Cumplimientos para el cambio de domicilio social de una empresa

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Toda empresa debe tener un domicilio social en los treinta días siguientes a su constitución, según la Ley de Sociedades de 2013 («Ley»). Una empresa debe tener un domicilio social en todo momento hasta que exista. El domicilio social se menciona en el Memorándum de Asociación (MOA) y los Artículos de Asociación (AOA).

El domicilio social es la oficina donde la empresa recibe todas las comunicaciones y notificaciones que se le envían. Es la oficina oficial de la empresa donde desarrolla su actividad. La dirección del domicilio social debe comunicarse al Registro de Sociedades («ROC»).

No obstante, se puede exigir a la empresa que cambie su domicilio social. En tal caso, la empresa tiene que seguir los cumplimientos establecidos en la Ley y las Reglas de Empresas (Incorporación), 2014 («Reglas»). Los cumplimientos que debe seguir una empresa en diferentes situaciones se dan a continuación.

Cumplimientos para el cambio de oficina dentro de la misma ciudad

Los requisitos para el cambio de domicilio social de una empresa dentro de los límites locales de la misma ciudad, pueblo o ciudad son los siguientes:

  • La empresa tendrá que celebrar una reunión de la Junta y aprobar una resolución de la Junta para el cambio de domicilio social.
  • El formulario INC-22 tiene que ser presentado en el ROC dentro de los quince días de la aprobación de la resolución de la Junta.

Los documentos que se deben adjuntar con el formulario INC-22 son:

  • NOC (Certificado de No Objeción) del propietario, si la oficina está situada en un terreno alquilado/alquilado.
  • Contrato de alquiler/arrendamiento, si la oficina está situada en un terreno arrendado/alquilado.
  • Prueba de evidencia de cualquier factura de servicios públicos con la dirección de la oficina que no tienen más de dos meses de antigüedad.

Requisitos para el cambio de domicilio social fuera de la ciudad bajo el mismo ROC

Los requisitos para el cambio de domicilio social de una empresa fuera de los límites locales de la ciudad o pueblo donde se encuentra, pero bajo la jurisdicción de la misma ROC son los siguientes:

  • La empresa debe celebrar una reunión del Consejo de Administración y aprobar una resolución para convocar la Junta General Extraordinaria (EGM).
  • En la Junta General de Accionistas, la empresa tiene que aprobar una resolución especial para el cambio de domicilio social.
  • El formulario INC-22 y MGT-14 tienen que ser presentados con el ROC dentro de los 30 días de la aprobación de la resolución especial para cambiar el domicilio social fuera de los límites locales de la ciudad / pueblo, pero bajo la jurisdicción de la misma ROC.

Los documentos que deben adjuntarse a los formularios INC-22 y MGT-14 son:

  • Copia de la Resolución Especial.
  • NOC del dueño de la propiedad, si la oficina está situada en un terreno alquilado.
  • Contrato de alquiler / arrendamiento, si la oficina está situada en un terreno arrendado / alquilado.
  • Prueba de evidencia de cualquier factura de servicios públicos que tenga la dirección de la oficina que no tenga más de dos meses de antigüedad.

Cumplimientos para el cambio de oficina fuera de la ciudad, pero bajo diferentes ROC

Los requisitos para el cambio de domicilio social de una empresa fuera de los límites locales de la ciudad o pueblo donde se encuentra y de la jurisdicción de un ROC a otro ROC dentro del estado son los siguientes:

  • La empresa debe celebrar una reunión del Consejo de Administración y aprobar una resolución para convocar la Junta General de Accionistas.
  • En la Asamblea General, la empresa tiene que aprobar una resolución especial para el cambio de domicilio social.
  • El formulario MGT-14 debe ser presentado ante el ROC dentro de los 30 días siguientes a la aprobación de la resolución especial para cambiar el domicilio social.
  • La empresa debe presentar el formulario INC-23 al Director Regional para la aprobación de cambiar su domicilio social de la jurisdicción de un ROC a otro ROC dentro del estado.
  • Antes de que transcurra un mes desde la presentación de la solicitud al Director Regional, la empresa debe
    • Publicar un aviso de cambio de domicilio social en un diario en inglés y en el principal periódico en el idioma del distrito en el que se encuentra el domicilio social de la empresa.
    • Notificación individual a cada depositante, tenedor de obligaciones y acreedor de la empresa. La notificación debe indicar que si sus intereses pueden verse afectados por la modificación propuesta del MOA, pueden comunicar al Director Regional la naturaleza de sus intereses y los motivos de su oposición. No obstante, debe comunicar su oposición al Director Regional en el plazo de veintiún días a partir de la fecha de publicación del anuncio.
  • Cuando el Director Regional no reciba ninguna objeción, se comunicará una notificación de confirmación dentro de los treinta días siguientes a la recepción de la solicitud por parte del Director Regional.
  • La empresa deberá presentar la confirmación del Director Regional con el ROC en el formulario INC-22 dentro de los sesenta días siguientes a la recepción de la confirmación.

Los documentos que deben adjuntarse con el Formulario INC-23 son los siguientes:

  • Resolución del Consejo para el cambio de domicilio social.
  • La resolución especial aprobada por la empresa que confirma el cambio de domicilio social.
  • Una declaración de dos directores o del personal directivo clave de la empresa autorizado por el Consejo de Administración en la que se indique que la empresa no ha dejado de pagar sus deudas a sus trabajadores y ha obtenido el consentimiento de los acreedores para el cambio de oficina.
  • Una copia reconocida de la intimación hecha al Secretario Jefe del Estado en relación con el cambio de domicilio social propuesto y mencionando que los intereses de los empleados no se verán afectados debido al cambio de domicilio social.

Requisitos para el cambio de domicilio social de un Estado a otro

Los requisitos para el cambio de domicilio social de un estado a otro son los siguientes:

  • La empresa tiene que llevar a cabo una reunión de la Junta y aprobar una resolución para convocar la EGM y modificar el MOA a través de una resolución especial.
  • En la EGM, la empresa tiene que aprobar una resolución especial para el cambio de la sede social de un estado a otro estado y la alteración del MOA de la empresa.
  • El formulario MGT-14 debe ser presentado en el ROC dentro de los treinta días siguientes a la aprobación de la resolución especial para cambiar el domicilio social y modificar el MOA.
  • La empresa debe presentar el formulario INC-23 al Director Regional para obtener la aprobación del Gobierno Central para cambiar el domicilio social de un estado a otro y modificar el MOA.
  • Antes de un mes de la presentación de la solicitud ante el Director Regional, la empresa debe:
    • Publicar un aviso de cambio de oficina en un diario en inglés y en el principal periódico en el idioma del distrito en el que se encuentra el domicilio social de la empresa.
    • Notificar individualmente a cada depositante, tenedor de obligaciones y acreedor de la empresa indicando que si su interés es probable que se vea afectado por la propuesta de alteración del MOA, que pueden comunicar su naturaleza de interés y los motivos de la oposición al Director Regional dentro de los veintiún días a partir de la fecha de publicación de la notificación.
  • Si no hay objeciones, el Gobierno Central dispondrá de la solicitud de cambio de domicilio social en un plazo de sesenta días.
  • Una vez que el Director Regional aprueba el cambio, la empresa tiene que presentar la aprobación con el ROC en el formulario INC-22 dentro de los sesenta días a partir de la fecha de aprobación.
  • La aprobación dada por el Gobierno Central para un cambio de dirección de la oficina debe ser presentada en el formulario INC-28 con el ROC de ambos estados en los que el antiguo y el nuevo domicilio social están situados.

Los siguientes documentos se presentan junto con el formulario INC-23:

  • Una copia del MOA con las modificaciones propuestas.
  • Copia del acta de la reunión de la EGM que autoriza la modificación del MOA.
  • Copia de la resolución de la Junta o Vakalatnama ejecutado o Poder, según sea el caso.
  • La lista de todos los tenedores de obligaciones y acreedores indicando la cantidad debida a cada uno de ellos en relación con sus reclamaciones, deudas o pasivos.
  • Una declaración firmada por al menos dos directores y el secretario de la empresa, indicando que la lista de acreedores está completa y que no se les debe ninguna otra cantidad excepto la mencionada en la lista.
  • Una declaración que indique que ningún empleado será despedido como resultado de un cambio en el domicilio social.

Cumplimientos después de la aprobación del ROC para el cambio de domicilio social

Los cumplimientos que una empresa necesita seguir después de cambiar su domicilio social tras recibir la aprobación del ROC son los siguientes:

  • La empresa puede publicar un aviso general mediante un anuncio en un periódico informando a todos los miembros y partes interesadas sobre el cambio de domicilio social de la empresa.
  • Impresión del nuevo MOA y cambio de la dirección del domicilio social de la empresa fuera de cada oficina, edificio, etc., en el que se desarrolla la actividad, en letras legibles y en un lugar visible.
  • Sustituir la antigua dirección impresa en todos los membretes de la empresa, cartas, facturas, formularios de recibos y otras publicaciones oficiales con la nueva dirección.
  • Actualizar la nueva dirección del domicilio social con todos los bancos e instituciones financieras donde la empresa tiene cuentas bancarias.
  • Presentar la solicitud a la Autoridad de Impuestos sobre la Renta para actualizar la dirección de la empresa en el TAN y el PAN.
  • Actualizar la nueva dirección de la empresa con sus proveedores de servicios, como las conexiones de teléfono e Internet, los proveedores de electricidad, etc., en el nombre de la empresa.
  • Actualizar la nueva dirección de la empresa con las autoridades gubernamentales como las autoridades aduaneras, las autoridades de impuestos centrales, el departamento de impuestos sobre servicios y las autoridades de impuestos sobre las ventas.

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