Las empresas llevan libros de caja para registrar tanto las transacciones de efectivo como las bancarias.
Un libro de caja tiene una columna de efectivo que muestra el efectivo disponible en la empresa y una columna bancaria que muestra el efectivo en el banco.
El banco también lleva una cuenta para cada cliente en sus libros. Todos los depósitos se registran en el haber de la cuenta del cliente y las retiradas en el debe de su cuenta. El banco envía periódicamente un extracto de cuenta a los clientes.
A veces los saldos bancarios según el libro de caja y el extracto bancario no coinciden. En caso de que el saldo disponible en la libreta no coincida con la columna bancaria del libro de caja, la empresa debe identificar las razones de ello.
Es importante conciliar las diferencias. Para conciliar los saldos que aparecen en el libro de caja y en la libreta se prepara un estado de conciliación conocido como Estado de Conciliación Bancaria o ERB.
En otras palabras, el extracto bancario es un estado que se prepara para conciliar la diferencia entre los saldos de la columna bancaria del libro de caja y la libreta en una fecha determinada.
Por qué preparar un BRS?
No es obligatorio preparar un informe contable y no hay una fecha fija para preparar el informe contable.
El BRS se prepara periódicamente para comprobar que las transacciones relacionadas con los bancos se registran correctamente en la columna de bancos del libro de caja y también por el banco en sus libros. El BRS ayuda a detectar errores en el registro de las transacciones y a determinar el saldo bancario exacto en una fecha determinada.
Cómo preparar una NRV
- El primer paso es comparar los saldos de apertura tanto de la columna bancaria del libro de caja como del extracto bancario; estos podrían ser diferentes debido a cheques no acreditados o no presentados de un período anterior.
- Ahora, compare el lado del crédito del extracto bancario con el lado del débito de la columna bancaria del libro de caja y el lado del débito del extracto bancario con el lado del crédito de la columna bancaria del libro de caja. Marque todas las partidas que aparecen en ambos registros.
- Analizar los asientos tanto en la columna bancaria del libro de caja como en la libreta y buscar los asientos que no se han contabilizado en la columna bancaria del libro de caja. Haz una lista de estos asientos y realiza los ajustes necesarios en el libro de caja.
- Corregir si aparece algún error o equivocación en el libro de caja.
- Calcular el saldo corregido y revisado de la columna bancaria del libro de caja.
- Ahora, comience el estado de conciliación bancaria con un saldo actualizado del libro de caja.
- Suma los cheques no presentados (cheques emitidos por la empresa a sus acreedores o proveedores pero no presentados para su pago – Gastos) y deduce los cheques no acreditados (cheques pagados en el banco pero aún no cobrados – Ingresos).
- Realice todos los ajustes necesarios para los errores bancarios. En caso de que el extracto de conciliación bancaria comience con el saldo deudor según la columna del banco del libro de caja, sumar todos los importes erróneamente abonados por el banco y deducir todos los importes erróneamente abonados por el banco. Haga lo contrario en caso de que su inicio sea con el saldo acreedor.
- La cifra resultante debe ser igual al saldo según el extracto bancario.
Ventajas de la preparación de una NRV
Los errores contables pueden dar lugar a circunstancias más que embarazosas cuando los cheques rebotan o las empresas empiezan a recibir molestas llamadas de acreedores o proveedores por pagos ya liberados.
Las conciliaciones bancarias le ayudan a detectar el fraude y a reducir el riesgo de transacciones que podrían causar penalizaciones y cargos por demora. La conciliación bancaria ofrece varias ventajas a una empresa, entre ellas:
- Detectar errores: Una conciliación bancaria le ayuda a detectar errores contables que son comunes en todas las empresas. Estos errores incluyen errores como sumas y restas, pagos no realizados y pagos dobles.
- Seguimiento de intereses y comisiones: Los bancos pueden añadir a su cuenta el pago de intereses, comisiones o penalizaciones. La conciliación bancaria mensual le permite sumar o restar dichas cantidades en sus libros.
- Detectar el fraude: Es posible que no pueda evitar que los empleados roben su dinero una vez, pero sí puede evitarlo en el futuro. El estado de conciliación bancaria le ayuda a detectar y descubrir las transacciones fraudulentas. Es aconsejable emplear a una persona independiente para realizar las conciliaciones para evitar que el empleado de contabilidad falsifique sus libros y conciliaciones.
- Seguimiento de las cuentas por cobrar: BRS le permite confirmar todos sus recibos, lo que le ayuda a evitar situaciones incómodas y también a identificar entradas de recibos que no se han depositado.