Cuando se trata de dirigir una empresa o un negocio, hay muchos factores que entran en juego. Uno de los más importantes es la compra y venta de activos que ayudarán al negocio en sus operaciones y beneficiarán a la empresa o negocio de una u otra manera. El coste de los activos que adquiere la empresa para dicho fin se expresa en forma de gastos o costos de la empresa. En otras palabras, se puede decir que un gasto es el coste de un activo que ha sido utilizado por la empresa en sus operaciones con el objetivo de aumentar los ingresos. Por lo tanto, un gasto es simplemente el uso de un activo para aumentar las ventas y, por lo tanto, aumentar el beneficio de la empresa. Aunque en el lenguaje normal se puede pensar que los gastos son el dinero que se paga, no es así como funciona. Los gastos sólo se crean cuando se utiliza el activo y no cuando se paga el efectivo. Entender el concepto de costes y gastos es muy importante a la hora de dirigir una empresa. Por eso, para entender cómo funcionan los gastos en una empresa, echemos un vistazo breve pero informativo al término y veamos los diferentes tipos de gastos que se producen en las empresas.
Qué es un gasto?
El término gasto se refiere al coste de las operaciones en las que incurre una empresa o negocio para generar ingresos. Si quiere que su negocio tenga éxito, sin duda tendrá algún coste, ya que necesitará diferentes tipos de activos que le ayuden en las operaciones de su empresa y que contribuyan a aumentar las ventas de la misma. Los costes que conlleva la obtención y el uso de dichos activos pueden denominarse gastos.
Los gastos comunes que una empresa tiene que manejar incluyen los pagos a los proveedores, los salarios de los empleados, los arrendamientos de la fábrica, y la depreciación del equipo. Los gastos que son deducibles pueden ser añadidos por los negocios o empresas en sus declaraciones de impuestos para reducir su renta imponible y su responsabilidad fiscal. Sin embargo, no todos los gastos son deducibles y es importante saber que las empresas no pueden reclamar sus gastos personales, no empresariales, como deducciones empresariales. Incluye los gastos de los grupos de presión, las sanciones y las multas.
Los contables de la empresa pueden registrar los gastos a través de uno de los dos métodos contables que incluyen el criterio de caja o el de devengo. Los gastos operativos y los gastos no operativos son los dos tipos principales e importantes de gastos empresariales.
A la hora de gestionar una empresa, uno de los principales objetivos de cualquier directivo es obtener los máximos beneficios. Los beneficios de cualquier negocio o empresa pueden aumentar si se consiguen mayores ingresos y se mantienen controlados los gastos. Reducir los costes y recortar los gastos puede ser útil para las empresas en lo que se refiere a obtener el máximo dinero de las ventas. Sin embargo, recortar demasiados gastos también puede tener un efecto negativo en la empresa. Entendamos esto a través de un simple ejemplo; por ejemplo, si usted ha pagado a una empresa de publicidad por el anuncio de su empresa, sin embargo, debido a alguna razón usted quiere ahorrar en ese dinero y por lo tanto decide recortar los gastos gastados en la publicidad. Aunque esto puede ahorrarle a usted y a su empresa algunos gastos, también reducirá la visibilidad de la empresa y puede costarle clientes potenciales.
Toda empresa o negocio tiene una cuenta de gastos que es una cuenta de contravalor. Esta cuenta tiene un saldo deudor. En términos sencillos, esto significa que los fondos del negocio o de la empresa disminuyen con el mayor número de gastos generados por la empresa. Las empresas suelen desglosar sus ingresos y gastos en las cuentas de resultados que realiza el departamento de contabilidad.
Los contables registran estos gastos a través de uno de los dos métodos contables que incluyen el criterio de caja y el de devengo. Cuando se registran los gastos mediante el método de caja, los gastos se registran sólo cuando se pagan. Sin embargo, al registrar los gastos mediante el método del devengo, los gastos se registran cuando se producen. Ambos métodos se pueden entender mejor con ejemplos relevantes.
Por ejemplo, el propietario de una empresa llama a un mecánico para que repare un par de ascensores de la empresa. Si se utiliza un método de caja para registrar los gastos, entonces el gasto de la reparación mencionada se registrará cuando se pague la factura. Sin embargo, una empresa que registra los gastos mediante el método del devengo, el registro de los gastos se realizará cuando la empresa reciba el servicio.
La mayoría de las empresas prefieren el método del devengo para registrar los gastos y se aseguran de que coincidan con los ingresos que se declaran en los períodos contables. Los gastos se utilizan para calcular los ingresos netos de la empresa, que se calculan mediante la siguiente fórmula:
Ingreso neto de una empresa = los ingresos de la empresa – los gastos de la empresa
Al hablar de los gastos en las empresas, también es importante entender los gastos de capital o los gastos de capital, que son los fondos que utiliza una empresa o un negocio para adquirir, mejorar y mantener activos físicos como propiedades, negocios, plantas industriales, tecnología o equipos.
Tipos de gastos
Ahora que hemos repasado los fundamentos del término «gastos» en la empresa y hemos comprendido su importancia, veamos los tipos de gastos que existen. Existen dos tipos o categorías principales de gastos empresariales: los gastos de explotación y los gastos no de explotación. Para entender mejor ambas categorías, vamos a repasarlas una por una.
Gastos de explotación
Los gastos de explotación son los gastos relacionados con las actividades principales de la empresa. Entre ellas se encuentran el coste de las mercancías vendidas, los gastos administrativos y el alquiler. Otros costes que entran en los gastos de explotación de la empresa o negocio son los costes de marketing, los costes de publicidad, los salarios de los empleados, los costes de promoción, los seguros y las prestaciones a los empleados.
Gastos no operativos
Los gastos no operativos son aquellos que no están directamente relacionados con las operaciones principales de la empresa. Entre ellos se encuentran los intereses y otros costes asociados a los préstamos.
Cómo funcionan los gastos?
La maximización de los beneficios es el principal objetivo de la dirección de cualquier organización empresarial. Se puede conseguir aumentando los ingresos y manteniendo los gastos bajo control al mismo tiempo. Reducir los costes ayuda a las entidades a ganar aún más dinero con las ventas. Sin embargo, puede tener serias repercusiones si se recortan mucho los gastos.
Por ejemplo, gastar menos en publicidad y promoción reducirá los costes. Sin embargo, a la larga se reduce la visibilidad de la marca de la empresa y su capacidad para acercarse a los clientes potenciales.
Contabilización de los gastos
Las empresas desglosan sus ingresos y gastos en su cuenta de resultados. Utilizan el criterio de caja o el de devengo para registrar los gastos. Con el método de contabilidad de caja, los gastos se registran cuando se pagan realmente. En cambio, con el método del devengo, los gastos se contabilizan cuando surge el pasivo.
Por ejemplo, si una empresa gasta en café y té para sus empleados en la oficina, utiliza el criterio de caja para registrar el gasto cuando paga la factura. Según el método del devengo, el contable registraría el gasto de previsión social del personal cuando la entidad empresarial reciba el servicio.
Los gastos suelen registrarse según el principio de devengo, lo que garantiza la coincidencia con los ingresos registrados en los periodos contables. En consecuencia, los gastos se utilizan para calcular los ingresos netos. La ecuación para estimar los ingresos netos es el total de ingresos menos el total de gastos.
Según la Ley del Impuesto sobre la Renta, las empresas no pueden reclamar sus gastos personales o no empresariales como deducciones empresariales. Tampoco pueden reclamar sanciones y multas.
El gasto de capital se refiere a los fondos utilizados por una empresa para adquirir, mejorar y mantener activos físicos fijos como propiedades, edificios, una planta industrial, tecnología o equipos.