Toda empresa debe tener un sistema de contabilidad. La contabilidad es el proceso de registrar, mantener, clasificar y resumir sistemáticamente las transacciones comerciales. La contabilidad ayuda a preparar los estados financieros finales y proporciona información vital sobre la situación de la tesorería, los beneficios o las pérdidas, la salud financiera de la empresa, etc.
Fundamentos de la contabilidad
Las transacciones de una empresa se clasifican de la siguiente manera:
Activos
Todo lo que añade valor a la empresa es un activo de la misma. Los activos de una empresa incluyen el efectivo en las cuentas bancarias, las cuentas por cobrar, el equipo, el inventario, el mobiliario, las computadoras, etc.
Pasivos
Todo lo que disminuye el valor de una empresa es un pasivo. Los pasivos de una empresa son las deudas que tiene la empresa, las cuentas por pagar a los proveedores, etc.
Ingresos
Los ingresos son la cantidad obtenida por la empresa mediante la venta de sus productos o la prestación de servicios.
Gastos
Los gastos son la cantidad que gasta la empresa para su funcionamiento. La factura de la luz, el salario de los empleados, las facturas de los servicios públicos, etc., se consideran gastos.
Patrimonio
Los pasivos de la empresa se deducen de los activos de la empresa. La suma deducida es el patrimonio neto, y refleja el interés financiero de la empresa.
Débito y crédito en el proceso contable
En el sistema de contabilidad de partida única, todas las transacciones financieras se anotan directamente en las respectivas partidas de ingresos y gastos en el libro de caja. Las cuentas se consolidan a partir del importe total de los ingresos y gastos para llegar a la estimación de los beneficios o pérdidas de la empresa y al estado final.
En el sistema de contabilidad por partida doble, todas las transacciones financieras se cargan en una cuenta y se abonan en otra en un diario. Los asientos del diario son esenciales, ya que constituyen la base para preparar los estados finales precisos de la empresa.
Las transacciones se cargan y abonan en el diario según las reglas de las tres cuentas siguientes:
Cuenta real
El activo y el pasivo están en las cuentas reales. El activo se carga y el pasivo se abona. La regla de las transacciones registradas en las cuentas reales es: se carga lo que entra y se abona lo que sale.
Cuenta personal
En las cuentas personales se registran las transacciones con personas físicas o jurídicas como individuos, empresas, compañías y asociaciones. La regla de la cuenta personal es: el débito al receptor y el crédito al dador.
Cuenta nominal
Todos los ingresos, gastos, pérdidas y ganancias se registran en la cuenta nominal. La regla de la cuenta nominal es: cargar todos los ingresos y ganancias y abonar todos los gastos y pérdidas.
Principios de contabilidad
El principio básico de la contabilidad es registrar las transacciones financieras de la empresa en el día a día. Los principios contables garantizan que todas las transacciones financieras sean completas, estén actualizadas y proporcionen la información necesaria para la elaboración de las cuentas. Los siguientes son los principios de la contabilidad:
Principio de ingresos
El principio de ingresos establece en qué momento el contable puede registrar una transacción como ingreso en los libros de contabilidad. Según este principio, una transacción se registra como ingreso para la empresa en el momento de la venta.
El principio de ingresos establece que los ingresos se producen en el momento en que la empresa/comprador toma posesión legal del artículo/bienes vendidos o cuando se presta el servicio. Implica que los ingresos se producen para la empresa cuando se reciben los bienes o se prestan los servicios, independientemente del momento en que se paga la transacción al vendedor. Este concepto también se conoce como el principio de reconocimiento de ingresos.
Principio de gasto
El principio de gasto establece el momento en el que el contable puede registrar una transacción como gasto en los libros de contabilidad. El gasto de una empresa se produce en el momento en que acepta los bienes o servicios de otra entidad/vendedor. Implica que los gastos se producen cuando se reciben los bienes, se relacionan o se presta el servicio, independientemente del momento en que se realicen las facturas o los pagos de la transacción.
Principio de correspondencia
El principio de correspondencia establece que cuando el contable registra los ingresos, todos los gastos relacionados deben registrarse también al mismo tiempo. Así, el inventario se carga al coste de los bienes vendidos al mismo tiempo que se registran los ingresos por la venta de los artículos del inventario.
Principio de coste
El principio de coste establece que se debe utilizar el coste histórico de un artículo en los libros de contabilidad y no el coste de reventa. Por ejemplo, si una empresa es propietaria de un inmueble o un vehículo, estos activos deben registrarse por su coste histórico y no por su valor actual de mercado.
Principio de objetividad
El principio objetivo establece que el contable debe utilizar en los libros de contabilidad únicamente datos fácticos y verificables y no la medición subjetiva de valores. Aunque los datos subjetivos parezcan mejores que los datos verificables, siempre hay que utilizar sólo los datos verificables.
Elementos de la contabilidad
Diarios
Los diarios son una parte esencial del sistema de contabilidad. La información completa sobre una transacción se puede encontrar en los diarios. El diario general es utilizado por muchas empresas para registrar los importes del debe y del haber de cada transacción que se produce en el sistema de contabilidad por partida doble. También puede indicar una breve descripción de las transacciones.
Libro mayor
El libro de contabilidad agrupa las transacciones de una empresa según la cuenta y su efecto en la empresa. Estas categorías o agrupaciones en el libro de contabilidad incluyen el pasivo, el activo, los ingresos y los gastos. Las transacciones comerciales de los diarios se registran o contabilizan en los libros de contabilidad periódicamente. La situación financiera de la empresa puede determinarse con la ayuda de los libros de contabilidad.
Estados financieros
Los estados financieros presentan la información sobre la situación financiera de un negocio/empresa a las partes externas. La mayoría de los sistemas de contabilidad utilizan los siguientes cuatro estados financieros principales
- Balance de situación – Proporciona la descripción de la situación financiera de un negocio o empresa para una fecha específica, enumerando los detalles del pasivo, el activo y el patrimonio de los accionistas.
- Declaración de ingresos/ganancias y pérdidas – Muestra los beneficios netos de los negocios o de la empresa en un periodo concreto.
- Estado de flujo de caja – Refleja los aumentos y disminuciones de efectivo de una empresa durante un período relacionado con las inversiones, las operaciones comerciales y las actividades de financiación de una empresa.
- Estado de cuentas de los accionistas – Muestra los cambios en los beneficios no distribuidos de la empresa, enumerando elementos como los dividendos pagados a los accionistas y los ingresos netos del año.