El Registro de Empresas («ROC») es designado en virtud de la Sección 609 de la Ley de Sociedades, 2013 («Ley») en los distintos estados de la India con el fin de registrar las empresas en virtud de la Ley. Funciona bajo el Ministerio de Asuntos Corporativos («MCA»). Cada ROC mantiene el registro de archivos que contiene los detalles de las empresas registradas bajo ellos. Las empresas tienen que presentar los documentos prescritos por la Ley de vez en cuando en el ROC de su jurisdicción (el ROC de su región/estado bajo el que están cubiertos).
El registro que mantiene la ROC y los documentos presentados por la empresa están disponibles para su inspección por el público mediante el pago de la tasa prescrita. La información proporcionada por el ROC para el público incluye el certificado de constitución, la dirección de la empresa, los detalles de los directores, el capital registrado, la naturaleza de la empresa, las cuentas de la empresa, los detalles de los accionistas, etc.
El informe de búsqueda del ROC («informe de búsqueda») es un informe preparado por el CA, CS o abogado en ejercicio tras la inspección de los documentos o registros mantenidos con el ROC sobre una empresa. Es una herramienta para las partes interesadas o los bancos de los detalles de los registros de una empresa. Por lo general, los bancos exigen un informe de búsqueda de la empresa al concederles préstamos. Solicitan este informe de búsqueda con el fin de mantenerse a salvo de las empresas morosas. El informe de búsqueda ayuda a los interesados a decidir sobre la inversión, el control y la gestión o a entrar en contacto con la empresa.
Contenido del informe de búsqueda
El informe de búsqueda suele contener la siguiente información sobre la empresa-
- Nombre de la empresa
- Fecha de constitución
- CIN de la empresa
- La estructura de capital de la empresa
- El domicilio social
- Datos de los directivos de la empresa
- Datos de los accionistas
- Detalles de los cargos registrados
Proceso de preparación del informe de búsqueda
El informe de búsqueda se prepara visitando físicamente el ROC e inspeccionando los documentos y registros o inspeccionando los documentos disponibles en el sitio web de la MCA. La tasa prescrita debe ser pagada físicamente antes de ir al ROC para la inspección de los documentos o registros. La persona que inspecciona tiene que visitar el ROC junto con el cheque pagado por las tasas. El certificado debe estar a nombre de la persona que va a inspeccionar, o debe tener una carta de autorización si el certificado está a nombre de una empresa.
En el momento de la inspección, los detalles se pueden anotar en el ROC sólo con un lápiz. No se permite el uso de bolígrafos para anotar los detalles.
Si la inspección se hace a través de la página web de la MCA, entonces la tasa se debe pagar entrando en la página web. La cuota se paga a través de las opciones de pago que se ofrecen en la página web. Una vez pagada la tasa, los documentos se pueden consultar en la opción «Ver documento público» presente en la pestaña «Servicios de la MCA». Tras el pago de la tasa, los documentos se pueden consultar durante una semana y no más de tres horas seguidas.
Usos del informe de búsqueda
Por lo general, los bancos exigen un informe de búsqueda para evaluar la empresa antes de conceder los préstamos. El informe de búsqueda les ayuda a salvaguardarse de cualquier empresa o compañía que tenga directores incumplidos. El historial y la titularidad de las propiedades de la empresa pueden ser rastreados mediante la preparación de un informe de búsqueda, ya que proporciona detalles de los titulares de la carga, la hipoteca, la hipoteca creada que beneficiará a los bancos en el momento de la concesión del préstamo.
Ayuda a los accionistas a conocer el estado de la empresa. Pueden obtener un informe de búsqueda para conocer el estado de sus acciones en la empresa y la fecha de transferencia de sus acciones. Como el informe de búsqueda proporciona el historial completo de la empresa desde su constitución, les ayudará a decidir antes de invertir en la empresa.
Un individuo puede obtener el informe de búsqueda preparado antes de convertirse en el director de la empresa. Puede conocer a los actuales directores y los activos y pasivos de la empresa. Los clientes o proveedores pueden obtener un informe de búsqueda de la empresa antes de entrar en un acuerdo o contrato con la empresa.
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