Las actas del consejo de administración se refieren a las notas instantáneas o a los puntos que se llevan de cualquier reunión o de una audiencia en el tribunal. Los eventos o protocolos se registran (ya sea en un ordenador, en papel o incluso en audio) para ser consultados posteriormente. Un acta de la junta directiva debe ser tratada como un registro legal y oficial de la reunión, a la que asistieron todos los miembros de la junta directiva de una empresa. Los miembros del consejo de administración son un grupo de personas elegidas para representar a la empresa y tomar decisiones sobre los principales asuntos de la misma.
Las actas del consejo de administración deben ser precisas y pueden considerarse como una prueba legal ante un tribunal. Debe transcribirse (escribirse) o redactarse de forma sencilla. Algunas empresas incluso graban en audio las actas del consejo de administración para mayor precisión. Las notas de una reunión del consejo de administración pueden utilizarse para resolver problemas en una empresa y para desplegar mejores habilidades de gestión para el mejoramiento de cualquier empresa.
Los detalles que un acta de junta directiva debe capturar son:
- Mención precisa de la fecha y hora de la reunión
- Si se trata de una reunión especial (para tratar un tema concreto) o de una reunión regular y periódica
- Si la convocatoria de la reunión se entregó a todos los miembros del consejo de administración
- Los nombres y datos de todos los miembros del consejo que asistieron
- Nombres de los invitados a la reunión
- Si se estableció el orden del día de la reunión
- Si los miembros del consejo de administración salen o vuelven a entrar en la reunión
- Todas las acciones de la junta directiva (para capturar todas las aprobaciones, delegaciones de autoridad, directivas de la reunión)
- Si la votación en la reunión se hizo de manera justa y si todos los miembros presentes ejercieron su voto
- Si se consideraron todas las alternativas, decisiones y directivas del asunto
- Todo el plan de acción, las cuestiones resueltas y los planes futuros se discuten en la reunión
- Resumen de puntos importantes
- Si todos los miembros de la junta directiva estuvieron presentes en la reunión
- Y otras acciones importantes de la reunión
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