Reglas CGST: Capítulo 13 – Recursos y Revisión

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Veamos el capítulo 7 de las normas CGST – Cuentas y registros. Este texto está tomado de http://www.cbec.gov.in/resources//htdocs-cbec/gst/cgst-rules-01july2017%20.pdf

Mantenimiento de las cuentas por las personas registradas

(1) Toda persona registrada deberá llevar y mantener, además de los datos mencionados en la subsección (1) del artículo 35, una cuenta veraz y correcta de los bienes o servicios importados o exportados o de las entregas que conlleven el pago del impuesto en régimen de autoliquidación, junto con los documentos pertinentes, incluidas las facturas, las facturas de suministro, los comprobantes de entrega, las notas de crédito, las notas de débito, los comprobantes de recepción, los comprobantes de pago y los comprobantes de devolución.

(2) Toda persona registrada, que no sea una persona que pague el impuesto en virtud del artículo 10, deberá llevar la contabilidad de las existencias de los bienes que reciba y suministre, y dicha contabilidad deberá contener datos sobre el saldo inicial, la recepción, el suministro, los bienes perdidos, robados, destruidos, amortizados o enajenados como regalo o muestra gratuita y el saldo de las existencias, incluidas las materias primas, los productos acabados, la chatarra y el desperdicio de los mismos.

(3) Toda persona registrada deberá llevar y mantener una cuenta separada de los anticipos recibidos, pagados y los ajustes realizados a los mismos.

(4) Toda persona registrada, que no sea una persona que paga el impuesto en virtud de la sección 10, deberá llevar y mantener una cuenta que contenga los detalles del impuesto a pagar (incluido el impuesto a pagar de conformidad con las disposiciones de la subsección (3) y la subsección (4) de la sección 9), el impuesto recaudado y pagado, el impuesto soportado, el crédito del impuesto soportado solicitado, junto con un registro de la factura del impuesto, las notas de crédito, las notas de débito, el cheque de entrega emitido o recibido durante cualquier período fiscal.

(5) Toda persona inscrita deberá conservar los datos de –

(a) los nombres y las direcciones completas de los proveedores de los que ha recibido los bienes o servicios sujetos a impuestos en virtud de la Ley;

(b) los nombres y las direcciones completas de las personas a las que ha suministrado bienes o servicios, cuando se requiera en virtud de las disposiciones del presente capítulo; (c) la dirección completa de los locales en los que almacena los bienes, incluidos los bienes almacenados durante el tránsito, junto con los datos de las existencias almacenadas en ellos.

(6) Si se comprueba que los bienes sujetos a impuestos están almacenados en un lugar o lugares distintos de los declarados en virtud de la subregla (5) sin la cobertura de ningún documento válido, el funcionario competente determinará la cuantía del impuesto pagadero sobre dichos bienes como si éstos hubieran sido suministrados por la persona registrada.

(7) Toda persona registrada deberá llevar los libros de contabilidad en el lugar principal de actividad y los libros de contabilidad relativos al lugar adicional de actividad mencionado en su certificado de registro y dichos libros de contabilidad incluirán cualquier forma electrónica de datos almacenados en cualquier dispositivo electrónico.

(8) Ninguna anotación en los registros, cuentas y documentos podrá ser borrada, tachada o sobrescrita, y todas las anotaciones incorrectas, que no sean de naturaleza administrativa, deberán ser anotadas bajo certificación y, posteriormente, se registrará la anotación correcta y, cuando los registros y otros documentos se mantengan electrónicamente, se mantendrá un registro de cada anotación editada o borrada.

(9) Cada volumen de los libros de contabilidad mantenidos manualmente por la persona registrada estará numerado en serie.

(10) A menos que se demuestre lo contrario, si se encuentran documentos, registros o libros de contabilidad pertenecientes a una persona registrada en cualquier local distinto de los mencionados en el certificado de registro, se presumirá que son mantenidos por dicha persona registrada.

(11) Todo agente mencionado en la cláusula (5) de la sección 2 deberá llevar una contabilidad en la que figuren,-

(a) los detalles de la autorización recibida por él de cada mandante para recibir o suministrar bienes o servicios en nombre de dicho mandante por separado;

(b) los datos, incluyendo la descripción, el valor y la cantidad (cuando sea aplicable) de los bienes o servicios recibidos en nombre de cada mandante;

(c) los detalles, incluyendo la descripción, el valor y la cantidad (cuando sea aplicable) de los bienes o servicios suministrados en nombre de cada mandante;

(d) detalles de las cuentas entregadas a cada mandante; y

(e) los impuestos pagados por los ingresos o por las entregas de bienes o servicios efectuados por cuenta de cada mandante.

(12) Toda persona registrada que fabrique bienes llevará una contabilidad mensual de la producción en la que se indiquen los detalles cuantitativos de las materias primas o servicios utilizados en la fabricación y los detalles cuantitativos de los bienes así fabricados, incluidos los residuos y subproductos de los mismos.

(13) Toda persona registrada que preste servicios mantendrá las cuentas mostrando detalles cuantitativos de los bienes utilizados en la prestación de servicios, detalles de los servicios de entrada utilizados y los servicios prestados.

(14) Toda persona registrada que ejecute un contrato de obras deberá llevar una contabilidad separada para el contrato de obras que muestre

(a) los nombres y direcciones de las personas en cuyo nombre se ejecuta el contrato de obras;

(b) la descripción, el valor y la cantidad (si procede) de los bienes o servicios recibidos para la ejecución del contrato de obras;

(c) la descripción, el valor y la cantidad (si procede) de los bienes o servicios utilizados en la ejecución del contrato de obras;

(d) los detalles de los pagos recibidos con respecto a cada contrato de obras; y

(e) los nombres y direcciones de los proveedores de los que ha recibido bienes o servicios.

(15) Los registros en virtud de las disposiciones de este capítulo pueden ser mantenidos en forma electrónica y el registro así mantenido será autenticado por medio de una firma digital.

(16) Las cuentas mantenidas por la persona inscrita junto con todas las facturas, las facturas de suministro, las notas de crédito y débito, y los comprobantes de entrega relacionados con las existencias, las entregas, el suministro entrante y el suministro saliente se conservarán durante el período previsto en la sección 36 y, cuando dichas cuentas y documentos se mantengan manualmente, se mantendrán en cada lugar de negocios relacionado mencionado en el certificado de registro y serán accesibles en cada lugar de negocios relacionado donde dichas cuentas y documentos se mantengan digitalmente.

(17) Cualquier persona que tenga la custodia de las mercancías en calidad de transportista o agente de compensación y expedición para la entrega o envío de las mismas a un destinatario en nombre de cualquier persona registrada, mantendrá registros verdaderos y correctos con respecto a dichas mercancías manejadas por él en nombre de dicha persona registrada y presentará los detalles de los mismos cuando el funcionario correspondiente lo requiera.

(18) Toda persona registrada deberá presentar, cuando se le solicite, los libros de contabilidad que esté obligada a mantener en virtud de cualquier ley vigente.

Generación y mantenimiento de registros electrónicos

(1) Se mantendrá y conservará una copia de seguridad electrónica adecuada de los registros de manera que, en caso de destrucción de los mismos por accidentes o causas naturales, la información pueda restablecerse en un plazo razonable.

(2) La persona registrada que mantenga registros electrónicos deberá presentar, cuando se le solicite, los registros o documentos pertinentes, debidamente autenticados por ella, en copia impresa o en cualquier formato legible electrónicamente.

(3) Cuando las cuentas y los registros se almacenan electrónicamente por cualquier persona registrada, deberá, a petición, proporcionar los detalles de dichos archivos, las contraseñas de dichos archivos y la explicación de los códigos utilizados, en su caso, para el acceso y cualquier otra información que se requiere para dicho acceso, junto con una copia de muestra en forma de impresión de la información almacenada en dichos archivos.

Registros que deben ser mantenidos por el propietario o el operador del depósito o almacén y los transportistas

(1) Toda persona que esté obligada a mantener registros y cuentas de acuerdo con las disposiciones de la subsección (2) de la sección 35, si no está ya registrada en virtud de la Ley, deberá presentar los detalles relativos a su negocio electrónicamente en el portal común en el formulario GSTENR-01, ya sea directamente o a través de un Centro de Facilitación notificado por el Comisionado y, tras la validación de los detalles proporcionados, se generará un número de inscripción único que se comunicará a dicha persona.

(2) La persona inscrita en virtud de la subregla (1) antes mencionada en cualquier otro Estado o territorio de la Unión se considerará inscrita en el Estado o territorio de la Unión.

(3) Toda persona inscrita en virtud de la subregla (1) deberá, cuando se le requiera, modificar los detalles proporcionados en el FORMULARIO GST ENR-01 electrónicamente en el portal común, ya sea directamente o a través de un Centro de Facilitación notificado por el Comisionado.

(4) Sin perjuicio de lo dispuesto en la regla 56,-

(a) toda persona que se dedique al transporte de mercancías deberá llevar un registro de las mercancías transportadas, entregadas y almacenadas en tránsito por ella, junto con el número de identificación del impuesto sobre bienes y servicios del expedidor y el destinatario registrados para cada una de sus sucursales.

(b) todo propietario o explotador de un almacén o depósito deberá llevar libros de contabilidad con respecto al período en que determinadas mercancías permanezcan en el almacén, incluyendo los datos relativos a la expedición, el movimiento, la recepción y la eliminación de dichas mercancías.

(5) El propietario o el operador del depósito almacenará los bienes de tal manera que puedan ser identificados por artículo y por propietario y facilitará cualquier verificación física o inspección por parte del funcionario competente cuando se le solicite.

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