Cómo llevar la contabilidad – Proceso, registro, balance, métodos & Mantenimiento

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La contabilidad es el proceso de registro de las transacciones financieras en el día a día de una empresa. Ayuda a garantizar que los registros de cada transacción financiera individual estén actualizados y sean precisos. Las personas o entidades que llevan a cabo el proceso de teneduría de libros se conocen como tenedores de libros. Los contables se encargan de clasificar, registrar y organizar todas las transacciones financieras realizadas en el curso de las operaciones comerciales.

Contabilidad frente a contabilidad

La teneduría de libros y la contabilidad pueden parecer similares. Sin embargo, la teneduría de libros difiere de la contabilidad. En el proceso contable, los libros llevados por el contable se utilizan para preparar los estados contables de fin de año. Por el contrario, la contabilidad es el proceso en el que se recogen los registros de gastos e ingresos, y estas transacciones se contabilizan en un libro mayor.

Proceso de contabilidad

La contabilidad es el proceso de registrar todas las transacciones financieras desde la apertura hasta el cierre de la empresa. Los contables utilizan el sistema de contabilidad por partida simple o por partida doble para registrar las transacciones financieras de la empresa. La contabilidad generalmente implica el siguiente proceso:

Entender la contabilidad empresarial

Los contables tienen que entender las transacciones y las cuentas del negocio antes de empezar el proceso de contabilidad de ese negocio. Los tipos básicos de cuentas de la empresa incluyen los activos, los pasivos, los ingresos, los gastos y el patrimonio neto.

Los contables tienen que entender las transacciones de la empresa y registrarlas en las cuentas adecuadas. La contabilidad ayuda a registrar las transacciones en las categorías adecuadas.

Mantenimiento de los libros

Cuando se produce una transacción comercial, se utilizan papeles originales, como una factura, un recibo, una nota de crédito o un comprobante de caja chica, etc. Estos papeles/documentos originales deben guardarse en un lugar seguro donde puedan encontrarse fácilmente para su consulta en el futuro.

Los detalles de los papeles/documentos originales deben registrarse en los libros de registro originales. Son registros como el libro de compras, el libro de caja, el libro de caja chica, el libro de ventas o el libro de devoluciones de ventas. Los detalles registrados en los libros de entrada originales se transfieren a un libro de contabilidad. El libro mayor es el libro de cuentas básico que contiene los registros de todos los débitos y créditos de las operaciones de la empresa.

La forma tradicional de llevar los libros de contabilidad eran los libros mayores. Sin embargo, con el avance de la tecnología, el proceso de anotación en los libros de contabilidad originales se realiza utilizando diferentes programas informáticos de contabilidad o en hojas de Excel o a través de programas informáticos de Tally.

Registrar las transacciones

Es esencial registrar todas las transacciones de la empresa en los libros de cuentas. Una vez que las cuentas financieras y el sistema de contabilidad de una empresa están en marcha, el contable comenzará a registrar las transacciones.

Las transacciones de débito y crédito de una empresa deben registrarse en las cuentas correctas. Si las transacciones no se registran en las cuentas correctas, habrá un desajuste en los saldos de las cuentas, lo que llevará a que no se cierren los libros.

Se puede hacer un balance de prueba de vez en cuando sumando la columna del debe y la del haber por separado y comparando estas dos sumas. El estado actual de los asuntos financieros de una empresa puede conocerse comparando el total adicional de las dos columnas.

Si el total de los créditos es mayor que los débitos, la empresa está obteniendo beneficios, pero si el total de los débitos es mayor que los créditos, la empresa está perdiendo dinero.

Equilibrar los libros

El contable tiene que recopilar la lista completa de todas las cuentas, que se conoce como balance de comprobación ajustado. El contable tiene que asegurarse de que los débitos y los créditos son iguales.

Si hay discrepancias en el balance final, el contable debe realizar ajustes. Los ajustes se registran en forma de asientos, y los cargos y abonos deben ser contabilizados. El recuento o balance de los débitos y créditos suele realizarse al final de un trimestre o año.

Cuando se combinan los tipos de cuentas, los saldos ajustados deben cumplir la ecuación: Activo = Pasivo + Patrimonio.

Preparación de informes financieros

Una vez equilibrados los libros, es esencial resumir el flujo de dinero en cada cuenta. El resumen proporcionará una imagen adecuada de la salud financiera de la empresa, lo que ayuda a tomar las decisiones correctas para el futuro de la empresa. Los informes financieros estándar creados en la contabilidad incluyen estados de pérdidas y ganancias, balances y estados de flujo de caja.

Métodos de contabilidad

Todas las transacciones financieras de una empresa deben registrarse en los libros de contabilidad sobre la base de los documentos justificativos. Los documentos justificativos pueden ser una factura, un recibo, una orden de compra o cualquier otro tipo de registro financiero similar que refleje la transacción.

Las transacciones se registran en función del tipo de sistema contable utilizado por la empresa. Las transacciones contables pueden registrarse de diferentes maneras. Las formas de llevar los libros de contabilidad son las siguientes:

Contabilidad en un diario/contabilidad física

Esta es la forma tradicional de llevar la contabilidad, en la que todas las transacciones se registran a mano en un diario. Es una forma de llevar la contabilidad en papel. Las transacciones contables se registran manualmente utilizando un libro de cuentas en papel, como libros de contabilidad, registros de diario, etc.

Esta forma de llevar la contabilidad es la que suelen utilizar las pequeñas empresas que tienen transacciones comerciales menos complejas. Es más fácil y barato de llevar, pero requiere mucho tiempo y habilidad. La entrada en los diarios debe registrar cada transacción contable en orden cronológico.

Los diarios incluyen el número de asiento, los importes, las cuentas y una descripción de cada asiento. La ventaja de llevar la contabilidad a través de un diario o un libro mayor es que el contable puede revisar todos los asientos que afectan a una cuenta concreta.

Contabilidad en hoja de Excel

El proceso de contabilidad puede realizarse a través de hojas de cálculo Excel. Se trata de un sistema manual de contabilidad para registrar las transacciones. Se realiza en los ordenadores creando una hoja de Excel a través de un programa de hoja de cálculo. El contable dará formato a estas hojas de cálculo según los requisitos de la empresa.

Sin embargo, estas hojas suelen incluir los nombres del proveedor o del comprador, el número de cuenta, el tipo de gasto/ingreso, la fecha de recepción/creación de la factura y el importe adeudado/pagado. Las hojas de Excel se utilizan para registrar las transacciones financieras como los gastos, las compras y las ventas en diferentes hojas de cálculo digitales.

Las hojas de cálculo se utilizan para mantener y crear registros de otros datos de la empresa, como información sobre proveedores, inventarios y empleados. Microsoft Excel es fácilmente accesible para hacer la contabilidad, y contiene una variedad de plantillas para guiar al contador para realizar la contabilidad básica utilizando Excel o Google Sheets. Muchas pequeñas empresas utilizan la plantilla de contabilidad de Excel al inicio de las operaciones comerciales.

Software de contabilidad

Hay muchos programas de contabilidad en los que se pueden registrar las entradas de las transacciones comerciales. Esta es la forma más sencilla de garantizar que las transacciones se registren de forma fiable. Muchos de estos programas de contabilidad están disponibles de forma gratuita o con una prueba gratuita durante un tiempo limitado. El software de contabilidad se centra en los elementos básicos de la gestión financiera.

Contabilidad en tally

La contabilidad se puede realizar a través de tally utilizando un software de contabilidad y teneduría de libros como Tally ERP 9 para registrar las transacciones. El Tally ERP 9 es un software de contabilidad detallado y avanzado, pero sus operaciones son sencillas.

Este software se desarrolla teniendo en cuenta las leyes comerciales y los principios contables generales que son fundamentales para una mejor gestión del departamento financiero. La contabilidad en tally es una forma más rápida, fácil y cómoda de registrar las transacciones comerciales. Elimina las tediosas tareas manuales que conlleva la contabilidad.

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