Definición de MOM ( Acta de la reunión )
Las actas de la reunión son las notas que se toman en el transcurso de la misma y que registran lo que ocurre en ella. Incluirá los puntos clave debatidos, los participantes, la resolución alcanzada, etc.
Pasos que intervienen en el registro del MOM
Los pasos a seguir son los siguientes
– Planificación previa: este paso implica decidir el orden del día de la reunión con antelación, invitar a todos los participantes pertinentes, designar a una persona específica para que tome notas durante la reunión, decidir el modo de redacción del acta, etc. Los participantes deben llegar a la reunión con pleno conocimiento de lo que se va a debatir en ella y de la mejor forma en que pueden contribuir a ello.
– Toma de actas: la persona designada puede utilizar el modo físico o electrónico para tomar el acta de la reunión. Los debates y las deliberaciones deben registrarse con la máxima claridad y precisión.
– Redactar o transcribir el acta: la reunión así grabada debe convertirse en un formato legible y presentable que pueda entenderse fácilmente al leerla.
– Compartir las actas de las reuniones: las actas transcritas deben compartirse con todos los participantes y otras personas relevantes para mantenerlos informados. Esto se puede compartir electrónicamente para ahorrar tiempo y llegar a un mayor número de destinatarios a la vez.
– Archivo o almacenamiento de las actas para su consulta en el futuro: cada reunión sucesiva y las actas de la misma tienen que ser meticulosamente registradas y guardadas en un orden específico para su consulta en una fecha posterior. Estos registros también pueden ser útiles en los procedimientos judiciales y son una prueba valiosa en los tribunales.
Contenido del MOM
Normalmente, en el MOM se incluyen los siguientes contenidos
- Fecha y hora de la reunión
- Nombres de los asistentes, así como de los participantes ausentes;
- Aceptación o modificación del acta de la reunión anterior;
- Decisiones tomadas en relación con cada punto del orden del día;
- Puntos clave de la reunión;
- Curso de acción futuro.
Algunos aspectos que hay que tener en cuenta al redactar el MOM
- Asegurarse de que el acta se redacta cuando el asunto aún está fresco en la mente. Evite retrasarlo.
- Revisar el acta para que sea nítida y concisa.
- Asegúrese de que todos los puntos clave se registran sin falta. Las omisiones pueden ser errores costosos a posteriori.
- Ayúdate de plantillas preexistentes para ahorrar tiempo.