Para que una organización funcione eficazmente y cumpla los requisitos legales, es esencial mantener ciertos registros y anotaciones. El mantenimiento de estos registros es importante para cumplir con los objetivos legales, de divulgación, estadísticos y de SIG.
El mantenimiento de estos registros ayuda a garantizar que las operaciones de una organización sean sistemáticas. La Ley de Sociedades, 2013 requiere que cada empresa mantenga y mantenga en su sede social los libros de cuentas y los documentos pertinentes y los estados financieros para cada FY (año financiero) que proporciona una imagen fiel del estado de los asuntos de la empresa que incluye sus sucursales y otras oficinas.
La disposición exige además una explicación de las transacciones realizadas tanto en la sede social como en las sucursales y dichos libros deben llevarse según el principio de devengo y siguiendo el sistema de contabilidad de doble entrada.
Libros reglamentarios
El registro estatutario se refiere a los registros específicos sobre los accionistas de una empresa, los directores y las reuniones celebradas. Estos registros se suman a los registros contables normales que las empresas también deben llevar. La mayoría de las empresas mantienen sus registros legales en una carpeta de hojas sueltas o libro encuadernado, pero pueden mantenerlo en cualquier forma como un registro informático. La Ley de Sociedades, 2013 requiere que cada empresa proporcione estos registros ante el ROC (registrador de empresas) dentro de los límites de tiempo específicos junto con las tasas prescritas.
Registros que deben mantenerse en virtud de la Ley de Sociedades, 2013
Registro de la empresa
Toda empresa que acepte depósitos debe mantener en el domicilio social uno o varios registros de los depósitos aceptados y/o renovados durante un periodo de 8 años. Dicho periodo debe ser a partir del año fiscal en el que se realizó la inscripción en dicho registro. Dicho registro debe contener lo siguiente respecto a los depositantes:
- Nombre, PAN y dirección de los depositantes;
- En el caso de los menores, datos del tutor;
- Datos del titular;
- Fecha e importe de cada depósito;
- Número de recibo de depósito;
- Tipo de interés;
- Duración de dicho depósito:
- Fecha de reembolso;
- La fecha de vencimiento del pago de intereses;
- Fecha de pago de los intereses adeudados;
- Datos relativos al seguro de depósito;
- Detalles de la carga/garantía creada;
- Otros detalles con respecto al depósito.
Todas las anotaciones que se realicen en este registro deben ser autenticadas por el directorio de la empresa, el secretario o cualquier otro funcionario autorizado para ello.
Registro de socios
Toda empresa debe llevar y mantener los registros mencionados a continuación con respecto a sus miembros:
- Registro de los socios por separado para las acciones de capital y las acciones preferentes.
- Registro de los titulares de obligaciones.
- Registro para otros titulares de valores.
Los registros deben contener un índice de los nombres. Además, el registro de socios, en caso de que una empresa no tenga el capital social, debe tener los siguientes datos de cada socio:
- Nombre, dirección, correo electrónico, PAN, UIN, CIN, ocupación, nacionalidad, nombre del padre/madre/nombre del cónyuge,
- Fecha de inicio de la afiliación,
- Fecha de cese de la afiliación,
- Otros datos necesarios.
Registro de directores y personal directivo clave
La Ley de Sociedades de 2013, requiere que todas las empresas mantengan y lleven un registro en su domicilio social que contenga los datos de los directores y KMP (Key Managerial Personnel), que debe incluir los detalles de los valores que poseen en la empresa o su filial, holding, empresas asociadas o filial de la empresa holding. De acuerdo con la regla 17 de las Reglas de las Empresas (Nombramiento y Calificación de los Directores), 2014, los datos mencionados a continuación se mantendrán en un registro en el domicilio social de la empresa:
- DIN (número de identificación del director);
- Nombre y apellidos;
- Cualquier nombre o apellido anterior;
- Nombre del padre, nombre de la madre y nombre del cónyuge;
- Fecha de nacimiento;
- Nacionalidad (incluida la nacionalidad de origen, si es diferente);
- Dirección residencial (actual y permanente);
- La fecha de la resolución del consejo de administración en la que se realizó el nombramiento;
- Ocupación;
- Fecha de nombramiento y de reelección;
- Fecha de cese en el cargo y motivos del mismo;
Registro de cargos
La empresa debe llevar un registro de gastos en el formulario nº. CHG 7. Este registro debe contener detalles de las cargas registradas con el registrador en los activos, la propiedad, las empresas o la empresa, junto con los detalles de la propiedad que fue adquirida y que estaba sujeta a las cargas y también los detalles de las modificaciones o la satisfacción de cualquier carga. El registro de cargas debe conservarse permanentemente en el domicilio social de la sociedad, sin embargo, el instrumento de creación de la carga debe conservarse durante un período de 8 años a partir de la fecha de satisfacción de la carga por parte de dicha sociedad.
Registro de certificados de acciones renovados y duplicados
Datos de cada uno de los certificados de acciones emitidos:
- en el canje de certificados consolidados o subdivididos o en la sustitución de certificados mutilados, desfigurados, viejos o rotos, desgastados, decrépitos, o cuando las jaulas del reverso para el registro de las transferencias estén debidamente utilizadas
- en lugar de los certificados destruidos o perdidos
deben inscribirse en un Registro de Certificados de Acciones Renovados y Duplicados que se llevará en el formulario nº SH.2. En el formulario nº SH.2, las empresas especifican contra el nombre de la persona a la que se ha emitido un certificado, la fecha de emisión y el número de los certificados en lugar de los cuales se ha emitido un nuevo certificado, y los cambios necesarios especificados en el Registro de Socios mediante las referencias cruzadas adecuadas en la columna «Observaciones. Al mantener este registro, se deben tener en cuenta los puntos mencionados a continuación:
- El registro debe conservarse de forma permanente y debe estar bajo la custodia del secretario de la empresa o de cualquier otra persona autorizada por el Consejo de Administración de la empresa.
- Todas las anotaciones realizadas en este registro deben ser autenticadas por el secretario de la empresa o por la persona autorizada por el Consejo de Administración de la empresa a este respecto.
Dicho registro debe mantenerse en el domicilio social de la empresa o en un lugar donde se mantenga el Registro de Miembros.
Registro de las opciones sobre acciones de los empleados
De acuerdo con las disposiciones de la Ley de Sociedades, 2013 una empresa debe mantener el Registro de Opciones sobre Acciones de los Empleados en el Formulario No. SH.6 y debe introducir en ella los datos de una opción concedida. Dicho registro debe mantenerse en el domicilio social de la empresa o en cualquier otro lugar a discreción del consejo de administración. Las anotaciones realizadas en este registro deben ser autenticadas por el secretario de la empresa o la persona autorizada por el Consejo de Administración de la empresa a este respecto.
Registro de acciones/otros valores recomprados
Según la Ley de Sociedades de 2013, una empresa debe mantener un registro de acciones y otros valores recomprados en el formulario SH 10. Los detalles que deben incluirse son los siguientes:
- Fecha de la aprobación de la resolución especial que autoriza la recompra de valores
- Fecha de aprobación de la Junta
- Número y precio de las acciones u otros valores autorizados para la recompra
- Fecha de dicha apertura y cierre de la oferta de recompra
- Fecha en la que se completó la recompra
- Descripción de las acciones u otros valores recomprados por la empresa
Artículos relacionados
Formularios en virtud de la Ley de Sociedades, 2013
Cumplimientos bajo la Ley de Empresas 2013
Mantenimiento de los libros de contabilidad en virtud de la Ley del impuesto sobre la renta y la Ley del impuesto sobre el valor añadido (GST) & Ley de Sociedades