Qué es un libro de caja?
Un libro de caja es un diario financiero que incluye todos los ingresos y desembolsos de efectivo, incluidos los depósitos y retiros bancarios. Después, las entradas en el libro de caja se añaden al libro mayor.
Desglose del libro de caja
Como sucesor del libro mayor, se forma un libro de caja en el que todas las transacciones de efectivo realizadas dentro de un período contable se reportan en orden secuencial. Las organizaciones más importantes suelen dividir el libro de caja en dos partes: el libro de desembolsos de efectivo, que registra los pagos en efectivo, y el libro de ingresos de efectivo, que registra todo el efectivo obtenido por la empresa.
El informe de desembolso de efectivo incluirá elementos, como los pagos realizados a los minoristas para minimizar las cuentas por pagar, y cosas como los pagos recibidos por los consumidores en las cuentas devengadas por cobrar o las transacciones en efectivo se incluirían en el diario de ingresos de efectivo. En algunos aspectos, un libro de caja y una cuenta de caja son diferentes.
Libro de caja frente a cuenta de caja
Un libro de caja es un libro separado en el que se registran las transacciones de efectivo, mientras que una cuenta de caja es una cuenta del libro mayor. Un libro de caja sirve tanto para el diario como para el libro mayor, mientras que una cuenta de caja se organiza como un libro mayor. En un libro de caja, se necesita información o narración sobre el origen o el uso de los fondos, pero no en una cuenta de caja.
Hay varias razones por las que una empresa debe informar de las transacciones utilizando un libro de caja en lugar de una cuenta de efectivo, i.e. exposición natural y garantía de los saldos diarios de caja.
Los errores se pueden encontrar fácilmente mediante la verificación, y las entradas se mantienen actualizadas ya que el balance se comprueba diariamente. En el caso de las cuentas de efectivo, los saldos suelen conciliarse a final de mes, después de que se publique el extracto bancario mensual.