En este artículo, repasaremos el significado y los ejemplos del libro mayor. Se trata de lo siguiente:
¿Qué es un libro mayor??
El Libro Mayor, en lenguaje sencillo, es una agrupación de transacciones de naturaleza similar. Una organización tiene múltiples transacciones en un día. Cada transacción da lugar a dos entradas según el sistema de contabilidad por partida doble. Estos asientos se contabilizan en las respectivas cuentas denominadas libros de contabilidad.
Ejemplos: Supongamos que una organización, Apple Ltd, comercia con frutas. Vende 20 kilos de fresas a Rs. 100 por kilo a su comprador en efectivo el 8 de agosto. El asiento será
| Cuenta corriente de efectivo | Dr | 20000 | ||
| A la cuenta de ventas | 20000 |
(Siendo 20 kilos de fresa vendidos a ABC a Rs. 100 por kilo) Ahora este asiento se contabilizará en los respectivos libros de contabilidad de la siguiente manera
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Cuenta de caja
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|---|---|---|---|---|---|
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Dr.
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Cr.
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| Fecha | Descripción | Importe (Rs) | Fecha | Descripción | Importe (Rs) |
| 8.8.2018 | A ventas | 20000 | |||
Del mismo modo, en la cuenta de ventas, el asiento se reflejará de la siguiente manera
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Cuenta corriente de ventas
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|---|---|---|---|---|---|
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Dr.
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Cr.
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| Fecha | Descripción | Importe (Rs) | Fecha | Descripción | Importe (Rs) |
| 8.8.2018 | Por Caja | 20000 | |||
La contabilización de la parte de débito y crédito de los asientos se llevará a cabo para cada asiento resultante de las transacciones. Gracias a la automatización, este engorroso proceso de contabilización se ha simplificado. La contabilización de los asientos en los respectivos libros de contabilidad se realiza en tiempo real y no se requiere ninguna intervención manual.
Significado simplificado de Libro Mayor y Proceso
Simplifiquemos este concepto con la siguiente ilustración: Pagamos las facturas mensuales de las tarjetas de crédito, los teléfonos móviles, la electricidad, etc. Durante un periodo de un año, podemos querer analizar nuestros gastos. Hemos archivado todas las facturas en un solo archivo, entonces tendremos que encontrar cada factura por mes y luego totalizar esa cabeza de gasto y luego comparar los diversos gastos. Pero esta tarea se simplificará si clasificamos las facturas según los gastos correspondientes y las archivamos en consecuencia desde el principio del año.
Por ejemplo, todas las facturas de móviles en un archivo, todas las facturas de tarjetas de crédito en un archivo, etc. Podemos analizar los gastos con mucha facilidad. Del mismo modo, a medida que se introducen las transacciones, los asientos resultantes se clasifican y se colocan en los libros de contabilidad. Estos libros de contabilidad se suman al final del período para formar un balance de prueba.
Clasificación de los libros mayores
Los libros mayores se clasifican según su naturaleza. Esta clasificación facilita la preparación de los estados financieros. La clasificación es la siguiente:
- Libros de gastos: Todos los gastos incurridos se contabilizarán en este libro. La cuenta de compras, la cuenta de alquiler, la cuenta de electricidad, la cuenta de mantenimiento y otras similares entran en esta categoría.
- Libros de ingresos: Todos los ingresos devengados/devengados se contabilizarán en esta cuenta. Las cuentas de ventas, intereses recibidos, descuentos recibidos entrarán en esta categoría.
- Libro de capital: Todas las cuentas relativas al capital introducido/devuelto se incluirán en este libro.
- Libro de activos: Todas las cuentas relativas a los activos se contabilizarán en este libro. Las cuentas de caja, banco, deudores, maquinaria, mobiliario y similares entran en esta categoría.
- Libro de pasivo: Todas las cuentas relativas a las deudas u obligaciones de la organización se contabilizarán aquí. Esto incluirá préstamos, acreedores, cuentas por pagar, etc.
Beneficios del Libro Mayor
- El libro mayor proporciona la situación de la empresa en un momento dado. Por ejemplo, un libro de caja reflejará el efectivo en mano a la fecha, el libro de banco reflejará el saldo bancario.
- Facilita la conciliación bancaria, ya que todas las transacciones pertenecientes a una misma cuenta bancaria se registran en un único lugar. A
- Además, dado que los libros de contabilidad se clasifican en el momento de su creación, una organización puede ver todos sus libros de deudores de una sola vez.
- Para los auditores, el libro mayor es una visión de las transacciones de una organización. El análisis detallado de los libros de contabilidad puede proporcionar a los auditores un conocimiento profundo de la empresa.
La base de la contabilidad es el asiento y el libro mayor es la agrupación y presentación hábil de los asientos. Los libros mayores proporcionan una estructura a la contabilidad y facilitan la preparación del balance de comprobación que, a su vez, facilita la preparación de los estados financieros.
Cuentas de control
Con la automatización de las cuentas, junto con la entrada manual de datos también hay algunas entradas generadas por el sistema. Por lo tanto, los libros mayores de un sistema ERP sólido reflejarán las entradas de varios subsistemas integrados en un libro mayor. Los asientos de los subsistemas tendrán un código de transacción particular y podrán ser fácilmente identificados. Del mismo modo, los asientos generados por el sistema tienen códigos específicos y pueden ser identificados.
Además, el concepto de libros auxiliares y libros principales se ha vuelto imperativo con la llegada de la automatización. Toda la entrada de datos se realiza en un sistema subsidiario y sólo se contabiliza un resumen en el sistema contable.