Ecuación contable – Un análisis detallado

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Cada día de nuestra vida está lleno de acciones y reacciones. Cuando elegimos realizar la acción de beber agua, nuestro vaso se vacía pero al mismo tiempo nuestro cuerpo reacciona y nuestra sed se calma. Cargamos nuestros teléfonos cuando tienen poca batería: se consume electricidad y simultáneamente se recarga la batería.

Si miramos un simple balancín en un parque infantil, observamos que para que un lado suba, el otro tiene que bajar. Por tanto, podemos decir que todas estas acciones y reacciones no son más que transacciones que realizamos a diario. Puede que no sea necesario llevar un registro de estas transacciones ordinarias, pero cuando dichas transacciones se realizan en efectivo, es necesario llevar un registro sistemático de las mismas. Esto es exactamente lo que son las cuentas: un registro sistemático de las transacciones financieras. La base de la preparación de estas cuentas es puramente lógica.

Intentemos llegar a esta lógica por nosotros mismos: Toda transacción tiene dos elementos básicos: Uno es el ingreso y el otro el gasto. Sea como sea, toda transacción es un intercambio de recursos. Pagamos dinero y recibimos bienes/servicios. Esta es la base del «Debe» y el «Haber» en las cuentas y es también la forma en que el sistema de partida doble obtuvo su nombre. Los distintos elementos financieros de una empresa tienen, en esencia, la naturaleza de los ingresos percibidos en el año en curso, los ingresos a cobrar en años futuros, los gastos relativos al año en curso y los gastos relativos a años futuros. Las cuentas que representan los ingresos y los gastos que no están relacionados con el año en curso pueden clasificarse, a grandes rasgos, como un activo o un pasivo. El objetivo principal de la contabilidad es que, en cualquier momento, se pueda conocer la situación de la empresa. Hay dos aspectos en la situación de un negocio:

  • Resumen de los ingresos y gastos pasados: para saber si han sido rentables durante un periodo determinado.
  • La disponibilidad de recursos para obtener ingresos e incurrir en gastos en el futuro – para saber si pueden mantener al menos el mismo nivel de rentabilidad o no.

Por lo tanto, cuando es necesario conocer el estado de la situación durante un período determinado, todas las partidas de ingresos y gastos corrientes se resumen en una sola cuenta y se obtiene el resultado del período. Así nace una cuenta de pérdidas y ganancias. Para comprender la situación financiera de una empresa en una fecha determinada, las cuentas que se refieren a los beneficios futuros, denominadas «activos», y las que se refieren a las obligaciones futuras, denominadas «pasivos», se resumen juntas y se muestran en un estado que se conoce como balance. Es importante tener en cuenta que el beneficio o la pérdida neta también acabaría en el balance. Todas las partidas que aparecen en el balance pueden clasificarse en 3 epígrafes básicos:

  • Capital: Representa la inversión del propietario en la empresa y todo el dinero que se le debe (por e.g., beneficios). La empresa se trata como una entidad separada del propietario y cualquier dinero que éste invierta en la empresa tendrá que serle devuelto en última instancia. La cuenta de capital también aparece en el pasivo del balance por la misma razón.
  • Pasivo: Representa todas las partidas financieras que tienen carácter de obligación frente a una entidad externa. El pasivo incluiría los préstamos y depósitos tomados, los gastos a pagar en el futuro, los acreedores comerciales, los descubiertos bancarios, etc.
  • Activo: Representa todas las partidas financieras que tienen la naturaleza de un beneficio o de un recurso que es exigible en el futuro o que se utiliza para obtener beneficios económicos futuros. El activo incluiría el inmovilizado material (planta & maquinaria, edificio, terreno, mobiliario, etc.), activos intangibles (patentes, marcas, fondo de comercio, etc.).), existencias comerciales que quedan sin vender al final del periodo, préstamos concedidos a otras partes, depósitos concedidos, saldos de caja y bancarios, etc.

Todas las operaciones financieras encajan, en última instancia, en uno de los dos epígrafes anteriores. Examinemos varias transacciones financieras utilizando la lógica anterior bajo el sistema de contabilidad de doble entrada:

  • La transacción de un propietario único que inicia un negocio abriendo una nueva cuenta bancaria e invirtiendo Rs. Si el saldo bancario que aparece en el Activo de un balance es de 10.000 euros, aumentará en Rs. 10.000 y la cuenta de Capital que aparece en el Pasivo también aumentaría en Rs. 10,000.
  • Cuando los bienes se compran por Rs. 5.000, esta cantidad aparecería en la cuenta de compras como parte de la cuenta de pérdidas y ganancias (como pérdida/debito) y el saldo bancario se reduce en Rs. 5,000.
  • Cuando la mercancía se vende por Rs. 6.000, esta cantidad aparecería en la cuenta de ventas como parte de la cuenta de pérdidas y ganancias (como beneficio/crédito) y el saldo bancario aumentaría en Rs. 6,000.
  • Las 3 transacciones anteriores tendrían el siguiente resultado en el Balance:
    • La cuenta de capital mostraría un saldo de Rs. 10.000 en el pasivo.
    • La cuenta de pérdidas y ganancias representaría un beneficio neto de Rs. 1.000 en el pasivo. De este modo, el total de la parte de responsabilidad ascendería a 10.000 + 1.000 = 11.000.
    • La cuenta bancaria tendría un saldo total de Rs. 11.000 y, por lo tanto, el lado del activo del balance también sería de Rs. 11,000
Pasivo Cantidad (en Rs).) Activos Imt (en Rs.)
Capital 10,000 Balance bancario 11,000
Cuenta de pérdidas y ganancias 1,000
Total 11,000 Total 11,000

De lo anterior se desprende que cuando se sigue estrictamente el sistema de contabilidad por partida doble, también existe una relación entre las 3 partidas del Balance que puede representarse en forma de la siguiente ecuación:

CAPITAL + PASIVO = ACTIVO

Esta ecuación se conoce comúnmente como Ecuación Contable. También es la razón por la que ambos lados de un balance i.e., el activo y el pasivo (incluido el capital) acaban siendo iguales. Esto es cierto independientemente del período para el que se prepara el balance, la naturaleza de las transacciones, el número de transacciones, etc. En la época anterior a la informática, cuando las cuentas se preparaban manualmente, solían producirse muchos errores al pasar los asientos debido a un error humano.

La ecuación contable desempeñó un papel fundamental en la detección de muchos de estos errores. Sin embargo, en esta época en la que se utilizan ordenadores para pasar las entradas de forma automática, este problema se ha vuelto redundante, ya que los controles se colocan de tal forma que no se puede pasar ninguna entrada sin seguir las reglas del sistema de partida doble.

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