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Con el paso de los años, el proceso de constitución de una empresa se ha simplificado, lo que fomenta el cumplimiento total por parte de las empresas. La dirección debe estar al corriente del cumplimiento de la normativa posterior a la incorporación para evitar sanciones o castigos.
La Ley de Sociedades de 2013 es una ley estricta y no deja lugar a ningún error. «Ignorantia juris non excusat» significa «la ignorancia de la ley no es una excusa». Esta es una máxima legal que continúa diciendo que no se puede escapar de la responsabilidad con el pretexto de desconocimiento de la ley. Por lo tanto, los directores y los accionistas tendrán que ser conscientes del cumplimiento legal que conlleva la constitución de la empresa.
A continuación se detallan las acciones más importantes que deben realizarse tras la constitución de la empresa:
Primera reunión: De acuerdo con la Sección 173 (1), de la Ley de Sociedades 2013, la empresa deberá celebrar una reunión del Consejo de Administración en menos de 30 días a partir de la fecha de su incorporación. Se permite que los directores asistan a la reunión en persona o a través de videoconferencia.
Cuenta bancaria: Las empresas deben tener una cuenta bancaria incluso antes de dirigirse a las autoridades para la constitución de la empresa. Dado que la empresa es una entidad artificial, las transacciones no pueden realizarse en nombre de ninguna persona física.
dirección oficial: De acuerdo con la Sección 12 (1), una empresa debe tener un domicilio social dentro de los 15 días siguientes a la fecha de incorporación. Esta dirección se utilizará para recibir todas las comunicaciones oficiales de las distintas autoridades. La empresa deberá informar de ello al registrador en un plazo de 30 días a partir de la fecha de constitución.
Todo está en el nombre: Toda empresa está obligada a poner su nombre en todos los lugares en los que desarrolle su actividad. Deberá figurar en el idioma que se utiliza generalmente en la localidad. Además, la empresa tiene que conseguir un sello con su nombre grabado, membretes con la información adecuada e instrumentos negociables impresos.
Auditor: Según la sección 139(1), el primer auditor será nombrado por el Consejo de Administración (BOD), excepto en el caso de una empresa gubernamental, dentro de los 30 días siguientes al registro de la empresa. En caso contrario, los socios deberán nombrar al auditor en un plazo de 90 días en una junta general extraordinaria. El mandato del primer auditor será hasta la conclusión de la primera junta general anual.
Declaración de intereses: En la primera reunión del consejo de administración, cada director deberá revelar su interés en cualquier compañía/empresa/entidad/sociedad de individuos como se indica en la sección 184(1) de la Ley de Sociedades de 2013. Cualquier cambio en la información deberá ser comunicado al consejo de administración en la primera reunión que se celebre en cada ejercicio. Un director independiente, si lo hay, debe declarar que cumple los criterios de independencia durante la primera reunión del consejo como director.
Registros estatutarios: La empresa deberá mantener los registros estatutarios en el domicilio social de la empresa. El cumplimiento de las normas debe ser mantenido en la forma prescrita, de lo contrario la empresa estará sujeta a sanciones.
Certificado de acciones: El certificado de acciones se emitirá a un accionista dentro de los 60 días siguientes a la fecha de incorporación. En caso de que se asignen acciones adicionales, el plazo es de 60 días a partir de la fecha de asignación.
Libros de contabilidad: De acuerdo con la sección 128, cada empresa debe mantener libros de contabilidad adecuados que representen una visión exacta y justa del estado de los asuntos de la empresa. Se seguirá el sistema de partida doble, y la contabilidad se lleva a cabo según el principio de devengo.
Certificado de inicio de actividad: En un plazo de 180 días, la empresa deberá obtener un certificado de inicio de actividad. Existe la obligación de presentar una declaración hecha por los directores de la empresa en la que se indique que cada suscriptor ha pagado la cantidad adeudada por las acciones.