Llevar la contabilidad de cualquier empresa no es en absoluto una tarea fácil. Incluso las pequeñas empresas, independientemente de su tamaño, suponen un reto porque es difícil hacer un seguimiento de las facturas, los gastos y las ventas en conjunto.
Las pequeñas empresas son a menudo un espectáculo de una sola persona, lo que a menudo conduce a una mezcolanza de cosas, haciendo que la contabilidad y el seguimiento de las transacciones sea bastante complicado. Es importante que los propietarios de pequeñas empresas posean al menos conocimientos básicos de contabilidad para poder gestionar mejor su negocio.
Consejos para una contabilidad eficiente
Los siguientes consejos le ayudarán a llevar una contabilidad eficiente y a mantener unos libros de cuentas adecuados:
Decidir el método de contabilidad
En primer lugar, hay que determinar si el negocio se mantendrá con un sistema de contabilidad de caja o de devengo. En el sistema de caja, las transacciones se registran a medida que el dinero cambia de manos. Cualquier persona con conocimientos básicos de contabilidad puede llevar un sistema de contabilidad de caja.
El sistema de devengo, por otro lado, requiere un poco más de tiempo y conocimientos avanzados de contabilidad para poder llevarlo a cabo con éxito. En el sistema de devengo, la atención se centra más en el registro de las transacciones en el momento en que se producen, independientemente de si se ha recibido el dinero. La atención se centra en la transacción o en el evento, más que en el cambio de manos del efectivo.
Decidir el modo de contabilidad
Las siguientes preguntas son relevantes para el modo de contabilidad:-
- ¿Los libros se van a mantener en línea o fuera de línea??
- ¿Los libros los lleva el propio propietario o contrata a un contable??
- ¿Se subcontratará el mantenimiento de los libros a una empresa de contabilidad??
- Se registrará en una hoja de cálculo o en algún otro programa de contabilidad?
Una vez que se hayan respondido todas estas preguntas sopesando los respectivos pros y contras, uno puede tomar una decisión informada y así llegar a una conclusión exitosa.
Abrir una cuenta bancaria separada
La mayoría de las veces, las pequeñas empresas tienden a operar y realizar todas sus actividades comerciales a través de su cuenta bancaria personal. Esto lleva a un nivel considerable de confusión al preparar los libros de cuentas, la razón es la dificultad de distinguir entre los gastos personales y los gastos de la empresa. Se pierde mucho tiempo y dinero en un problema que puede evitarse por completo.
La solución a la misma es abrir una cuenta separada para las transacciones comerciales. Esto permite al propietario llevar un mejor control de las transacciones y regular sus gastos de forma coherente y ahorrando tiempo.
Establezca sus métodos de recepción de pagos
El método de recepción de pagos, ya sea en efectivo, por transferencia bancaria o por UPI, debe establecerse y mantenerse de forma coherente. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las ventas de una manera más fácil. Teniendo en cuenta la comodidad de los pagos UPI en la época actual, siempre es mejor ofrecer esa opción a los clientes para que se reciban los pagos a tiempo.
La ventaja de recibir una notificación instantánea sobre la transferencia de dinero a través de UPI es una bendición para muchos propietarios de pequeñas empresas, que en el pasado han sufrido pérdidas debido a las numerosas deudas incobrables acumuladas.
Hoy en día, los programas de contabilidad ofrecen la posibilidad de generar facturas que describen la forma de pago elegida por el cliente para cada factura. Como resultado, el seguimiento y la clasificación de las facturas es mucho menos complicado y requiere menos tiempo.
Llevar un control de los gastos
Para poder cuadrar los libros de forma eficaz y mejorar el negocio, es vital que el propietario lleve un control constante de los gastos incurridos. Esto ayuda al propietario a regular la salida de efectivo y evitar así el despilfarro. Además, esto sirve como una bendición absoluta durante el cálculo de la responsabilidad fiscal. Los recibos, las facturas, los extractos bancarios, etc., son varias fuentes de documentación que pueden ayudar a realizar un seguimiento de los gastos de manera eficiente.
Registrar las transacciones de forma oportuna
No dejar nunca para mañana lo que se puede hacer hoy. Este proverbio puede entenderse bien, teniendo en cuenta la actividad de registro y contabilidad. A menudo, la procrastinación puede obstaculizar el progreso. También tiende a convertirse en un hábito antes de que te des cuenta.
Teniendo en cuenta que hoy en día existen varios programas de contabilidad en el mercado, sería aconsejable invertir en uno para gestionar la contabilidad de manera oportuna. El software permite al propietario registrar las transacciones en tiempo real y así eliminar la dilación.
Mantenimiento y revisión regular de los libros
La constancia es la clave para conseguir mejores resultados, sea cual sea la actividad. Es esencial que los propietarios de pequeñas empresas lleven los libros de contabilidad a diario y de forma sistemática para garantizar un mejor seguimiento y regulación de las actividades empresariales.
Si los servicios de contabilidad se han subcontratado, es importante que los libros se revisen al menos una vez al mes, si no semanalmente, sólo para garantizar que se mantienen de forma precisa y coherente.
La contabilidad hoy en día no es tan difícil como antes. La tecnología ha desempeñado un papel importante a la hora de garantizar la comodidad y la facilidad de hacer negocios cuando se trata de las diversas herramientas de cuentas que se ponen a disposición. La vida de los propietarios de pequeñas empresas es mejor en el mundo actual siempre que hagan uso de todas las facilidades disponibles.