Veamos el capítulo 7 de las normas CGST – Cuentas y registros. Este texto está tomado de http://www.cbec.gov.in/resources//htdocs-cbec/gst/cgst-rules-01july2017%20.pdf
Mantenimiento de las cuentas por parte de las personas registradas
(1) Toda persona registrada deberá llevar y mantener, además de los datos mencionados en la subsección (1) de la sección 35, una cuenta veraz y correcta de los bienes o servicios importados o exportados o de los suministros que atraen el pago del impuesto sobre la inversión del sujeto pasivo, junto con los documentos pertinentes, incluidas las facturas, las facturas de suministro, los comprobantes de entrega, las notas de crédito, las notas de débito, los comprobantes de recepción, los comprobantes de pago y los comprobantes de reembolso.
(2) Toda persona registrada, que no sea una persona que pague el impuesto en virtud del artículo 10, deberá llevar la contabilidad de las existencias de los bienes que reciba y suministre, y dicha contabilidad deberá contener datos sobre el saldo inicial, la recepción, el suministro, los bienes perdidos, robados, destruidos, amortizados o enajenados como regalo o muestra gratuita y el saldo de las existencias, incluidas las materias primas, los productos acabados, la chatarra y el desperdicio de los mismos.
(3) Toda persona registrada deberá llevar y mantener una cuenta separada de los anticipos recibidos, pagados y los ajustes realizados a los mismos.
(4) Toda persona registrada, que no sea una persona que paga el impuesto en virtud de la sección 10, deberá llevar y mantener una cuenta que contenga los detalles del impuesto a pagar (incluido el impuesto a pagar de conformidad con las disposiciones de la subsección (3) y la subsección (4) de la sección 9), el impuesto recaudado y pagado, el impuesto soportado, el crédito del impuesto soportado solicitado, junto con un registro de la factura del impuesto, las notas de crédito, las notas de débito, el cheque de entrega emitido o recibido durante cualquier período fiscal.
(5) Toda persona registrada deberá conservar los datos de –
(a) los nombres y direcciones completas de los proveedores de los que ha recibido los bienes o servicios sujetos a impuestos en virtud de la Ley;
(b) nombres y direcciones completas de las personas a las que ha suministrado bienes o servicios, cuando se requiera en virtud de las disposiciones de este capítulo;
(c) la dirección completa de los locales donde almacena las mercancías, incluidas las mercancías almacenadas durante el tránsito, junto con los datos de las existencias almacenadas en ellos.
(6) Si se comprueba que los bienes sujetos a impuestos están almacenados en cualquier lugar(es) distinto(s) de los declarados en virtud de la subregla (5) sin la cobertura de ningún documento válido, el funcionario competente determinará el importe del impuesto pagadero sobre dichos bienes como si estos bienes hubieran sido entregados por la persona registrada.
(7) Toda persona registrada deberá llevar los libros de contabilidad en el lugar principal de actividad y los libros de contabilidad relativos al lugar adicional de actividad mencionado en su certificado de registro y dichos libros de contabilidad incluirán cualquier forma electrónica de datos almacenados en cualquier dispositivo electrónico.
(8) Cualquier entrada en los registros, las cuentas y los documentos no se borrará, borrará o sobrescribirá, y todas las entradas incorrectas, que no sean de naturaleza administrativa, se anotarán bajo certificación y, a continuación, se registrará la entrada correcta y cuando los registros y otros documentos se mantengan electrónicamente, se mantendrá un registro de cada entrada editada o eliminada.
(9) Cada volumen de los libros de contabilidad mantenidos manualmente por la persona registrada deberá estar numerado en serie.
(10) A menos que se demuestre lo contrario, si se encuentran documentos, registros o libros de contabilidad pertenecientes a una persona registrada en cualquier local distinto de los mencionados en el certificado de registro, se presumirá que son mantenidos por dicha persona registrada.
(11) Todo agente mencionado en la cláusula (5) de la sección 2 deberá llevar una contabilidad que refleje la,-
(a) detalles de la autorización recibida por él de cada mandante para recibir o suministrar bienes o servicios en nombre de dicho mandante por separado;
(b) los datos, incluidos la descripción, el valor y la cantidad (si procede) de los bienes o servicios recibidos por cuenta de cada mandante
(c) datos, incluyendo la descripción, el valor y la cantidad (si procede) de los bienes o servicios suministrados por cuenta de cada mandante;
(d) detalles de las cuentas entregadas a cada mandante; y
(e) el impuesto pagado por los ingresos o por las entregas de bienes o prestaciones de servicios efectuadas por cuenta de cada comitente.
(12) Toda persona registrada que fabrique bienes deberá llevar una contabilidad mensual de la producción en la que se indiquen los detalles cuantitativos de las materias primas o servicios utilizados en la fabricación y los detalles cuantitativos de los bienes fabricados, incluidos los residuos y subproductos de los mismos.
(13) Toda persona inscrita que realice una prestación de servicios deberá llevar una contabilidad en la que se indiquen los datos cuantitativos de los bienes utilizados en la prestación de servicios, los datos de los insumos utilizados y los servicios prestados.
(14) Toda persona registrada que ejecute un contrato de obras deberá llevar una contabilidad separada para el contrato de obras que muestre
(a) los nombres y direcciones de las personas por cuenta de las cuales se ejecuta el contrato de obras;
(b) la descripción, el valor y la cantidad (en su caso) de los bienes o servicios recibidos para la ejecución del contrato de obras;
(c) descripción, valor y cantidad (si procede) de los bienes o servicios utilizados en la ejecución del contrato de obras;
(d) los detalles de los pagos recibidos en relación con cada contrato de obras; y
(e) los nombres y direcciones de los proveedores de los que ha recibido bienes o servicios.
(15) Los registros en virtud de las disposiciones de este capítulo pueden mantenerse en forma electrónica y el registro así mantenido será autenticado por medio de una firma digital.
(16) Las cuentas llevadas por la persona registrada, junto con todas las facturas, las facturas de suministro, las notas de crédito y débito, y los comprobantes de entrega relativos a las existencias, las entregas, el suministro de entrada y el suministro de salida, se conservarán durante el período previsto en el artículo 36 y, en caso de que dichas cuentas y documentos se lleven manualmente, se mantendrán en todos los lugares de actividad relacionados mencionados en el certificado de registro y serán accesibles en todos los lugares de actividad relacionados en los que dichas cuentas y documentos se lleven digitalmente.
(17) Cualquier persona que tenga la custodia de las mercancías en calidad de transportista o agente de compensación y expedición para la entrega o envío de las mismas a un destinatario en nombre de cualquier persona registrada, mantendrá registros verdaderos y correctos con respecto a dichas mercancías manejadas por él en nombre de dicha persona registrada y presentará los detalles de las mismas cuando lo requiera el funcionario competente.
(18) Toda persona registrada deberá, cuando se le solicite, presentar los libros de contabilidad que esté obligada a mantener en virtud de cualquier ley vigente.
Generación y mantenimiento de registros electrónicos
(1) Se mantendrá y conservará una copia de seguridad electrónica adecuada de los registros, de manera que, en caso de destrucción de los mismos debido a accidentes o causas naturales, la información pueda restablecerse en un plazo razonable.
(2) La persona registrada que mantenga registros electrónicos deberá presentar, cuando se le solicite, los registros o documentos pertinentes, debidamente autenticados por ella, en copia impresa o en cualquier formato legible electrónicamente.
(3) Cuando las cuentas y los registros sean almacenados electrónicamente por cualquier persona registrada, deberá, previa solicitud, proporcionar los detalles de dichos archivos, las contraseñas de dichos archivos y la explicación de los códigos utilizados, cuando sea necesario, para el acceso y cualquier otra información que se requiera para dicho acceso, junto con una copia de muestra en forma impresa de la información almacenada en dichos archivos.
Registros que deben ser mantenidos por el propietario o el operador del depósito o almacén y los transportistas
(1) Toda persona que esté obligada a mantener registros y cuentas de conformidad con las disposiciones de la subsección (2) de la sección 35, si no está ya registrada en virtud de la Ley, deberá presentar los detalles relativos a su negocio electrónicamente en el portal común en el FORM GSTENR-01, ya sea directamente o a través de un Centro de Facilitación notificado por el Comisionado y, tras la validación de los detalles proporcionados, se generará un número de inscripción único que se comunicará a dicha persona.
(2) La persona inscrita en virtud de la subregla (1) como se ha dicho en cualquier otro Estado o territorio de la Unión se considerará inscrita en el Estado o territorio de la Unión.
(3) Toda persona inscrita en virtud de la subregla (1) deberá, cuando sea necesario, modificar los datos facilitados en el FORMULARIO GST ENR-01 electrónicamente en el portal común, ya sea directamente o a través de un Centro de Facilitación notificado por el Comisario.
(4) Sin perjuicio de lo dispuesto en la regla 56,-
(a) toda persona que se dedique al transporte de bienes deberá llevar un registro de los bienes transportados, entregados y almacenados en tránsito por ella, junto con el número de identificación del impuesto sobre bienes y servicios del expedidor y el destinatario registrados para cada una de sus sucursales.
(b) todo propietario u operador de un almacén o depósito deberá llevar libros de contabilidad con respecto al período en que determinadas mercancías permanezcan en el almacén, incluyendo los datos relativos a la expedición, el movimiento, la recepción y la eliminación de dichas mercancías.
(5) El propietario o el operador del almacén deberá almacenar las mercancías de tal manera que puedan ser identificadas por artículo y por propietario y deberá facilitar cualquier verificación o inspección física por parte del funcionario competente cuando se le solicite.