Tras la incorporación de la empresa, hay varios cumplimientos bajo la Ley de Sociedades, 2013. Todas las empresas que están registradas en virtud de la Ley de Sociedades de 2013 están obligadas a informar al Registro de Sociedades (ROC) sobre cualquier cambio en la empresa, como un cambio en el domicilio social, el cambio de los directores, el cambio en la escritura de constitución o los artículos de asociación y así sucesivamente.
Además de notificar los cambios al ROC, una empresa también debe presentar formularios para informar sobre el nombramiento de un auditor, las resoluciones y los acuerdos aprobados o realizados por la empresa, las declaraciones anuales de la empresa, el informe sobre la Junta General Anual, la dirección donde se mantienen los libros de cuentas, etc. La Ley de Sociedades de 2013 y las diversas normas elaboradas en virtud de la misma han especificado varios formularios para la incorporación de la empresa, la presentación de la información, la intimación de los cambios, la presentación de las cuentas, y así sucesivamente por una empresa registrada. Al presentar los formularios, una empresa debe tener en cuenta los requisitos generales de la ley de sociedades.
Aquí hay una lista de directrices que pueden ayudar a una empresa en la preparación de la presentación de diversos formularios ROC:
- Requisitos de cada formulario: Cada formulario ROC tiene ciertos requisitos específicos con respecto a los documentos que se deben cargar, los datos que se deben rellenar, etc. Una empresa tiene que comprobar el formulario ROC que se presentará con respecto a cualquier cambio que se produzca en la empresa o las actividades llevadas a cabo por la empresa. La empresa debe llevar a cabo los procedimientos tales como la aprobación de una resolución de la junta y tener la información en la mano con el fin de presentar el formulario.
- Copias escaneadas de los documentos: Las copias de los documentos tales como los estados financieros, las resoluciones de la junta para el cambio de dirección, la carta de nombramiento de un director, auditor y la renuncia y otros documentos deben ser debidamente firmados con el sello de la empresa. Los formularios deben ser firmados por el firmante autorizado o el gerente de finanzas o director de la empresa, como puede ser prescrito. Los documentos de la empresa deben ser ejecutados en el membrete de la empresa. Los documentos originales debidamente firmados deben ser escaneados y cargados con los formularios ROC. Los formularios no pueden llevar SD/- en lugar de las firmas reales.
- Presentación de las cuentas anuales: En el caso de la presentación de las cuentas anuales, la empresa debe tener el informe del consejo de administración, el informe de los auditores, los detalles de la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance y el nombramiento del auditor y otros detalles que puedan ser aplicables. La empresa tiene que mencionar también los detalles de sus principales productos y servicios y el volumen de negocios con respecto a dicho producto o servicio. El formulario anual AOC-4 debe presentarse en un plazo de 30 días a partir de la fecha de la Junta General Anual (AGM).
- Colocación de la firma digital: Todos los formularios ROC deben estar firmados digitalmente por uno o dos directores de la empresa, según corresponda. Algunos formularios tienen que estar firmados digitalmente por un profesional en ejercicio, es decir, un contable o un contable de costes o un secretario de empresa. Además, todos los formularios deben presentarse en línea.
- Pago de la tasa de presentación: Las empresas tienen que pagar una tasa de presentación al presentar los formularios, según sea aplicable. La tasa tiene que ser pagada en línea durante la presentación de los formularios para garantizar la integridad de la presentación. En caso de retraso en la presentación de cualquiera de los formularios, las normas del derecho de sociedades prescriben una tasa adicional para la presentación de los formularios. Estas tasas adicionales deben ser pagadas junto con la tasa de presentación normal.
- Sanción por omisión de presentación: La Ley de Sociedades y las normas prescriben sanciones por la omisión de presentar los formularios ante el ROC. La empresa, cualquier funcionario de la empresa o el director, autorizado para llevar a cabo la presentación puede ser responsable de las sanciones prescritas en la Ley de Empresas, 2013.