Conciliación y equiparación del GST: propósito, proceso, cuestiones & Herramienta de reconocimiento explicada

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La conciliación del GST consiste en cotejar los datos de las ventas y las compras entre las distintas declaraciones y los registros de ventas y compras. El artículo intenta explicarlo en detalle.

Qué es la conciliación y la equiparación del GST?

En general, la conciliación significa comparar dos conjuntos de datos para identificar cualquier diferencia o desviación. Se realiza para corregir los errores involuntarios cometidos anteriormente o cualquier omisión.

En el ámbito de la fiscalidad, la conciliación es importante porque puede dar lugar a que se paguen impuestos de menos o no se paguen o se paguen en exceso. Los siguientes desajustes o diferencias pueden detectarse realizando el siguiente ejercicio de cotejo y conciliación:

• Diferencias entre el importe del crédito de impuesto soportado mostrado en GSTR- 3B y el GSTR 2A/ GSTR-2B
• Discrepancias en los detalles de las ventas entre GSTR-3B y GSTR-1
• Hasta el 31 de diciembre de 2021, las diferencias entre el crédito provisional solicitado en virtud de la Regla 36(4) del CGST y el crédito real que puede solicitarse según el GSTR-2B en los distintos períodos de declaración.
• diferencias entre los valores de ITC disponibles en GSTR-2B y ITC disponibles en los libros de cuentas para un seguimiento riguroso de los vendedores, especialmente a partir del 1 de enero de 2022, tras eliminar el ITC provisional en virtud de la sección 16(2)(aa).
• Diferencias en los detalles de las ventas entre los libros de cuentas y el GSTR-1 tal y como se rellena automáticamente desde el sistema de facturación electrónica.
• Diferencias en el impuesto a pagar al comparar el GSTR-3B auto-rellenado con los libros de cuentas.

Cualquier diferencia observada entre estas declaraciones dará lugar a la emisión de avisos de control a los contribuyentes o, lo que es peor, a la suspensión del registro en el GST.

Las causas de los desajustes pueden ser varias. Las más populares son:

• El vendedor ha declarado la responsabilidad, pero el crédito no se utiliza en las declaraciones de GST: Dichos créditos deben ser utilizados en la primera fecha de vencimiento de las declaraciones de septiembre o de las declaraciones anuales.
• El proveedor no ha declarado la responsabilidad de los suministros realizados, pero las empresas han aprovechado el crédito de dichas adquisiciones en las declaraciones del GST: Las empresas deben hacer un seguimiento con el proveedor para asegurarse de que se declara la responsabilidad. De lo contrario, puede surgir el riesgo de que estos créditos sean rechazados.
• Desajuste entre la obligación declarada por el vendedor y el crédito obtenido: Los motivos de las diferencias deben identificarse y conciliarse adecuadamente (e.g. mediante la emisión de notas de débito/crédito, etc.) en el momento más temprano, la presentación de la declaración en virtud de la sección 39 para el mes de septiembre * después del final del ejercicio financiero al que pertenece una factura particular, o la presentación de la declaración anual correspondiente.
• Errores en los datos facilitados: Puede haber una falta de coincidencia en los campos como el GSTIN del proveedor/receptor, el número y la fecha de la factura/nota de débito, etc. Realizar modificaciones en las declaraciones GST del mes siguiente al que se cometieron los errores.

La conciliación en el marco del GST, aunque parece ser un proceso sencillo debido a la automatización, sigue consumiendo mucho tiempo y recursos. Un ejemplo de ello es que los contribuyentes están obligados a comunicarse continuamente con los proveedores para realizar modificaciones en las declaraciones presentadas por ellos o incluso para realizar un seguimiento de las solicitudes de ITC.

No sería una tarea para las empresas que tienen un puñado de transacciones que supervisar. Sin embargo, en caso de tener miles de facturas en un mes, entonces incluso un percentil de un solo dígito será un volumen significativo. Por lo tanto, hay que conciliar los datos de las declaraciones de forma regular en GST.

Conciliación antes y bajo el GST

La conciliación o el cotejo de los datos de las ventas y las compras con las declaraciones no es algo nuevo para ningún contribuyente. Esto ha sido frecuente en el régimen anterior de IVA e impuestos especiales también. Durante el régimen anterior al GST, la conciliación de datos era una tarea comparativamente más fácil para muchas organizaciones empresariales, debido a la familiaridad y a las menores implicaciones penales.

Si el departamento de impuestos encuentra alguna discrepancia al procesar las declaraciones regulares o la presentación de la declaración anual, sólo entonces se enviarán comunicaciones al contribuyente. Por lo tanto, las autoridades realizarán más controles y auditorías.

Pero en el marco del GST, este proceso ha cobrado mayor importancia, ya que las autoridades del GST controlan de cerca y con regularidad, con la ayuda del sistema de tributación en línea, el crédito de impuesto soportado utilizado por las empresas. Además, los contribuyentes deben conciliar regularmente sus datos cada mes con los datos declarados por sus proveedores. Es necesario reclamar el crédito fiscal a los insumos (ITC) con precisión y evitar que se suspenda el registro del GST debido a cualquier desajuste importante entre las declaraciones. La presentación y el procesamiento de las declaraciones están semánticamente automatizados y las declaraciones del GST están interconectadas.

¿Por qué es necesaria la conciliación GST??

Hay varias razones por las que las empresas deben conciliar los datos de las declaraciones del GST.

• Los contribuyentes podrán reclamar el ITC sólo si la factura está presente como parte de su GSTR-2B. Debido a esto, los contribuyentes ahora tendrán que hacer una conciliación siempre que el ITC según su registro de compras y los datos de GSTR-2B no coincidan. Hasta julio de 2020, los contribuyentes comparaban el GSTR-2A con el registro de compras. Debido a la introducción de la declaración estática en el formulario GSTR-2B, la conciliación mensual ha pasado de GSTR-2A a GSTR-2B. Sin embargo, para la conciliación anual, se prefiere GSTR-2A que es una declaración dinámica. Sin embargo, como excepción, uno debe referirse a GSTR-2A para los créditos TDS y TCS.
• Las declaraciones del GST se presentan mensual o trimestralmente. Por último, una vez finalizado el año fiscal, las declaraciones anuales deben presentarse antes del 31 de diciembre del año fiscal siguiente. Para ello sería necesario consolidar los datos declarados a lo largo del ejercicio fiscal. Para garantizar la exactitud de la declaración realizada y evitar duplicidades, los contribuyentes deben conciliar los datos, consolidar los valores y realizar la declaración.
• Las leyes del GST estipulan ciertos plazos para realizar modificaciones en los datos de las declaraciones del GST o para solicitar el ITC. De acuerdo con la Ley CGST, las siguientes acciones deben ser tomadas, en el momento más temprano de la presentación de la declaración en virtud de la sección 39 para el mes de septiembre * después del final del año financiero al que pertenece una factura en particular, o la presentación de la declaración anual correspondiente:
  • Reclamar ITC elegible contra cualquier factura levantada en un año fiscal.
  • Cualquier prorrateo de ITC que pertenezca a un año fiscal, como elegible y no elegible, que no se haya hecho antes, debe ser afectado antes de la fecha límite.
  • Declarar los CDNs emitidos contra cualquier Factura levantada en un año fiscal.
  • Presentar enmiendas a la información reportada en las declaraciones de GST presentadas en un año fiscal.

*las fechas de vencimiento están sujetas a cambios según las notificaciones emitidas por el CBIC.

• A partir del 1 de enero de 2021, si el funcionario de impuestos puede suspender directamente el registro GST del contribuyente y enviar una notificación de causa para cancelar el registro en el formulario REG-31 si encuentra cualquier discrepancia:
  • Al comparar los detalles de los suministros externos proporcionados en GSTR-1 frente a GSTR 3B
  • Al comparar los detalles de los suministros entrantes que se reflejan en el GSTR-2B cuando se compara con el GSTR-3B

Cómo hacer la reconciliación del GST?

Para empezar, la conciliación debe hacerse para cada GSTIN y luego debe considerarse a nivel de PAN. La conciliación debe realizarse a lo largo de los meses de todo el año fiscal. No sólo eso, sino que también hay que tener en cuenta las modificaciones realizadas en las declaraciones GST del año fiscal anterior en el año fiscal actual.

El ITC es el componente más importante de sus declaraciones GST, ya que tiene mayor relevancia en comparación con cualquier otro componente de las declaraciones GST. La etapa en la que se comprobaba la inviolabilidad de las reclamaciones en el régimen fiscal anterior ya no es la misma que en el régimen actual del GST. La autenticidad puede ser confirmada por un contribuyente ahora en una etapa de la presentación de las declaraciones GST (vis-a-vis con GSTR-2B o GSTR-2A y tomar medidas). Anteriormente, las autoridades fiscales solían realizar esta comprobación al procesar las declaraciones.

Por lo tanto, la conciliación con el proveedor debe hacerse de forma regular. Si no se hace, los contribuyentes deben considerar hacerlo antes de presentar las declaraciones de GST de septiembre del año fiscal siguiente al año fiscal correspondiente. Esto ayudará a identificar y declarar cualquier ITC no reclamado dentro del plazo.

• Reclamar el ITC perteneciente a un ejercicio fiscal relevante, si no se ha reclamado antes o revertir el ITC no elegible, si no se ha identificado y hecho antes.
• Comparar la tabla de exportaciones en 6A de GSTR-1 con la declaración correspondiente en GSTR-3B
• La coincidencia de la tabla de exportaciones en el apartado 6A de GSTR-1 con los detalles de las facturas de embarque presentadas en ICEGATE
• Comparación entre la declaración anual del impuesto sobre la renta y la declaración anual del GST

Declaración de volumen de negocio (a nivel de PAN)

• Al comparar el registro de compras con GSTR-2A para todo el año fiscal
• Comparar GSTR-1 con GSTR-3B
• Comparar el ITC en GSTR-3B frente a GSTR 2A para todo el año

Problemas importantes y comunes en la conciliación del GST

Las principales preocupaciones del contribuyente giran en torno a lo siguiente:

Soy yo:

• Cumplir con los impuestos de acuerdo con el GST y la solicitud de ITC?
• En cualquier parte y por lo tanto la posibilidad de recibir avisos más tarde?
• Perder un posible capital de trabajo al reclamar menos de lo que debería reclamar?
• ¿Quiénes son los proveedores de los que estoy recibiendo la mayor cantidad de dolor de reconciliación y cómo hacer que sea más fácil para ellos y para mí??

Los principales problemas de la conciliación entre las declaraciones de GST son los siguientes

• El número de factura que el comprador ha registrado no coincide con la factura del vendedor recibida en GSTR-2B. Ambos siguen una convención diferente.
• El comprador puede trabajar en varios estados y el vendedor ha emitido una factura con otro GSTIN/HQ GSTIN en lugar del GSTIN del comprador real. En este caso podría no reflejarse completamente a nivel de GSTIN.
• La fecha de la factura del comprador no coincide con la del vendedor. Diferencia porque la fecha de registro de las facturas es diferente en ambos lugares. La mayoría de los compradores son culpables aquí, ya que deberían haber introducido la misma fecha que en la factura de venta.
• El comprador y el proveedor han registrado facturas en diferentes períodos de declaración.
• El valor de la factura del proveedor y del comprador difiere en un valor menor porque ambas partes tienen diferentes convenciones de redondeo.
• El valor de la factura difiere en el proveedor y en el comprador en caso de que se emita un CN/DN y no coincida en una fila de reconocimiento.
• Cuando el número y la fecha de la factura no coinciden mientras que sólo el valor de la factura coincide entre dos partes.
• Hay múltiples facturas entre un comprador y un proveedor donde cada factura es del mismo valor en diferentes fechas y una de las partes ha registrado facturas más altas que la otra. Esto ocurre en el caso de los negocios regulares de suministros fijos.

Uno de los principales retos a la hora de realizar una conciliación es que ambas partes implicadas pueden tener una nomenclatura diferente a la hora de almacenar los números de factura, mientras que la aplicación tiene una coincidencia difícil en torno al número de factura.

Herramienta/software para conciliar los datos GST más rápidamente y garantizar el cumplimiento al 100%

Una solución tecnológica que puede resolver todos los principales puntos de dolor discutidos anteriormente. Esto añadirá mucho valor al propietario del negocio. Ciertas características que uno debe encontrar en una poderosa herramienta o sistema de conciliación para la coincidencia y la conciliación de los datos de las declaraciones GST son:

• La herramienta debe ser capaz de manejar una gran cantidad de datos.
• Debe facilitar al empresario la introducción de datos en el sistema para su conciliación y también devolverlos a su ERP después de la conciliación GST. Una integración perfecta aquí ayudaría. Debe ser capaz de obtener los datos en el sistema de conciliación desde cualquier tipo de fuente – ERP, Excel, libros de facturas, etc.,
• Debe ser capaz de proporcionar informes detallados y perspectivas que puedan ayudar a responder a los puntos débiles mencionados anteriormente.
• En general, también debería hacer que todo el proceso mes a mes fuera fluido y muy eficiente para que el propietario de la empresa no sintiera una carga.
• Debe permitir compartir fácilmente los datos y la colaboración entre el empresario y su(s) contable(s).
• Dado que las normas del GST pueden cambiar con el tiempo, el sistema debe tener la capacidad de evolucionar rápidamente y en línea con los cambios del gobierno. Esto alejará el problema real del propietario de la empresa y hará que siga siendo fluido para él.
• Debe ser extremadamente inteligente para manejar cualquier caso de información faltante/incorrecta. Puede tratarse de fechas erróneas, números de factura equivocados, artículos que faltan, tipo impositivo erróneo, valor de venta erróneo y mucho más. El sistema debe ser capaz de proporcionar la conciliación más eficaz en todos estos escenarios.
• El sistema debe ser proactivo y en tiempo real. Una integración perfecta para llevar la factura a la conciliación y la aplicación automática en tiempo real de las reglas predefinidas ayudará.
• Los recordatorios proactivos y los automatismos para reducir la intervención humana también harán que el sistema sea más eficiente.

ClearTax GST ofrece la herramienta de reconciliación más potente y avanzada que viene con todas las características mencionadas anteriormente y la inteligencia para auto-identificar, hacer coincidir las entradas y asegurar el 100% de las reclamaciones de ITC. Algunas de sus herramientas son

• Informe de comparación de GSTR-3B vs GSTR-1 vs Books Tax
  Compara GSTR-3B y GSTR-1 con los libros. Proporciona una representación gráfica para GSTR-3B vs GSTR-1 también. Esto permite a los clientes comprender la diferencia en la obligación tributaria, lo que ayuda a los clientes a evitar sanciones o avisos de la GSTN.
• Informe de comparación GSTR-3B vs GSTR-2B vs libros ITC :
  Compara GSTR-3B y GSTR-2B con los libros. Proporciona una representación gráfica de GSTR-3B frente a GSTR-2B. Si el ITC se reclama en exceso, esto se puede identificar aquí para cada mes. De este modo, se garantiza que los clientes estén preparados para cualquier notificación que les llegue.
• GSTR-3B vs GSTR-2A y GSTR-2B Informe de comparación de ITC :
  Compara GSTR-3B y GSTR-2A instantáneamente a través de los meses para proporcionar una representación gráfica también. Si el ITC se reclama en exceso para el año financiero, esto puede ser identificado aquí para cada mes o a través de los meses. De este modo, se garantiza que los clientes estén preparados para cualquier aviso que les llegue.
• Informe mensual de impuestos y de ITC:
  Vista mes a mes para la alta dirección sobre el impuesto pagado y el ITC tomado por cada uno de los GSTINs.
• Herramienta de reconciliación avanzada o herramienta de concordancia:
  • Descarga de GSTR-2A de varios meses con un solo clic – Permite a todos los clientes comenzar la conciliación de sus 2A y compras extrayendo el informe 2A del año financiero completo.
  • Reglas inteligentes y de gran alcance – ClearTax Recon utiliza reglas inteligentes y de gran alcance para que usted obtenga sugerencias sobre lo que podría conciliarse sin tener que esforzarse mucho en buscar. Le ayuda a realizar el reconocimiento de forma más rápida y sencilla.
  • Reclamar el máximo de ITC – Utilice ClearTax para reclamar el 100% de ITC.
  • Cuatro cubos en ClearTax GST para identificar la coincidencia de datos, el tipo de desajuste :
    • Coincidir con
      Se muestra en esta sección cuando las facturas de compra cargadas por usted y los datos GSTR-2A/GSTR-2B descargados del portal GSTN coinciden en base a los valores predeterminados y las sugerencias de ClearTax
    • Desajuste de valores
      Se muestra en esta sección cuando las facturas de compra cargadas por usted y los datos GSTR-2A/GSTR-2B descargados del portal GSTN no coinciden, lo que se resalta en rojo en el software
    • Falta en mis datos
      Se muestra en esta sección cuando no se han cargado las facturas de compra pero los datos están presentes en el lado GSTR-2A/GSTR-2B
    • Falta en los datos del proveedor (no en GSTR-2A/GSTR-2B) Mis datos
      Se muestra en esta sección cuando se han cargado facturas de compra pero los datos no están presentes en el lado GSTR-2A/ GSTR-2B.

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