguientes
Comprobantes originales
Los comprobantes originales desempeñan un papel esencial en este sistema. Ayudan a reunir información como el importe, la fecha de la transacción, el descuento (si lo hay), las partes, etc.
Libro de caja
En el sistema de contabilidad de partida única, el libro de caja se lleva para registrar los cobros y pagos de la empresa durante un periodo determinado. Sólo se lleva un libro de caja en el que se incluyen tanto las transacciones privadas como las comerciales.
Cuenta personal
El sistema de partida única mantiene las cuentas personales de todos los acreedores y deudores para determinar el importe de las compras y ventas a crédito durante un periodo determinado. En este sistema se registran las cuentas personales, mientras que las cuentas reales y nominales se ignoran.
No hay reglas fijas
El sistema de contabilidad de partida única no tiene un conjunto fijo de reglas o principios para determinar el beneficio y preparar los diferentes estados financieros. Por lo tanto, es fácil de mantener. Sin embargo, puede haber variaciones en su aplicación de un negocio a otro, ya que no hay reglas fijas.
Estimación de pérdidas y ganancias
El beneficio o la pérdida de la empresa se estima a partir de la información disponible. Por lo tanto, no se determinan las ganancias o pérdidas exactas. El beneficio o la pérdida son estimaciones. Por lo tanto, no se puede determinar la situación financiera de la empresa en su conjunto.
Cuentas finales
Es difícil preparar las cuentas finales en el sistema de contabilidad de entrada única, ya que la información de las cuentas reales y nominales no está disponible. Las cifras del pasivo y del activo se calculan a partir de la información disponible, pero son estimaciones. Por lo tanto, se prepara el estado de cuentas en lugar del balance.
Ejemplo de sistema de entrada única
La forma más antigua del sistema de contabilidad por partida única es el libro de caja. A continuación se ofrece un ejemplo de los asientos del libro de caja:
| Fecha | Descripción | Ingresos | Gastos | Saldo |
| 01/06/2021 | Saldo b/d | Rs. 50,000 | Rs. 30,000 | Rs.20,000 |
| 05/06/2021 | Salarios pagados | Rs. 5,000 | Rs. 15,000 | |
| 10/06/2021 | Factura de electricidad pagada | Rs. 5,000 | Rs. 10,000 | |
| 11/06/2021 | Compra de existencias | Rs. 9,000 | Rs. 1,000 | |
| 25/06/2021 | Ventas | Rs. 30,000 | Rs. 31,000 | |
| 28/06/2021 | Depósito bancario | Rs. 15,000 | Rs. 46,000 | |
| 30/06/2021 | Saldo c/d | Rs. 95,000 | Rs. 49,000 | Rs. 46,000 |
En el ejemplo anterior del libro de caja, se realiza un único asiento para todos los ingresos y gastos de una empresa durante un mes. Los saldos de los ingresos y los gastos se trasladan al mes siguiente, y el mes siguiente comienza con los saldos totales de ingresos y gastos del mes anterior.
Ventajas del sistema de contabilidad de partida única
El sistema de partida única de contabilidad es un método muy sencillo y económico de llevar la contabilidad. Las ventajas de este sistema son las siguientes:
Simple y sencillo
El sistema de contabilidad de partida única es fácil de mantener y sencillo de entender. No tiene un conjunto fijo de principios y reglas que seguir al registrar las transacciones financieras. Como este sistema es sencillo, cualquiera puede llevarlo, ya que no requiere conocimientos contables adecuados.
Económico
El sistema de partida única de contabilidad es un sistema económico de registro y mantenimiento de las transacciones financieras. No es necesario contratar personal contable cualificado o profesionales para registrar las transacciones financieras de la empresa. Tampoco requiere un gran número de libros para registrar ya que hay un número limitado de transacciones financieras.
Facilidad para calcular el beneficio
El importe de los beneficios puede calcularse fácilmente con el sistema de contabilidad de partida única. Como se basa en la cuenta de resultados, es fácil averiguar los beneficios y las pérdidas de la empresa en cualquier momento.
Desventajas del sistema de partida única de contabilidad
Aunque el sistema de partida única es sencillo y económico, también presenta varios inconvenientes. Las desventajas del sistema de partida única son las siguientes:
No es científica ni sistemática
El sistema de partida única es un sistema poco científico y poco sistemático de registro y mantenimiento de las transacciones financieras, ya que no sigue ningún principio o regla fija para registrar las transacciones financieras.
Sistema incompleto
El sistema de partida única se considera un sistema contable incompleto porque no registra dos aspectos de las transacciones financieras de una empresa. Sólo mantiene una cuenta de caja y no mantiene las transacciones relativas a la cuenta real y nominal. Al registrar sólo un aspecto de todas las transacciones financieras, no presenta la información completa que requiere la dirección de la empresa.
Falta de precisión aritmética
Dado que el sistema de partida única no se basa en los principios de crédito y débito, no ofrece la exactitud aritmética de los libros de contabilidad. Con este sistema, no se puede preparar un balance de comprobación para verificar la exactitud aritmética de los libros de contabilidad. Al no existir precisión aritmética, la posibilidad de cometer manipulaciones, errores o fraudes es mayor que en el sistema de contabilidad por partida doble.
No refleja la verdadera situación financiera
La suma exacta de los beneficios o pérdidas no puede determinarse con el sistema de contabilidad por partida única, ya que no lleva cuentas nominales. Este sistema tampoco mantiene y registra las cuentas reales, excepto los libros de caja. Por lo tanto, no puede reflejar la situación financiera adecuada de una empresa.
No se puede elaborar el balance porque no se llevan las cuentas reales. Por lo tanto, no se puede determinar la posición financiera correcta de la empresa al final del período contable.
Inaceptable a efectos fiscales
El sistema de partida única tiene registros incompletos e inexactos de las transacciones financieras de una empresa. Por lo tanto, las autoridades fiscales no aceptan las cuentas llevadas y registradas con este sistema a efectos de la evaluación fiscal.