Una empresa puede externalizar la teneduría de libros o la contabilidad a un agente de externalización. La subcontratación de la contabilidad o de la teneduría de libros ahorrará mucho tiempo a los propietarios de la empresa. Sin embargo, los propietarios de empresas deben tener cuidado cuando subcontratan la teneduría de libros o la contabilidad de la empresa, ya que compartirán sus datos financieros con el agente de subcontratación.
Puntos a tener en cuenta antes de subcontratar la contabilidad o la teneduría de libros
Una empresa debe tener en cuenta ciertos factores cuando decida externalizar su contabilidad. Los contables subcontratados deben ser dignos de confianza, competentes y rápidos. A continuación se presentan algunas preguntas que ayudarán a una empresa a elegir el proveedor de servicios de contabilidad o teneduría de libros adecuado:
¿Cuál es el tamaño del proveedor de servicios de contabilidad o teneduría de libros subcontratado??
Una empresa debe averiguar el tamaño del contable o contador. El contable o tenedor de libros subcontratado puede trabajar individualmente o con un equipo. La empresa debe conocer a todo el equipo o a los socios del proveedor de contabilidad o teneduría de libros subcontratado. El conocimiento del tamaño del tenedor de libros o contador ayudará a la empresa a evaluar y confiar en el proveedor de servicios de externalización.
El proveedor de servicios de externalización debe estar familiarizado con el sector de la empresa?
El contable debe estar familiarizado con el sector de la empresa. Los diferentes sectores tendrán diferentes requisitos de contabilidad. Algunas industrias pueden tener que mantener sólo unas pocas cuentas, mientras que otras industrias necesitan mantener muchas cuentas. Un proveedor de servicios de externalización con experiencia previa en el mismo sector empresarial garantizará que el proveedor de externalización lleve los libros correctamente.
Cuál es la experiencia del proveedor de servicios de contabilidad o teneduría de libros externos?
La experiencia del proveedor de servicios de subcontratación ayuda a la empresa a decidir si debe o no subcontratar los servicios de contabilidad y teneduría de libros. El proveedor de servicios de externalización debe llevar la contabilidad de forma precisa y puntual. Deben tener la experiencia adecuada para revisar su trabajo para identificar errores y corregirlos. Esto garantiza el mantenimiento preciso de los libros de contabilidad.
¿Tiene el proveedor de servicios de externalización la cualificación adecuada??
La teneduría de libros no requiere ninguna habilidad especial; sin embargo, el tenedor de libros debe tener conocimiento de las cuentas y de las entradas en el diario y en el libro mayor. Cuando se trata de la contabilidad, la empresa tiene que comprobar si están cualificados o no. Por lo tanto, la empresa debe informarse sobre la cualificación del proveedor de servicios de externalización. La empresa debe subcontratar su contabilidad al proveedor de servicios de subcontratación que tenga conocimientos de contabilidad y teneduría de libros.
¿El proveedor de servicios de externalización utiliza alguna tecnología de contabilidad o teneduría de libros??
Los contables utilizan programas informáticos de contabilidad y teneduría de libros y los aplican dentro del modelo de negocio. El propietario de la empresa debe conocer el software utilizado por el proveedor de servicios de externalización. Ayudará a la empresa y al proveedor de servicios de subcontratación, ya que el software viene con muchas características como la automatización de las cuentas de los clientes, haciendo que el proceso de contabilidad sea fácil.
Cuál es el tiempo de entrega y respuesta del proveedor de servicios de externalización?
Un aspecto importante a tener en cuenta cuando se subcontratan servicios de contabilidad o teneduría de libros es el tiempo de entrega y respuesta del proveedor de subcontratación. La empresa debe preguntar cuándo puede esperar la entrega de sus informes.
La empresa debe averiguar si el proveedor de servicios de externalización puede proporcionarle un resumen de las cuentas semanal o mensualmente. La empresa también debe tener en cuenta el tiempo de respuesta previsto del proveedor de servicios de externalización para cualquier corrección, pregunta o consulta.
¿Tiene el proveedor de servicios de externalización información actualizada??
El proveedor de servicios de externalización debe estar al día y aprender nuevas habilidades. Deben conocer las últimas tecnologías y los cambios normativos que afectarán a la empresa. Los contables deben aplicar los nuevos cambios para mantener los libros de contabilidad de la empresa con precisión.
¿Cómo protege el proveedor de servicios de externalización a sus clientes??
El propietario de la empresa compartirá información financiera confidencial con el tenedor de libros o el contable. Por lo tanto, el propietario de la empresa debe asegurarse de que el proveedor de servicios de externalización utiliza una red segura. Los proveedores de servicios de externalización deben contar con un equipo bien informado y creíble para gestionar la protección de datos.
Cuáles son los costes del proveedor de servicios de externalización?
Los proveedores de servicios de contabilidad y teneduría de libros tendrán diferentes esquemas de pago. Algunos de ellos pueden cobrar por hora, mientras que otros pueden cobrar cada mes. La empresa debe informarse sobre las condiciones de pago y elegir el proveedor de servicios de externalización que se adapte a las necesidades y al presupuesto de la empresa.
Ventajas de externalizar la contabilidad o la teneduría de libros
- La externalización de la contabilidad es rentable. Ahorra los costes de productividad de la empresa, ya que no es necesario contratar empleados a tiempo completo para este trabajo.
- La empresa tendrá acceso a profesionales del sector con experiencia y conocimientos mediante la externalización de la teneduría de libros o la contabilidad.
- La externalización de la teneduría de libros o la contabilidad permitirá a la empresa disponer de más tiempo para concentrarse en sus objetivos. Los conocimientos de los contables experimentados ayudarán a la empresa a tomar las decisiones y políticas correctas.
- Cuando la empresa subcontrata la teneduría de libros y/o la contabilidad, se mantienen libros de contabilidad adecuados y precisos, ya que los proveedores de servicios de subcontratación son fiables y tienen experiencia.
Desventajas de subcontratar la contabilidad o la teneduría de libros
- La empresa no tendrá un control total sobre los contables, ya que no los contrata.
- Existe una falta de privacidad y un riesgo de fuga de datos cuando la empresa subcontrata su contabilidad. La protección de los datos financieros es esencial, y existe el riesgo de que sean pirateados o transmitidos a otras personas cuando se subcontratan.
- La comunicación con el proveedor de servicios de contabilidad y teneduría de libros externos puede ser difícil a veces. Al no estar presentes en la oficina, puede llevar más tiempo contactar con ellos y fijar una cita para discutir los informes financieros de la empresa.
- La empresa puede incurrir en costes adicionales si no se discute oportunamente las finanzas con los proveedores de servicios de contabilidad o teneduría de libros subcontratados. La empresa tendrá que hacer un seguimiento de los proveedores de servicios subcontratados.
La externalización de la contabilidad y la teneduría de libros de una empresa tiene ventajas y desventajas. La empresa debe informarse sobre los conocimientos, las habilidades, la experiencia y los costes del proveedor de servicios de contabilidad o teneduría de libros antes de elegir la subcontratación. Sin embargo, los proveedores de servicios de contabilidad y teneduría de libros adecuados ayudarán a desarrollar un negocio rentable.