Análisis de desviaciones – Visión general, presupuestación, beneficios

08 minutos leer.

En este artículo, discutiremos en detalle cómo la presupuestación y el análisis de desviaciones proporcionan información a la dirección para tomar decisiones clave.

Una visión general del análisis de desviaciones como proceso

Todo empresario debe tener un presupuesto que establezca el curso futuro de las actividades de la empresa. Un presupuesto ayuda a mostrar de dónde vendrán las ventas y cómo se gastarán los fondos para lograr esas ventas, con el objetivo clave de generar un beneficio.

Si bien el presupuesto es una gran herramienta de planificación, también es una herramienta de gestión útil para mantener la empresa en el camino hacia el cumplimiento de sus objetivos. Para lograr este objetivo, el análisis de presupuestos y desviaciones proporciona información clave para ayudar a la dirección a tomar decisiones rápidas y viables.

Presupuestación

Preparar un presupuesto al comienzo del año es un ejercicio crítico para una empresa y se conoce como presupuestación. Ayuda a reunir las aportaciones de varios departamentos y pone a todos los interesados en la misma página. También funciona como un excelente medio de comunicación que transmite a todo el mundo hacia dónde desea ir la organización y cómo planea llegar allí.

Análisis de desviaciones

Cuando el año avanza y los resultados reales empiezan a llegar, la dirección empieza a comparar los resultados reales con los presupuestos. En este momento se identifican las desviaciones del presupuesto, y la dirección tiene que profundizar para averiguar las razones de dichas desviaciones. Este análisis se utiliza para mantener un control sobre la empresa.

Por ejemplo, si el presupuesto de ventas es de 1.00.000 INR y las ventas reales son de 80.000 INR, el análisis de las variaciones arroja una diferencia de 20.000 INR. Este análisis es eficaz cuando la dirección revisa la desviación en una línea de tendencia. Los cambios repentinos en una desviación mes a mes (MoM) son claramente visibles. Este análisis también requiere la investigación de estas desviaciones, lo que ayuda a la dirección a interpretar por qué se han producido dichas desviaciones o diferencias.

Cómo aplican las empresas el análisis de desviaciones?

La mayoría de las empresas se preocupan por la planificación empresarial y el cumplimiento de sus compromisos financieros. En definitiva, todos queremos crecer. En consecuencia, analizan las desviaciones entre:

  • Los resultados reales del año anterior y el presupuesto del año en curso les ayudan a planificar, lo que también forma parte del proceso presupuestario.
  • El presupuesto existente (ejercicio en curso) y los datos reales del año en curso, lo que les ayuda a cumplir sus compromisos. Esta actividad se realiza a intervalos regulares a lo largo del año, como al cierre de cada trimestre y al final del año.
  • Real del año anterior y real del año en curso para analizar el crecimiento. Se realiza a final de año.

Aplicación del análisis de desviaciones

Comparación del presupuesto con el real: El análisis de desviaciones ayuda a gestionar los presupuestos anuales mediante el control de las cifras presupuestadas y su comparación con los ingresos/costes reales. En el caso de las empresas que se rigen por proyectos o programas, los datos financieros se evalúan a intervalos clave como el cierre del mes, el final del trimestre, etc.
Por ejemplo, los informes de fin de mes sólo pueden proporcionar datos cuantitativos con respecto a los ingresos y los gastos o los niveles de inventario. Sin embargo, el análisis de las desviaciones ayudaría a comprender las razones que subyacen a las desviaciones entre los ingresos/costes previstos y los reales, lo que podría conducir a ajustes en las estrategias empresariales y los objetivos finales.

Identificación de las relaciones: La relación entre un par de variables/elementos/artículos también puede identificarse con la ayuda del análisis de desviaciones. Las correlaciones (tanto positivas como negativas) son fundamentales en la planificación empresarial. Por ejemplo, el análisis de la varianza podría revelar que cuando la venta del producto A aumenta, hay un aumento correlativo en las ventas del producto B. De este modo, se revela una correlación positiva entre 2 productos.

Previsión: La previsión utiliza los patrones de los datos pasados para desarrollar una teoría sobre el rendimiento futuro de la empresa. Las desviaciones se sitúan en un contexto que ayuda a los analistas a identificar los factores. Por ejemplo, las vacaciones de cambio estacional podrían ser una causa importante de desviaciones positivas/negativas.

Desviaciones más utilizadas

Desviación del precio de compra: La desviación del precio de compra se produce cuando el precio real que se paga por los materiales es diferente del coste presupuestado para dichos materiales. Suele utilizarse como indicador de retraso para cuantificar la eficiencia de la función de compras. (La eficiencia con la que se puede obtener/comprar el material necesario)

Desviación de la tasa de mano de obra: Esta desviación muestra la diferencia entre el precio real que se paga por la mano de obra directa que se utiliza en el proceso de producción y su coste de mano de obra estándar (el coste que es aceptable y suele ser un precio estándar). Las desviaciones desfavorables significan que el coste de la mano de obra supera el valor presupuestado, mientras que las desviaciones favorables significan que el coste de la mano de obra fue inferior al previsto. Esta información puede utilizarse para la planificación y la elaboración de presupuestos para períodos futuros, y también sirve para informar a los empleados responsables del componente de mano de obra directa de la empresa.

Desviación del rendimiento del material: Esta desviación es la diferencia entre la cantidad real de material utilizado y la cantidad estándar que se espera utilizar en el curso de la producción, multiplicada por el coste estándar de dichos materiales.

Desviación de volumen: La desviación de volumen mide la diferencia entre las cantidades reales vendidas o consumidas y la cantidad presupuestada que se espera consumir o vender, multiplicada por el precio estándar por unidad. La desviación del volumen es una medida general de si la empresa está generando el volumen de productos que había previsto.

Ventajas de utilizar el análisis de desviaciones

El uso del análisis de desviaciones en el proceso de toma de decisiones tiene los siguientes efectos positivos:

Ventaja competitiva: El análisis de las desviaciones ayuda a una organización a ser proactiva en la consecución de sus objetivos de negocio, ayuda a identificar y mitigar cualquier riesgo potencial, lo que finalmente crea confianza entre los miembros del equipo para cumplir con lo planeado.

Identificar los cambios necesarios en la estrategia empresarial: En algunos casos, la comparación del presupuesto con los resultados reales puede indicar la necesidad de reevaluar la base de clientes o la línea de productos de la empresa. La elaboración de un presupuesto se basa en varias premisas. En el caso de que esos supuestos hagan saltar el presupuesto, podría deberse a que las proyecciones relacionadas con el presupuesto son erróneas por diversas razones. También puede deberse a cambios en la economía o a retrasos en el envío de los productos/servicios a los clientes finales.

Identificar cualquier problema de gestión: A veces, el análisis de las desviaciones también puede proporcionar información sobre la calidad de la gestión de una organización. Por ejemplo, en el caso de las compras, la incapacidad de negociar descuentos por volumen o de conseguir ofertas competitivas podría indicar problemas de gestión en el departamento de compras. Además, la debilidad de las ventas también podría ser un indicio de que los vendedores no están bien formados o carecen de motivación. Si se abordan estas cuestiones, las desviaciones podrían desaparecer a medida que la organización se encamina hacia el éxito.

Gestión del riesgo: Con la ayuda del análisis de las desviaciones, los responsables financieros obtienen la información necesaria para comprender las razones de las desviaciones controlables e incontrolables. Una vez que son conscientes de esa desviación, están en condiciones de aplicar políticas para mitigar los riesgos derivados de esas desviaciones.

Creación de valor para los accionistas: Cuando una organización establece controles internos adecuados, un entorno interfuncional, un proceso de auditoría interna eficiente y una cultura de cumplimiento de los compromisos, aumentan las posibilidades de que las desviaciones sean favorables, lo que significa que los compromisos empresariales se cumplirán o incluso superarán las expectativas.

Problemas asociados al análisis de la desviación

Retraso en los plazos: El personal de contabilidad recoge las desviaciones al final de cada mes antes de proporcionar los resultados a la dirección. En la mayoría de los casos, la dirección requiere una información mucho más rápida, por lo que tiende a confiar en los indicadores de alerta o en las mediciones que se generan sobre el terreno.

Fuente de la desviación: La mayoría de las razones de las desviaciones no están disponibles en los registros contables, por lo que el personal de contabilidad tiene que revisar la información como las hojas de ruta de la mano de obra, las listas de materiales y los registros de horas extras para determinar las razones de dichas desviaciones. Esta actividad complementaria sólo es rentable cuando la dirección podría solucionar activamente los problemas basándose en la información proporcionada.

Análisis detallado: Si el presupuesto no se realiza teniendo en cuenta el análisis detallado de todos los factores, el proceso de presupuestación podría realizarse de forma imprecisa y desviarse de las cifras reales. El análisis de las desviaciones podría no tener sentido en este escenario.

Deja un comentario