El transporte de mercancías es a veces un proceso complicado, ya que existe la posibilidad de que los artículos se pierdan debido a robos, derrames o cualquier otra razón. Documentos como los comprobantes de entrega ayudan a rastrear y verificar todo el contenido de un determinado envío.
Significado de la declaración de entrega
Un comprobante de entrega es un documento que contiene detalles de los productos en ese envío en particular. Se emite en el momento de la entrega de los bienes que puede o no dar lugar a una venta.
Cuándo se emite un comprobante de entrega?
El cheque de entrega se emite en los siguientes casos-
- Cuando las mercancías se transportan en base a la venta o la devolución.
- Cuando las mercancías se transportan para trabajos.
Por ejemplo, la impresión de periódicos.
- Cuando los bienes se transportan por motivos distintos a la entrega.
Por ejemplo, el cambio de mercancías del antiguo almacén a uno nuevo.
- Cuando no se conoce la cantidad de bienes suministrados.
- En el momento del suministro de gas licuado desde el lugar del proveedor, se desconoce la cantidad.
- Cuando las mercancías transportadas sean obras de arte que vayan a ser entregadas a galerías.
- Cuando los bienes son transportados al extranjero para un evento como una exposición, feria o fines promocionales.
No se puede calificar de «suministro» o «exportación», ya que las mercancías van para un propósito específico a corto plazo y regresan.
- Cuando, en el momento de la retirada de los bienes, el vendedor no puede emitir una factura fiscal.
Las empresas que utilizan los comprobantes de entrega
- Empresas que se dedican al comercio y la fabricación (especialmente la industria de bienes de consumo en su conjunto)
- Las empresas que tienen múltiples almacenes donde el transporte de mercancías entre los almacenes es una ocurrencia regular (textil, ropa e industrias de la confección)
- Empresas que suministran bienes (industria del mueble/mobiliario)
- Empresas de venta al por mayor (productos electrónicos y eléctricos)
Formato y contenido de un comprobante de entrega
- Nombre, dirección y GSTIN del expedidor
- Nombre, dirección y GSTIN del destinatario
- Código HSN
- Descripción de las mercancías que se entregan
- Cantidad y tarifa de los bienes junto con el importe en cifras y palabras
- Firma del proveedor/persona autorizada
- La fecha del comprobante
- Número de serie del albarán
- Lugar de suministro
- Importe del impuesto, si es aplicable
Normas importantes del GST sobre el challan de entrega
Debe emitirse una factura fiscal en el caso de que un contribuyente registrado tenga la intención de transportar bienes de un lugar de suministro a otro, de acuerdo con las disposiciones de la Sección 31 de la Ley CGST. Los datos relativos al valor de la factura, la descripción de los bienes suministrados, sus cantidades, tipos e importe y el GST aplicable a los mismos formarán parte de la factura fiscal.
Hay casos en los que el transporte no da lugar a una venta y, por tanto, no se emite una factura fiscal. En estos casos, en lugar de una factura fiscal, se emite un comprobante de entrega. Por lo tanto, un comprobante de entrega es un documento que permite el transporte de bienes de un lugar a otro. También recibe el nombre de albarán de expedición o albarán de entrega.
Según la Regla 55 (2) de las Reglas CGST, los comprobantes de entrega deben ser emitidos en tres copias como sigue-
- Para que el comprador sea marcado como «Original«
- Para que el transportista sea marcado como «Duplicado«
- Para que el vendedor sea marcado como «Triplicado«
Diferencias entre la factura fiscal y el comprobante de entrega
| Factura de impuestos | Facturación de la entrega |
|---|---|
| Contiene la prueba de propiedad y las responsabilidades legales. | No contiene prueba de propiedad ni responsabilidades legales. |
| Muestra el valor real de los bienes. | Muestra que el cliente ha acusado recibo de la mercancía. |
| Es la prueba de que una transacción de venta ha tenido lugar. | Puede o no resultar en una venta. |
| Representa el valor real de los bienes, incluidos los impuestos aplicables. | Muestra la tarifa de un producto concreto pero no el valor total de la venta. |
Preguntas frecuentes sobre los comprobantes de entrega
Quién crea el challan de entrega?
El vendedor suele emitir un comprobante de entrega al comprador cuando realiza la entrega de la mercancía. Estos bienes que se entregan pueden dar lugar o no a una venta.
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una carta de porte??
Un albarán es un mero documento que acompaña a un envío de mercancías. Los comprobantes de entrega, por otro lado, se emiten al hacer una entrega de bienes al comprador y tienen un impacto en los niveles de inventario, ya que disminuye el stock de inventario.
Qué es un albarán de entrega no retornable?
Si el comprobante de entrega va acompañado de un pase de entrada no retornable, ayuda a las autoridades a entender que los bienes se entregan de forma permanente y no pueden ser devueltos.
Qué es un comprobante de entrega?
Cuando las mercancías son transportadas fuera del almacén para un fin específico y deben ser devueltas en breve, se generará un comprobante de devolución para las mismas.
¿Se puede hacer una factura electrónica con un albarán de entrega??
Sí. Cualquier contribuyente o transportista registrado puede generar una factura electrónica a través del portal GST. Factura fiscal, factura de venta, comprobante de entrega, etc., son algunos de los documentos que se pueden aportar al crear la factura electrónica.