La auditoría de secretaría es una auditoría de cumplimiento. Forma parte de la gestión del cumplimiento total en una organización. Es una herramienta eficaz para la gestión del cumplimiento corporativo, que ayuda a detectar el incumplimiento y a tomar medidas correctivas.
La auditoría secretarial es un proceso
- Comprobar el cumplimiento de las disposiciones de diversas leyes y normas/reglamentos/procedimientos, mantenimiento de libros, registros, etc.,
- Por un profesional independiente
- Asegurarse de que se cumplen los requisitos legales y de procedimiento
- También se ha seguido el debido proceso.
- Es esencialmente un mecanismo para controlar el cumplimiento de los requisitos de las leyes establecidas.
Aplicabilidad
Las disposiciones obligatorias relativas a la aplicabilidad de la auditoría secretarial se explican a continuación
- Todas las empresas que cotizan en bolsa.
- Toda empresa pública que tenga –
Capital social pagado > Rs. 50 millones de euros
Volumen de negocios > Rs. 250 millones de euros
Si se cumple alguno de los criterios, también es obligatoria la auditoría de secretaría.
Se ha reconocido a un secretario de empresa en ejercicio para llevar a cabo una auditoría secretarial.
Informe de auditoría secretarial
Todas las empresas a las que se aplica el informe de secretaría
- La preparará un secretario de empresa en prácticas.
- Se preparará en el formulario M-3.R
- Se adjunta al Informe del Consejo, teniendo en cuenta la creciente importancia del Gobierno Corporativo.
Alcance de la auditoría de secretaría
Informar sobre el cumplimiento de las cinco leyes mencionadas en el formulario MR-3:
- Ley de Sociedades, 2013 y las normas elaboradas en virtud de la misma;
- La Ley de Contratos de Valores (Reglamento) de 1956 («SCRA»), y las normas establecidas en ella;
- Ley de Depositarios, 1996, y las normas establecidas en ella;
- La Ley de Gestión de Divisas de 1999 y las normas y reglamentos elaborados en virtud de la misma en lo que respecta a la Inversión Extranjera Directa, la Inversión Extranjera Directa y los Empréstitos Comerciales Externos;
- Los reglamentos y directrices prescritos en la Ley de la Junta de Valores de la India de 1992 («Ley SEBI»)
- Informar sobre el cumplimiento de las normas de secretaría emitidas por el Instituto de Secretarios de Empresa de la India;
- Informar sobre el cumplimiento del Acuerdo de Cotización;
- Informar sobre el cumplimiento de «Otras leyes que puedan ser aplicables específicamente a la empresa, que incluirá todas las leyes que son aplicables a la industria específica, por ejemplo, para los bancos, todas las leyes aplicables a la industria bancaria; para las compañías de seguros, todas las leyes aplicables a la industria de seguros; del mismo modo, para una empresa en el sector del petróleo, todas las leyes aplicables a la industria del petróleo; igualmente para las empresas en el sector farmacéutico, la industria del cemento, etc.
- Examina e informa sobre la adecuación y eficiencia de los sistemas y procesos con otras leyes.
- Supervisar y garantizar el cumplimiento de las leyes generales como las leyes laborales, la ley de competencia, las leyes ambientales.
- Examina e informa sobre las observaciones específicas o la calificación, reserva o comentarios adversos con respecto a las estructuras/sistema del Consejo y los procesos relacionados con el período de auditoría.
- El auditor de secretaría puede basarse en los informes de los auditores legales u otros profesionales designados para comprobar el cumplimiento de otras leyes, como el impuesto sobre la renta, las aduanas y el impuesto sobre el valor añadido
Nombramiento del auditor de secretaría
- Obtener el consentimiento del auditor de secretaría.
- Presentar una copia certificada de una resolución aprobada en la reunión de la Junta con el Registro de Empresas como un anexo en MGT – 14
- Designación de la auditoría de secretaría en la reunión de la Junta Directiva.
- Fijar la remuneración en la reunión del Consejo.
Proceso de la auditoría de secretaría
Documentos requeridos
El auditor de secretaría o la empresa de auditores de secretaría proporcionará la lista de control para llevar a cabo la auditoría de secretaría de la empresa en función de la naturaleza de las actividades comerciales llevadas a cabo por la empresa
Obligación del Consejo de Administración.r.t Calificaciones
Contravención/ Castigo
Si una empresa o cualquier funcionario de la empresa o el secretario de la empresa en la práctica, contraviene las disposiciones de esta auditoría secretarial, entonces
- La empresa, o
- Todo funcionario de la empresa, o
- El secretario de la empresa en la práctica,
que incumpla, será sancionado con una multa
- Mínimo Rs. 1 lakh.
- Máximo Rs. 5 lakh.
Objetivos de la auditoría secretarial
Los objetivos de la auditoría secretarial se mencionan a continuación-
- Verificar & Informar sobre el cumplimiento de las leyes y las normas de secretaría aplicables;
- Señalar los incumplimientos y las deficiencias;
- Proteger los intereses de las distintas partes interesadas i.e. los clientes, los empleados, la sociedad, etc;
- Evitar cualquier acción legal/penalización injustificada por parte de los organismos encargados de hacer cumplir la ley y de otras personas.
Beneficios de la auditoría de secretaría
A grandes rasgos, la necesidad de la Auditoría Secretarial es:
- Un mecanismo eficaz para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y de procedimiento
- Proporciona un nivel de confianza a los directores & Personal directivo clave, etc.
- La auditoría secretaria garantiza los requisitos legales y de procedimiento para que los directores puedan concentrarse en los asuntos importantes de la empresa.
- Fortalecer la buena voluntad de una empresa para sus reguladores y partes interesadas.
- La auditoría secretarial es una herramienta eficaz de gestión de riesgos de gobernanza y cumplimiento.
- Ayuda al inversor a analizar el nivel de cumplimiento de las empresas, lo que aumenta la reputación
Conclusión
La auditoría de secretaría es una garantía independiente y objetiva destinada a añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a cumplir los objetivos de la organización aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobernanza.
La auditoría secretarial no se ha hecho obligatoria para las empresas privadas y las pequeñas empresas públicas. Estas empresas pueden adoptar prácticas de auditoría de secretaría para garantizar el cumplimiento y evitar los riesgos asociados al incumplimiento.
Una auditoría debe basarse en el principio de «más vale prevenir que curar» y no en un ejercicio postmortem para encontrar fallos. Refuerza la imagen y la buena voluntad de una empresa en la mente de los reguladores y las partes interesadas. Actúa como una herramienta eficaz de gestión del riesgo de cumplimiento o una herramienta de gobierno.
Los beneficios están disponibles para-
- promotores,
- directores ejecutivos,
- funcionarios de la empresa,
- reguladores,
- autoridades gubernamentales,
- inversores,
- instituciones financieras,
- bancos,
- acreedores y consumidores por igual.