La gestión de los pagos y las finanzas de la empresa puede ser un reto para el propietario del negocio. Los propietarios de empresas deben saber cómo gestionar los aspectos financieros de la empresa de forma eficaz, ya que de lo contrario se producirán malos hábitos financieros que podrían perjudicar a la empresa. La buena gestión financiera de una empresa le permitirá crecer y obtener beneficios.
Gestión de los pagos de su empresa
Los propietarios de las empresas deben comprender los aspectos financieros básicos necesarios para dirigir una empresa, como realizar tareas sencillas de contabilidad, teneduría de libros, comprensión del crédito, etc., para crear un futuro financiero estable y evitar el fracaso. A continuación se muestran algunas prácticas financieras que le ayudarán a gestionar los pagos de su negocio de manera eficiente:
Abrir una cuenta bancaria
Todas las empresas deben tener una cuenta bancaria en la que se mantengan las transacciones comerciales. Es necesario abrir una cuenta bancaria a nombre de su empresa en el banco de su elección. Elija el banco con el que desea trabajar para abrir su cuenta bancaria para empresas.
Para abrir la cuenta de la empresa, debe presentar tanto los documentos personales como los relacionados con la empresa. Todos los pagos de la empresa, los préstamos comerciales y los pagos de las facturas se realizarán a través de esta cuenta.
Obtenga tarjetas corporativas o de visita
Dado que todas las transacciones de tu negocio se realizan a través de tu cuenta comercial, necesitas obtener tarjetas de crédito/débito corporativas o comerciales para esa cuenta. Puede realizar pagos y retiradas de efectivo para transacciones comerciales a través de sus tarjetas corporativas o de empresa.
Asegúrate de que todas las transacciones de tu empresa se realicen a través de esta cuenta y no de tu cuenta personal, ya que será más fácil gestionar todos los pagos y las finanzas de tu empresa cuando se haga a través de la cuenta comercial. No utilice sus fondos personales o su cuenta personal para las transacciones de su empresa.
Deposite regularmente
Obtenga un talonario de cheques, si es necesario, para depositar sus fondos en la cuenta bancaria de su empresa. Deposite regularmente los fondos de la empresa en su cuenta comercial, ya que así mantendrá la liquidez en su cuenta comercial. También le ayudará a mantener separadas sus transacciones comerciales y personales y a evitar que sus fondos personales se mezclen con los de la empresa. Depositar regularmente en su cuenta comercial le ayudará a mantener un buen crédito, lo que a su vez le ayudará a obtener préstamos comerciales cuando los necesite.
Envíe las facturas puntualmente
Asegúrese de que sus facturas se pagan a tiempo, ya que es fundamental para cualquier negocio. Recibir los pagos de tus clientes a tiempo ayudará al flujo de caja de tu negocio. No se demore en la emisión de facturas/recibos a sus clientes. Cree facturas o recibos tan pronto como se realice el trabajo, ya que puede olvidarse de emitir facturas más tarde y perder el rastro de los recibos. También le ayudará a mantener sus libros de contabilidad.
A veces, los clientes comerciales querrán algún tipo de crédito en base a una cuenta rotativa, como por ejemplo entre 30 y 120 días después de la finalización de un servicio o la entrega del producto. Puedes ofrecer un porcentaje mínimo de descuento si las facturas se pagan en el plazo de una semana para evitar el crédito. Sin embargo, si concedes un crédito en tu factura/recibo, asegúrate de realizar primero una comprobación de crédito, especialmente cuando está en juego una gran cantidad de dinero.
Descargue el modelo de factura aquí.
Crear un presupuesto
Un presupuesto le ayudará a gestionar los fondos de su empresa de forma eficiente. Incluye en tu presupuesto los costes fijos y variables y los beneficios. Le dará una visión general de su flujo de caja. Al principio, puede cometer errores y no incluir todos los gastos mensualmente, pero con el tiempo podrá ajustar su presupuesto con mayor precisión. Puede consultar su presupuesto cuando necesite reducir los gastos de su empresa para mejorar los ingresos.
Controle los gastos
El seguimiento de todos los gastos de tu negocio te ayudará a mejorar tu empresa y a reducir los gastos innecesarios. Debes saber por dónde sale el dinero y por dónde entra. Puedes llevar un libro o elegir una aplicación de seguimiento de gastos para controlar los gastos de tu negocio y almacenar los recibos. Cuando contrates empleados, haz un seguimiento de los gastos de los mismos para evitar cualquier fraude.
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Mantener las cuentas del negocio
Es necesario mantener cuentas comerciales separadas para una mejor contabilidad. Los tipos básicos de contabilidad empresarial son los ingresos, los gastos, los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Todas las transacciones comerciales deben registrarse en las cuentas correspondientes para que coincidan con los libros al final del año o del trimestre y determinar los beneficios o las pérdidas generales de la empresa.
Establezca un sistema de contabilidad
Una vez que la cuenta de su negocio esté en marcha, necesitará tener un sistema de contabilidad para su negocio. La contabilidad es el proceso de registrar, mantener, clasificar y resumir las transacciones comerciales. Ayuda a preparar los estados financieros y proporciona información sobre el flujo de caja, los beneficios o las pérdidas, etc.
Usted puede hacer la contabilidad en el software de contabilidad u hojas de Excel o mediante la designación de un contador. La contabilidad consiste en preparar los estados de flujo de caja, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance.
Auditar sus libros de cuentas
Una vez establecido su sistema de contabilidad, deberá auditar sus libros con regularidad para identificar los problemas. Puede nombrar a un contable para que audite sus libros de cuentas. Incluye el análisis, el resumen y la notificación de las transacciones financieras a los reguladores, organismos y autoridades fiscales. La auditoría de sus libros proporcionará información sobre las finanzas de su empresa a sus inversores y clientes y le ayudará a tener éxito en su negocio.
Establece las condiciones de pago
Todo empresario debe establecer una política de plazos de pago. Las condiciones de pago incluyen términos y condiciones relacionados con los depósitos, los pagos y la ampliación del crédito. Es importante establecer condiciones de pago claras y por escrito con los clientes antes de entregar los productos o prestar los servicios para evitar conflictos de pago.
Comunique sus condiciones de pago a sus clientes, especialmente a los comerciales, antes de hacer negocios con ellos para que tengan clara su política de pagos. Sin embargo, tendrá que ser flexible con sus condiciones de pago para satisfacer los requisitos de los clientes de forma individual. Un documento de «términos y condiciones» arroja luz sobre el propio servicio y explica con precisión las políticas de la empresa. Descargue el documento de muestra de las condiciones de los servicios a continuación.
Métodos de pago para su negocio
Existen diferentes métodos de pago, como el efectivo, el cheque, los pagos por móvil, etc., a través del cual sus clientes pueden pagarle. Tiene que seleccionar y establecer el modo de pago que se adapte a su negocio. Sin embargo, la mejor manera de establecer el método de pago de su empresa es siendo flexible y facilitando el pago a través de todos los métodos de pago.
Si se es flexible y se adoptan todos los métodos de pago, no habrá retrasos en el pago por parte de los clientes y se garantiza el pago puntual. Además, muchas empresas han pasado a tener todos los métodos de pago para facilitar a los clientes y darles la posibilidad de elegir el modo de pago.
Sin embargo, hay que elegir bien las opciones de pago y fomentar los pagos con menos gastos de transacción. Los diferentes métodos de pago son los siguientes:
Pago en efectivo
El pago en efectivo es el método de pago más común. Pero debido a los avances tecnológicos, la gente prefiere pagar con tarjeta o por Internet. Hoy en día, el pago en efectivo se ha reducido considerablemente. El pago en efectivo tiene muchas ventajas.
La primera ventaja es que mantiene el flujo de caja del negocio. Los pagos en efectivo no requieren tiempo de procesamiento ni conllevan gastos de transacción. El dinero se recibe inmediatamente y, por lo tanto, se puede utilizar para pagar facturas e invertir en actividades comerciales para aumentar los beneficios e ingresos.
La principal desventaja es que tener dinero en efectivo es arriesgado, ya que pueden robarte o perderlo. Puedes depositar los pagos en efectivo regularmente en la cuenta bancaria para mantenerlos seguros y evitar que se pierdan.
Pago con cheque
En un negocio de servicios, uno de los métodos más populares de pago de servicios es el cheque. Los clientes comerciales también realizan pagos mediante cheques cuando el importe es elevado. La ventaja del pago con cheque es que es cómodo de llevar. Se puede emitir un cheque con fecha posterior, lo que puede ser bueno para el negocio.
Sin embargo, los pagos con cheque pueden no ser ideales para las pequeñas empresas, ya que requieren tiempo para ser procesados por los bancos después de ser depositados. Si el cheque rebota por alguna razón, tendrás que ponerte en contacto con el cliente y pedirle que pague el importe a través de otro método o que emita otro cheque, lo que provocará un retraso en el pago.
Pago con tarjeta
La tarjeta de débito o la tarjeta de crédito es otro método de pago habitual que los clientes utilizan para realizar los pagos. Tendrá que comprar un dispositivo de terminal de pago con tarjeta para aceptar los pagos con tarjeta. El pago con tarjetas es cómodo y puede facilitar un mejor proceso de pago. Permite a los clientes realizar grandes pagos; por ello, la mayoría de los clientes esperan que las empresas acepten pagos con tarjeta.
Sin embargo, los pagos con tarjeta conllevan una tasa de transacción sobre el precio de compra para procesar los pagos. También tendrá que esperar a que se procese la transacción de pago antes de recibir el dinero en su cuenta.
Pago por móvil
El pago por móvil permite a los clientes cambiar moneda electrónicamente a través de sus móviles. Los pagos móviles se realizan a través de carteras digitales, como Paytm, Google Pay, PhonePe, etc. El dinero se transfiere inmediatamente a su cuenta bancaria.
Tienes que descargar y registrar tu número de móvil y tu empresa en la aplicación del monedero digital para obtener un código QR. Los clientes pueden realizar pagos a través de sus carteras digitales desde sus teléfonos móviles escaneando su código QR.
Los pagos por móvil ofrecen una forma más rápida y barata de cobrar, lo que permite a los consumidores agilizar el pago. Ahorra tiempo, reduce el riesgo de error en los pagos y obtienes el cambio exacto.
Pago por Internet
El modo de pago de la banca por Internet consiste en el Servicio de Pago Inmediato (IMPS), la Liquidación Bruta en Tiempo Real (RTGS) y la Transferencia Electrónica Nacional de Fondos (NEFT) en la India. Algunos clientes prefieren transferir los pagos a través de uno de los modos de la banca por Internet.
La banca por Internet es un método seguro para transferir fondos en el que el pago se transfiere directamente de la cuenta bancaria del cliente a su cuenta bancaria de forma electrónica. Por lo general, los pagos de grandes cantidades pueden realizarse a través de RTGS y, cuando el importe es inferior a un límite determinado fijado por el Banco de la Reserva de la India (RBI), el pago puede realizarse a través de NEFT.
Tanto los pagos RTGS como NEFT se procesan más rápidamente, normalmente en uno o dos días. Sin embargo, es necesario compartir los detalles de su cuenta con los clientes para recibir dinero a través de RTGS o NEFT.
La gestión de las finanzas de una empresa es una parte integral del negocio. Necesitan llevar sus libros de cuentas con regularidad para hacer un seguimiento de sus gastos e ingresos. Si sus libros están bien llevados, sabrá con exactitud los beneficios o las pérdidas de la empresa. Al mismo tiempo, también es esencial establecer métodos de pago y tener una cuenta comercial para gestionar las transacciones de su negocio.
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