Llevar la contabilidad significa registrar las transacciones financieras y la información relativa a los negocios de una empresa con regularidad. Es un registro sistemático de las transacciones financieras de una empresa. Garantiza que los registros de cada transacción financiera estén actualizados, sean correctos y completos.
Los contables son personas o entidades que llevan los libros de contabilidad de una empresa. Gestionan todos los datos financieros de una empresa. Las empresas pueden seguir todas sus transacciones financieras en sus libros con una contabilidad precisa. La contabilidad ayuda a las empresas a tomar importantes decisiones de inversión, funcionamiento y financiación.
Conexión entre teneduría de libros y contabilidad
La teneduría de libros es un proceso separado de la contabilidad, que se produce dentro del ámbito más amplio de la contabilidad. Las cuentas se preparan a partir de la información proporcionada por la contabilidad. Una fuerte relación entre estas dos funciones es necesaria para llevar el negocio al siguiente nivel.
La contabilidad es un segmento de todo el sistema contable. La teneduría de libros es la base de la contabilidad, ya que contiene los registros adecuados de todas las transacciones financieras, mientras que la contabilidad implica la organización, el resumen, la clasificación y la información de las transacciones financieras.
Si la contabilidad es correcta, la contabilidad de una empresa será adecuada. Por lo tanto, la contabilidad es más amplia que la teneduría de libros y la contabilidad de una empresa depende de un sistema de teneduría de libros adecuado y preciso.
La contabilidad ayuda a interpretar la información contable para la toma de decisiones de los usuarios internos y externos. La teneduría de libros es un subconjunto de la contabilidad y de naturaleza administrativa que implica lo siguiente:
- Registrar las transacciones financieras
- Contabilización de créditos y débitos
- Elaboración de facturas
- Mantener y equilibrar la cuenta corriente y los libros mayores
- Completar las nóminas
Objetivos de la contabilidad
Los objetivos de la contabilidad son los siguientes:
Para registrar las transacciones
El primer objetivo de la contabilidad es mantener registros precisos y completos de todas las transacciones financieras de forma ordenada. Registra sistemáticamente todas las transacciones y garantiza que todas las transacciones financieras registradas se reflejen en los libros de contabilidad. Estas transacciones pueden utilizarse para futuras referencias.
Mostrar la posición correcta
La teneduría de libros ayuda a determinar el impacto global de todas las transacciones financieras de una empresa. Refleja el efecto financiero de todas las transacciones comerciales que han tenido lugar en un ejercicio económico. Proporciona información financiera a los accionistas y a la dirección de la empresa, ayudándoles así a formular políticas y planes futuros.
Para detectar errores y fraudes
La contabilidad ayuda a identificar las transacciones y a resumirlas cronológicamente de forma sistemática. Garantiza que los libros de contabilidad sean correctos, estén actualizados, sean cronológicos y estén completos. Así, ayuda a detectar cualquier error o fraude en la empresa.
Tipos de sistemas de contabilidad
Existen dos tipos de sistemas de contabilidad. Las entidades comerciales pueden elegir cualquiera de los tipos de sistemas de contabilidad. Algunas entidades utilizan una combinación de ambos tipos. Estos son los dos tipos de sistemas de contabilidad:
Sistema de contabilidad por partida simple
El sistema de contabilidad por partida simple es un sistema básico para registrar los ingresos diarios o generar un informe semanal o diario del flujo de caja de una empresa. En el sistema de contabilidad por partida única, el contable registra un asiento por cada transacción o actividad financiera.
El sistema de contabilidad por partida única implica el registro de una sola parte de la transacción o actividad. Mantiene sólo las compras, los cobros y pagos en efectivo y las ventas. Se utiliza principalmente en las pequeñas empresas, que tienen un número mínimo de transacciones.
Sistema de contabilidad por partida doble
El sistema de contabilidad por partida doble registra un asiento doble para cada actividad o transacción financiera. El sistema de doble entrada proporciona equilibrios y controles, ya que registra la correspondiente entrada de crédito para cada entrada de débito. No se basa en el efectivo, y las transacciones se registran cuando se obtienen ingresos o se contraen deudas.
El sistema de contabilidad por partida doble se basa en el concepto de dualidad, es decir, en el concepto de contabilidad por partida doble.e. ada transacción financiera afecta a dos cuentas. Significa que cada entrada de débito en una cuenta tiene una entrada de crédito correspondiente en otra cuenta y viceversa. Este sistema se adopta universalmente y se considera preciso para registrar las transacciones comerciales/financieras.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es necesaria para todas las empresas, independientemente del tamaño, la naturaleza, las transacciones comerciales o cualquier sector específico. Al iniciar un negocio, es esencial mantener registros adecuados. Los siguientes puntos indican la importancia de la contabilidad:
Registra el origen de las transacciones
La contabilidad actúa como fuente de todas las transacciones financieras de una empresa, ya que registra todas las transacciones financieras desde la fuente de la transacción, como recibos, facturas, notas de pago, etc.
La contabilidad lleva el control de los pagos, los recibos, las compras y las ventas, y registra todas las transacciones realizadas desde y por la empresa. Los estados financieros u otros informes contables de una empresa se resumen a partir de sus libros de contabilidad. Por lo tanto, todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben llevar una contabilidad adecuada.
Ayuda en la toma de decisiones
Un proceso de contabilidad correcto y adecuado proporciona a las empresas una medida precisa de su rendimiento. También proporciona información para la toma de decisiones estratégicas generales y un punto de referencia para sus objetivos de ingresos y ganancias. La contabilidad es una fuente fiable para que las empresas midan sus resultados financieros.
Una de las principales razones para llevar la contabilidad es mantener todos los registros financieros de una empresa que muestren la situación financiera de cada partida o cuenta de ingresos y gastos. Las empresas pueden obtener información detallada sobre cada ingreso o gasto de forma instantánea a través de la contabilidad.
Proporciona información para preparar los estados financieros
La contabilidad resume periódicamente los gastos, los ingresos y otros registros contables. Dado que la contabilidad registra y rastrea todas las transacciones financieras, se convierte en el punto de partida de la contabilidad. Si la contabilidad de una empresa no es correcta, la contabilidad de la empresa no será exacta.
La contabilidad proporciona información para preparar los informes financieros, que indican la información específica de la empresa sobre los beneficios obtenidos o el valor de la empresa en un momento determinado.
Requisitos legales
El mantenimiento de los estados financieros y los libros de contabilidad es un requisito legal en muchas leyes. En el caso de los bancos o las empresas o compañías de seguros, las leyes que los regulan exigen que dichas empresas lleven y conserven registros financieros. Por lo tanto, la contabilidad es necesaria para estas empresas.