Los libros de cuentas, incluyendo los comprobantes y recibos, deben ser mantenidos bajo diferentes leyes estatutarias – Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley de Sociedades 2013 y Ley GST. Los libros que deben llevarse, el periodo de conservación y los requisitos de obligatoriedad son diferentes en las tres leyes.
Mantenimiento de los libros de contabilidad en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta
Si la venta/volumen de negocios/ingresos brutos de la empresa o profesión es superior a Rs. 25.00.000 o los ingresos de la empresa o profesión es más de Rs. 2.50.000 en cualquiera de los 3 años anteriores, entonces los libros de cuentas se mantendrán obligatoriamente.
Las siguientes profesiones están cubiertas por esta disposición:
- Legal
- Médico
- Ingeniería
- Arquitectura
- Contabilidad
- Asesoramiento técnico
- Decoración de interiores
- Representante autorizado (aquel que cobra honorarios por representar a alguien ante el tribunal o cualquier autoridad)
- Artista cinematográfico (productor, editor, actor, director, director musical, director artístico, director de baile, camarógrafo, cantante, letrista, guionista o escritor de diálogos y diseñadores de vestuario).
- Secretario de la empresa
Por lo tanto, si las profesiones mencionadas tienen unos ingresos superiores a Rs. En caso de que la empresa haya tenido un volumen de negocios de 2.50.000 euros en cualquiera de los 3 años anteriores, deberá llevar los libros de contabilidad. En caso de una nueva profesión también, si se espera que los ingresos sean más de Rs. Si el certificado de acciones es de 2.50.000 euros, los profesionales deben llevar los libros.
Libros de contabilidad según la regla 6F
- Libro de caja
- Diario
- Libros de contabilidad
- Copias de facturas o recibos
- Registro de caja diario con detalles de los pacientes, los servicios prestados, los honorarios recibidos y la fecha de recepción (personas que ejercen una profesión médica)
- Detalles de las existencias de fármacos, medicamentos y otros consumibles utilizados (personas que ejercen una profesión médica)
Si los ingresos no son superiores a Rs. 2.50.000 en cualquiera de los 3 años anteriores o que no se prevea que sea superior a Rs. En el caso de una nueva profesión, también se deben mantener los libros. Sin embargo, los libros, en este caso, no se han especificado – por lo que cualquier libro se puede mantener, pero debe ser tal que ATO puede calcular los ingresos. Los libros deben mantenerse durante un período de 6 años desde el final del año en cuestión.
Mantenimiento de los libros de contabilidad en virtud de la Ley de Sociedades
Cada empresa tiene que mantener los libros de cuentas, en el domicilio social o en cualquier oficina que el consejo de administración pueda decidir. Si la empresa mantiene los libros en una oficina distinta de la sede social, tiene que informar a la RoC. La empresa puede llevar las cuentas electrónicamente también.
Duración de la teneduría de libros
Los libros deben mantenerse durante un período de 8 años a partir del final del ejercicio financiero correspondiente.
Libros de contabilidad que se deben mantener
- Estado de flujo de caja
- Registros de ventas y compras
- Registros de activos y pasivos
- Elementos de coste
- Actas, comprobantes, escritos, documentos, actas y registros, ya sea en formato físico o electrónico
Mantenimiento de los libros de contabilidad bajo la Ley GST
Todas las personas registradas tienen que mantener los registros del GST en el lugar principal de la empresa.
Registros que deben mantenerse
- Producción o fabricación de bienes
- Suministro de bienes o servicios entrantes y salientes o ambos
- Existencias de bienes
- El crédito de impuesto soportado que se utiliza
- Impuesto sobre la renta a pagar y pagado y
- Otros datos que pueden ser prescritos
Duración de la conservación de los libros
Los libros y registros deben mantenerse durante 6 años a partir de la última fecha de presentación de la declaración anual (31 de diciembre) para ese año.