Imprest – Definición, Qué es Imprest y Cómo funciona Imprest?

Qué se entiende por anticipos?

Una cuenta de anticipos es una cuenta de efectivo en la que se basa una empresa para pagar los gastos rutinarios y pequeños. Los cajeros reponen periódicamente los fondos de la cuenta de anticipos, al tiempo que garantizan el mantenimiento de un saldo fijo. El término «impresión» también puede significar un adelanto monetario que se da a una persona para un propósito específico.

Cuando las empresas dependen progresivamente de las transacciones electrónicas, el sistema de anticipos va cayendo poco a poco en desgracia. Utilizar una tarjeta de crédito de la empresa también es más atractivo que un anticipo. El primero contiene datos de transacciones electrónicas y no requiere una reposición de fondos de salida.

Explicación del sistema de anticipos

La forma más popular de anticipos es una cuenta de caja chica. Se utiliza cuando la emisión de cheques no es conveniente para cubrir transacciones menores. Estas cuentas contienen una cantidad fija de dinero en efectivo in situ que puede utilizarse para pagar a los empleados y gastos menores.

Los fondos para gastos menores suelen ser gestionados por custodios que controlan la cuenta y asignan el efectivo a los empleados que, a su vez, proporcionan los recibos correspondientes a la empresa. Las impresiones también pueden utilizarse para financiar salarios, beneficios, viajes al lugar de trabajo e incentivos para los trabajadores. El fondo suele ser reembolsado con dinero de la cuenta bancaria principal de la organización tras el pago de estos gastos de salida.

El sistema de anticipos desalienta el uso de gastos ilegales porque los fondos se reservan para fines particulares. Como consecuencia, el anticipo suele pagar la misma suma de dinero con regularidad. Lleva gradualmente la cuenta a un saldo casi nulo, hasta que se repone automáticamente con la misma cantidad fija de dinero.

Pasos en el sistema de anticipos

El sistema de anticipos consta de los siguientes pasos:

  • Se crea un pequeño fondo de caja, con una cantidad fija de efectivo. Está documentado en el libro de contabilidad de la empresa.
  • Todos los gastos cargados por el fondo de caja pequeña deben tener recibos reportados.
  • El fondo se repone periódicamente con los ingresos de los desembolsos para mantener un equilibrio fijo.
  • El fondo se supervisa cuidadosamente para detectar cualquier incoherencia entre el efectivo planificado (basado en el registro) y el efectivo real. Si hay algunas incoherencias, hay que revisarlas.
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