En el lenguaje común inglés la palabra acta significa -un registro oficial de los procedimientos de una reunión. La palabra «acta» procede del latín «minuta scriptura», que significa pequeñas notas. Las actas deben redactarse de manera que reflejen un resumen claro y correcto de los acontecimientos que tienen lugar en una reunión.
La simplicidad de las actas debe mantenerse a lo largo de todas las reuniones, lo que garantizará la comprensibilidad de cualquier persona en cualquier momento. El formato del acta de la reunión es el estándar previsto en la Ley de Sociedades.
Última actualización
Actualización al 15 de junio de 2020
El plazo para que las empresas celebren una Junta General de Accionistas a través de la CV o de la OAVM, o para tratar asuntos a través de la votación por correo, se amplía hasta el 30 de septiembre de 2020. Lea más sobre el procedimiento aquí.
Formato del acta de la reunión – Ejemplo
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Un formato estándar de acta de reunión consiste en información sobre la fecha de la reunión, las personas presentes en la reunión, la mención de cada punto del orden del día de la reunión junto con la decisión tomada, el voto de agradecimiento y la firma del Presidente.Antes de entrar en materia, entendamos cuáles son las distintas reuniones que celebran las empresas.
Junta General de Accionistas
- Todas y cada una de las empresas (que no sean OPC) están obligadas a celebrar una Junta General de Accionistas en un plazo de 6 meses a partir del final del año financiero (para el año fiscal que termina el 31 de marzo, la reunión debe celebrarse antes del 30 de septiembre).
- Hay una excepción para la primera Junta General de Accionistas que se celebrará dentro de los 9 meses siguientes al final del primer año financiero. Si las empresas siguen las disposiciones en cuanto a la primera Junta General, entonces la empresa está exenta de la celebración de cualquier Junta General en el año de incorporación.
- La Ley de Sociedades añade otra restricción en lo que respecta al intervalo entre dos Juntas Generales de Accionistas, que no debe superar los 15 meses.
- Las empresas están obligadas a celebrar la Junta General de Accionistas en horario laboral (entre las 9.00 a.m a 6.00 p.m) en un día que no sea festivo nacional en el domicilio social de la empresa o en un lugar diferente dentro de la ciudad/pueblo/pueblo donde se encuentra el domicilio social.
Junta General Extraordinaria
- La Junta General de Accionistas puede ser convocada en dos situaciones, a saber
- La Junta Directiva puede convocar una JGA cuando lo considere necesario o
- A petición de los solicitantes*.
- *En el caso de las empresas con capital social, la solicitud debe ser hecha por el número de miembros que posean al menos 1/10 del capital social pagado y
- *En el caso de las empresas que no tienen capital social, la solicitud debe ser hecha por el número de miembros que tienen un mínimo de 1/10 del poder de voto.
Es importante señalar que la Junta debe convocar la reunión en un plazo de 21 días y celebrar la reunión en un plazo de 45 días a partir de la fecha de recepción de la solicitud. La falta de convocatoria de la misma por parte de la Junta Directiva dará derecho a los socios a convocar la reunión en un plazo de 3 meses a partir de la fecha de solicitud.Los gastos incurridos por los solicitantes tendrán que ser reembolsados por la empresa.
Reunión del tribunal:
En caso de que se considere impracticable convocar una reunión distinta a la AGM, el tribunal, por sí mismo o a petición de cualquier director/miembro que tenga derecho a alguna decisión en la reunión, convocará una reunión y la dirigirá de la manera que considere necesaria.